Så blir konferensresan till en framgång

– Vi försöker få våra kunder att tidigt börja tänka på att ha ett tema för resan och inte bara på att ha kul, berättar Kerstin Öhman, ägare av eventbolaget Business Service Club. Men tyvärr finns det en del företag som inte tänkt igenom vad syftet med resan är och de är ofta tacksamma för att vi lyfter frågan.

Helhetsgrepp viktigt

Hon tycker att det är viktigt att ta ett helhetsgrepp över konferensresan eftersom en väl genomförd resa kan ses som en riktigt bra investering i personalen. Hon har många tips att ge som underlättar. Förutom att ha ett syfte så tycker hon att det kan vara en bra idé att ta hjälp om man har ett lite större antal deltagare eftersom ett bra arrangemang tar tid och kraft att få på plats.

– En tumregel för utlandsresor är att ta hjälp och att påbörja arbetet minst sex till åtta månader innan själva resan för att få bra priser och hitta rätt hotell och konferensanläggningar, säger Kerstin Öhman. Genom att använda en professionell aktör kan man hålla ihop projektet bättre.

Planera noga

Hon betonar vikten av att planera resan noga och att den gärna får ha någon form av tema. En lämplig omfattning i tid tycker hon är att man är borta två till tre nätter, lite beroende på reseavstånd och vad man som företagsledning vill uppnå.

Kerstin Öhman lyfter fram fördelar med en konferensresa som att man kommer bort från vardagen och får tid att lära känna sina arbetskamrater närmare och på ett lite annorlunda sätt, vilket stärker teamet. Självklart kan återkommande resor bygga lojalitet. Gång på gång återkommer hon under intervjun till hur viktigt det är att styra upp aktiviteter och att man gärna får överraska exempelvis med en oväntad middag bakom de dörrar som hela tiden varit stängda på hotellet.

– Vi är också vänner av att man ska ta del av det lokala och att man därför väver in aktiviteter som ger möjligheter att lära känna den plats man är på bättre, betonar Kerstin Öhman. Går det så är också studiebesök en bra aktivitet.

Ett vanligt upplägg är att man har möten och konferens fram till lunch och att man sedan har olika roliga aktiviteter eller tid för att själv gå runt. Det kan också vara smart att bo på en anläggning som ligger lite mer avsides så att man lättare håller ihop gruppen.

Kostnad för några dagar

Vad kostar då en konferensresa på några dagar? Svaret, enligt Kerstin Öhman, är någonstans mellan 7 000 till 10 000 kronor per deltagare om resmålet inte är allt för exklusivt. För att hålla nere kostnaderna är hennes råd att man ska undvika maj och september som är de populäraste tidpunkterna för konferensresor.

– Det kan också vara smart att undvika de allra populäraste destinationerna för de är dyrast, liksom storstäder, säger Kerstin Öhman. Sedan är det alltid dyrare att åka torsdag till söndag. Baltikum är bland det billigaste och man kan också hitta på smarta prisvärda upplägg till exempel med Riga, men också med Amsterdam där man både är någon dag i staden och sedan ute vid havet.

Hon tycker att det kan vara ett plus att välja ett något billigare resmål som inte är så vanligt. Då kommer deltagarna få uppleva något de kanske inte gjort annars eftersom de privat vanligtvis väljer mer populära resmål.

Skatteverkets krav

Något många oroar sig för är hur skatteverket ser på konferensresor och vad som ska göras för att personalen inte ska förmånsbeskattas. Det viktiga här är att det finns ett syfte med resa, och att den skapar nytta för företaget. Det viktiga att man kan uppvisa att man genomför sex timmars effektivt arbete varje dag. Agendan och deltagarlistan ligger som grund. Arbete kan förutom ren konferens också innefatta teambuildingövningar.

– En erfaren konferensarrangör kan hjälpa till här och se till att man också utnyttjar transfertid och resa till aktiviteter så att man uppfyller skatteverkets krav och får ihop timmar, betonar Kerstin Öhman.

Det viktiga när man genomför en resa är att ramarna är klara för alla inblandade innan resan. Är det maten som är viktigast eller är det att sova i enkelrum. Vanligast för svenska företag är att man väljer dubbelrum för att hålla nere kostnaderna. Det viktiga är att alla är införstådda med detta innan, för då brukar det inte bli problem. En tydlig alkoholpolicy kan också vara viktig. Här brukar man definiera i antal glas som företaget bjuder på. Ibland kan det vara klokt att också fundera på hur länge baren ska vara öppen.

– Generellt kan det vara viktigt att tänka på att alla har tillgång till mat och inte minst vatten om det är varmt för människor blir annars lätt griniga, säger Kerstin Öhman. Har man bara tänkt på allt och har ett bra syfte med resan så brukar den upplevas som magisk av de anställda.