Lystring! Så skapar du ordning i ledningsgruppen

Sponsrat av Accigo En framgångsrik ledningsgrupp behöver ha struktur för att kunna utföra sitt arbete och föra verksamheten framåt. Med hjälp av digitala verktyg och tydliga processer, så blir strukturen ett verktyg för framgång.

Lystring! Så skapar du ordning i ledningsgruppen

En framgångsrik ledningsgrupp är en förutsättning för att verksamheten ska kunna gå framåt. Det är genom deras arbete, beslut och möten som verksamheten får styrning. Men allt för många ledningsgrupper arbetar ostrukturerat och kan inte leverera det värde som verksamheten behöver.

– Formalian är viktig, även om det kan kännas tråkigt. För att upprätthålla en struktur för ledningsgruppens arbete så behöver man en process för vad som händer före, under och efter ledningsgruppens möten, säger Ola Brehm, partner på Accigo.

Med en bra struktur så har ledningsgruppen en grund att stå på, men strukturen behöver också efterlevas av hela gruppen – inte minst ordförande. Det är viktigt att ordförande tar ansvar för att varje möte är strukturerat och att hen använder sitt mandat för att markera vem som har ordet och sätta punkt för diskussioner som inte tillför något. 

– Ordförande behöver vara strukturerad under mötet, det kan ibland innebära att använda tidtagarur och markera hur lång tid en diskussion får ta. Det kan kännas märkligt till en början men det gör att gruppen lär sig att formulera sig mer koncist. Det är dock viktigt att gruppen förstår varför man gör detta och hur det bidrar, säger Ulric Rudebeck, ledarskapskonsult på Urvision.

Under mötet kan sekreteraren vara till god hjälp genom att arbeta strukturerat i de digitala verktygen med mötesprotokoll, beslutslogg och liknande. Det är en fördel om det är samma person som antecknar varje gång, det skapar en igenkänning och gör det lättare att sätta en struktur. Det kan även vara en idé att tilldela olika roller inom gruppen. 

– Det kan vara en god idé att tillsätta olika roller i ledningsgruppen. Vem är det som ska följa upp de beslut som fattas eller hur kvalitén på mötet varit? Det kan vara ordförande, eller någon annan i gruppen, säger Ulric. 

Digitala verktyg blir även ett stöd för ledningsgruppens struktur. Den mest basala nivån är att hantera agenda och dokument på ett strukturerat sätt, så att gruppen enkelt kan dela information med varandra. Med en tydlig struktur blir det enkelt för ledningsgruppen att förbereda sig inför möten och läsa på det material som finns. Här kan digitala funktioner markera när gruppen har läst, så att det före mötet är tydligt vilka som tagit del av underlaget. 

Fem dokument varje ledningsgrupp bör ha en struktur för 

  • Agendamall – struktur för hur möten ska se ut
  • Protokollmall – så ska protokollet föras
  • Beslutsunderlag – detta underlag krävs för att fatta beslut
  • Spelregler för möten – hur ska möten struktureras för att ge bästa möjliga resultat?
  • Uppföljningskriterier – vad ska följas upp efter respektive möte och hur? 

Behöver du hjälp med strukturen? Boka ett möte som för din ledningsgrupp framåt.

På nytt jobb

VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.