Så gör du med den självsäkra underpresteraren

Samtidigt skapar bristen på självinsikt en yta av teflon hos den här individen. Frågar du personen hur det går blir svaret: ”Jättebra!”. Så – vad kan du göra åt problemet? Mattias Engström är psykolog och organisationskonsult och har fått hantera problematiken många gånger, både i rollen som chefscoach och som samtalsstöd till medarbetare inom företagshälsan. Inte sällan har det uppstått ett behov av konflikthantering.

Han lyfter tre perspektiv som är användbara för att adressera situationen runt en underpresterare. Det första handlar om förväntningarna på personen. Har de uttalats med tillräcklig tydlighet?

– Om överordnad och underordnad har helt olika bild av prestationen har förväntningarna sannolikt inte varit tillräckligt tydliga för den underordnade. Ofta har den överordnade hållit sig på en generell nivå som att ’ta ansvar’, eller vara ’lösningsinriktad’, ’drivande’, ’affärsmässig’ eller andra begrepp som ger väldigt stora tolkningsmöjligheter, förklarar han.

Jobba med beteendeförändringar

Här förespråkar han det som kallas OBM (Organizational Behavior Management), att precisera förväntningar på beteendenivå. Om kravbilden tydliggörs och följs upp kontinuerligt i gemensamma samtal kommer överordnad och underordnad få en mer enad bild av prestationen. Att tydliggöra kravbild och förväntningar är för övrigt en av ledarskapets viktigaste aspekter, och dessutom ett krav på arbetsgivaren från Arbetsmiljöverket (i AFS 2015:4 10§), påpekar Mattias Engström.

– Utifrån denna gemensamma bild kan man sedan hitta gemensam motivation att arbeta med förändringar i beteende, uppdrag, förutsättningar, kompetens, stöd och så vidare.

Nästa punkt handlar om få en fungerande feedback i teamet.

– Ofta har medarbetare märkt brister i prestation långt före personer med ledande befattningar i företaget. Vanligen är det kollegor som påtalar bristerna för chefen, och tyvärr tvekar chefer ofta att ta tag i bristerna tills frustration och irritation uppstått bland medarbetarna, konstaterar Mattias Engström.

Välfungerande team förebygger

Han understryker att det är vanskligt för chefer att göra sig till budbärare för andras observationer. Det är en betydligt bättre strategi att säkerställa välfungerande team. Det förebygger problem, skapar utveckling och låter chefen ägna sig åt framåtriktade och strategiska uppgifter.

– Att skapa välfungerande team innebär till exempel att ha etablerade forum för gemensam reflexion och återkoppling inom teamet. Här får underpresterande medarbetare tydlig feedback från kollegor kring hur förväntningarna ser ut, vad som brister men också stöd och uppskattning, förklarar Mattias Engström.

”Ballongsjälvbilden”

Det sista perspektivet handlar om underpresterarens självbild. Mattias Engström talar om ”ballongsjälvbild” där personen egentligen inte alls har det höga självförtroende som signaleras utåt. Tvärtom är den stabila kärnan minimal och individen går runt med en känsla av att minsta nålstick skulle göra att man rasar samman och inte är värd någonting, varken i egna eller andras ögon.
– Därför undviker man medvetet eller omedvetet att inse, förstå eller erkänna några tillkortakommanden eller brister, säger Mattias Engström. En sund människa kan erkänna sådant för man vet att man är värdefull, omtyckt, accepterad i gruppen och så vidare trots sina brister, men en person med ballongsjälvbild upplevs i stället som uppblåst och oemottaglig för kritik. Om man ändå tvingas in i ett hörn börjar man kraftigt försvara sig, fly eller rasa ihop.

Ta tag i problemen i tid

Underpresterare med ”ballongsjälvbild” är svåra att få bukt med. Det kan gå att hjälpa dem till ett stabilare jag som bättre klarar att ta kritik, men det är ett långsiktigt arbete med att stötta den här personens utveckling. Ofta finns kanske varken tid eller resurser, och kanske inte ens viljan om personen länge har provocerat sin omgivning.
– I praktiken avgörs det ofta av krassa förutsättningar som arbetsrättsliga alternativ eller möjligheter att rekrytera ersättare. Men i tider då det är svårt att rekrytera rätt kompetens är det en styrka för en chef och en organisation att ha förståelse och förmåga till detta, menar Mattias Engström.
Till sist, kan det vara så att förväntningarna helt enkelt är orimliga? Kan en lösning vara att chefen eller verksamhetsledaren bör sänka sina förväntningar på den som – rätt eller orätt – betraktas som underpresterande? Ja, det finns lägen när det är rätt väg att gå, menar Mattias Engström. Ibland kan problemen lösas genom att justera individens ansvarsgrad och inse att den här personen gör sig bättre i en annan roll, eller med delvis andra arbetsuppgifter.
– Men det går bara till en viss gräns. En underpresterande chef kan drabba hela verksamheten. Då kan du inte kosta på dig inställningen att ’du får bedriva ledarskap på ditt sätt’.