Därför ska du testa agil upphandling

Det handlar om att göra upphandlingar utan kompletta och detaljrika kravspecifikationer, och att i stället fokusera på att styra behoven via målsättningar.

– Vi lägger fruktansvärt mycket tid på att till punkt och pricka beskriva det som ska utföras, för att sedan låta leverantörer slita sitt hår över orealistiska krav. Först efter att avtalet är tecknat och arbetet ska påbörjas så förstår parterna att verkligheten inte överensstämmer med kravspecifikationen, säger Tomas Näslund.

Allt rigoröst arbete är förgäves enligt honom. Det är i många lägen inte ändamålsenligt, eller möjligt, att vid upphandlingstillfället specificera exakt hur arbetet ska utföras. Många gånger är det bättre att köpare och säljare sätter sig i båten och ror tillsammans. Agil upphandling är ett alternativ till traditionella upphandlingar, där arbetets tyngdpunkt förflyttas från det inledande stadiet till stadiet efter att ett avtal har slutits.

– Med min metodik blir det en betydligt tunnare kravspecifikation, och mer arbete mellan köpare och säljare att komma överens om hur arbetet ska utföras och vilken ansvarsfördelning som ska råda.

Skiljer på baskrav och upphandlingskrav

Med det sagt tummar inte Tomas på krav gällande exempelvis hållbarhet eller informationssäkerhet. Han skiljer på baskrav och mer specifika krav kring det enskilda upphandlingsobjektet. Baskrav såsom CSR eller dylikt är inte särskilt krävande på det sättet att de är generiska och kan återanvändas i en massa upphandlingar.

– Jag lägger snarare tyngdpunkt vid att utvärdera leverantörerna, vilka förmågor och förutsättningar de har att fullfölja uppdraget samt vilken erfarenhet de har av en agil kontext.

Avtalet knådas löpande

Den absolut största risken med agil upphandling enligt Tomas Näslund själv är att en leverantör som inte klarar uppdraget vinner upphandlingen. Det löser han med så kallade sprintar, alltså att upphandlingen delas in i mindre delleveranser. I stället för att en leverantör tecknar ett avtal på en klumpsumma betar parterna av jobbet och utvärderar huruvida allt går enligt plan.

– Säg att en kommun ska upphandla ett IT-system för 100 miljoner kronor. Leverantören som vinner den affären kan luta sig tillbaka för att den vet att den säkrat intäkter. Så blir det inte med agil upphandling. Där är leverantören alltid på tå, säger Tomas Näslund.

Varje sprint är en slags PDCA-cykel. Denna metod gör det enklare för både köpare och säljare att tidigt hitta fel, till skillnad i traditionella vattenfallsprojekt.

I korta drag handlar agil upphandling om att parterna måste upprätthålla en konstant relation, vara anpassningsbara och hantera förändrade förutsättningar.

– Verkligheten blir sällan såsom man har planerat.

Men är agil upphandling inte lite väl flummigt?

– Man kan mycket väl lägga in klausuler om vinstdelning och riskdelning som ett sätt att komma bort från den upplevda flummigheten. Om man utför arbetet på färre timmar än tänkt så kan det till exempel finnas en bonus, vilket ökar incitament.

Kan alla göra det här?

– Man måste ha en intern mogenhet för att tänka och agera agilt. Och det lämpar sig inte vid alla upphandlingar, utan kan bero på saker som inköpsvolym och inneboende risker. Agil upphandling lämpar sig bäst när vi upphandlar samarbetspartners.