Konsten att hantera det svåra mötet 

Att vissa möten, eller inslag i dem, upplevs som svåra kan bero på en rad olika saker. Det kan handla om känsliga ämnen, involvera negativ feedback, eller kanske finns det motstånd och konflikter. För den som planerar eller leder ett sådant möte är det viktigt att ha rätt kunskap och verktyg för att kunna hantera de olika svårigheterna. 

En grund är att förstå vikten av och kunna skapa psykologisk trygghet, även om den ”svåra situationen” kan göra det extra utmanande. Det handlar också om att förbereda sig väl, vara tydlig med syftet och skapa förutsättningar för en öppen dialog. På så sätt kan man öka möjligheten till att också svåra möten kan bli framgångsrika. 

Psykologisk trygghet

Det finns flera skäl till att ett möte har större förutsättningar för att bli lyckat, när såväl gruppen som individerna upplever psykologisk trygghet. Det kan handla om att alla ska känna sig trygga med att framföra sina idéer och åsikter på ett konstruktivt sätt under själva mötet – inte efter mötet eller i andra sammanhang. Det går också åt mindre tid och energi till den ”sociala teater”, som ibland kan ta över när psykologisk trygghet saknas. 

Inled med att skapa en känsla av samhörighet mellan deltagarna, till exempel genom en icebreaker-övning (det kan vara en fråga som inte berör ämnet för mötet, gärna personlig men inte privat). Arbeta sedan med ramar, regler och metoder som gör att alla upplever att de har kontroll över situationen, att var och en upplever att de är viktiga för mötet och att såväl mötet som resultaten av det upplevs som rättvisa. 

När du lagt en grund genom att skapa psykologisk trygghet är det dags att ta upp och hantera det som är svårt. Det kan som sagt handla om en rad olika saker. 

Förbered dig genom att sätta dig in i andras situation

Ofta förbereder vi oss för att kunna möta invändningar, och på så sätt försvara det önskade resultat vi själva vill se. Men om det ska bli ett bra utfall och en bestående förändring behöver vi också förstå den andres behov och situation. 

De kan ha ett informationsunderläge, andra intressen eller behov som gör att de vill se utveckling i en helt annan riktning än du. Genom att förbereda dig på vad detta kan handla om och utgå ifrån deras situation, snarare än din egen, ökar du chansen att få ett lyckat utfall. 

När det handlar om känsliga ämnen

Att hantera känsliga ämnen, som exempelvis oönskade beteenden, i möten kräver empati och takt. Sätt upp syfte och mål för vad du vill uppnå med samtalet innan du går in i mötet. Och gör det både för dig och medarbetaren.

Lyssna aktivt på deltagarna, skapa en trygg miljö och undvik att döma. Tydlig kommunikation och en respektfull dialog är nycklar för att lyckas. Glöm inte att vi alla är olika och att du behöver hantera personer på olika sätt. Fundera på hur du bäst möter just denna medarbetare, så att medarbetaren känner sig lugn och kan ta emot ditt besked eller information. Summera vad ni kommit fram till innan ni avslutar, så att det inte råder någon osäkerhet om nästa steg.

När det handlar om att ge negativ feedback

Börja alltid med en positiv kommentar. Var sedan konkret och konstruktiv då du framför det negativa. Fokusera på specifika beteenden eller problemområden. Undvik allmänna påståenden och ge konkreta steg för förbättring. Avsluta alltid med en positiv kommentar. Följ upp både direkt efteråt och igen efter några dagar eller veckor.

När du inte har alla svar eller inte kan dela all information

Ibland vet vi saker som påverkar organisationen, resultatet eller gruppen, men som vi ännu inte kan prata om. Då kan det vara svårt att agera som om inget är på gång. Förbered dig noga på vad kan du säga och hur ska du uttrycka dig. 

Bestäm dig för att vara så öppen och tydlig som du ändå kan vara. Ge inte felaktig information. Om mötesdeltagarna förstår att de inte får all information, så var tydlig med vad du kan berätta nu och att du återkommer så snart du vet mer. Det är okej att inte veta allt. Var lyssnande och bekräfta att du förstår eventuell oro.

When they go low, we go high.

Michelle Obama, 2016

När gruppen innehåller falanger eller ”bråkmakare”

Agera med balans och neutralitet. Fokusera på gemensamma mål, intressen och värden. Ge alla möjlighet att uttrycka sina åsikter och låt ingen falang eller person ta över. Lyssna utan fördomar och visa respekt för olika perspektiv. Om konflikter uppstår, hantera dem diplomatiskt. Summera alltid mötet med de åtgärder och den ansvarsfördelning du uppfattat att ni kommit fram till, samt be alla parter att bekräfta att de uppfattat alla delar på samma sätt.

Jörgen ”mötesdoktorn” Dyssvold har ägnat drygt trettio år till att skapa och förbättra möten människor emellan, bland annat som mötesexpert inom Regeringskansliet. Till vardags arbetar han på mötesbyrån Herr Omar. Där hjälper han människor, myndigheter, företag och organisationer att skapa meningsfulla möten samt utbildar inom Meetfulness™. Meetfulness handlar om konsten att planera, leda samt framträda och delta i möten som ett proffs.