Sjukskrivningar – vad gäller?

Att vi i Sverige har rätt till sjukersättning när man blir sjuk och därför inte kan arbeta ser nog de flesta som en självklarhet. Men att det är arbetsgivaren som ska stå för notan under de första två inledande veckorna är nog inte lika självklart för alla. Det grundläggande kriteriet för att vara ledig från arbetet samtidigt som man får sjuklön är just att man är sjuk. Men det räcker inte bara att man är sjuk – det förutsätter också att man på grund av sjukdomen inte kan arbeta.

Det är många som missuppfattat att lindriga förkylningssymptom eller en känsla av att ”vara på väg att bli sjuk” automatiskt skulle ge en medarbetare rätt att var sjukskriven. Enbart trötthet på grund av dålig sömn eller lindrig huvudvärk är oftast inte heller tillräcklig anledning till att vara sjukskriven. Några gånger har jag haft samtal med chefer som uttryckt frustration över anställda som använder sig av sjukskrivning som ett alternativ till nekad semester eller annan ledighet. Detta är ju självklart en missuppfattning som arbetsgivaren har all anledning att rätta till.

En tydlig policy viktigt

En naturlig följd av pandemin var att sjukskrivningarna sköt i höjden. Men av någon anledning har korttidssjukfrånvaron förblivit hög, vilket innebär betydande kostnader och praktiska problem för arbetsgivare. Kostnaderna för sjukfrånvaro har ökat med 27 procent jämfört med tiden före pandemin. Den höga sjukfrånvaron medför inte bara höga kostnader i form av sjuklön utan också den organisatoriska påfrestningen att täcka upp för frånvarande medarbetare, antingen genom vikarier eller genom att övrig personal tar på sig extra arbetsbörda. Som plåster på såren har regeringen föresagt att ersättningen för höga sjuklönekostnader tas bort fr o m den 1 juli.

För att hantera utmaningarna som kommer med sjukskrivningar är det viktigt att företag har en tydlig policy för sjukskrivningsprocessen. Det bör vara klart och tydligt definierat vem eller vilka den anställde behöver informera om sin frånvaro, samt på vilket sätt detta ska genomföras – antingen genom telefonsamtal eller via en digital plattform som sms eller slack. Oavsett metod är det ofta en bra idé att sjukanmälan görs både till den person som ansvarar för att administrera sjukskrivningar och till den anställdes närmaste chef.

Att informera den närmaste chefen öppnar upp för ett samtal med den sjukskrivna om orsaken till sjukskrivningen, hur länge den anställde förväntas vara borta, och om det finns några åtgärder som arbetsgivaren kan vidta för att stödja den sjukskrivne under denna period. En sådan öppen kommunikation kan inte bara underlätta planeringen och omfördelningen av arbetsuppgifter inom teamet, utan också bidra till att skapa en stödjande arbetsmiljö där anställda känner sig värderade och omhändertagna.

Samtidigt skapas en miljö där slentrianmässig sjukskrivning blir mindre frekvent. När anställda vet att deras frånvaro kommer att uppmärksammas och att de kan komma att behöva diskutera orsakerna till sin sjukskrivning med sin chef, minskar risken för ogrundade sjukskrivningar.

Våga diskutera med medarbetaren

Ett viktigt steg i processen är kravet på läkarintyg, som vanligtvis krävs efter en viss period av sjukfrånvaro. Läkarintyget tjänar som en officiell bekräftelse på att den anställdas arbetsförmåga är nedsatt på grund av sjukdom, vilket är en förutsättning för att sjuklön eller sjukersättning ska kunna utbetalas. Om det finns anledning att ifrågasätta sjukskrivningen eller om du behöver utreda vad du som arbetsgivare kan göra för att hjälpa den anställde, så kan du begära att den anställda kommer in med ett läkarintyg från en tidigare dag i sjuklöneperioden, ett så kallat förstadagsintyg. En ytterligare åtgärd för att förebygga missbruk av sjukskrivningssystemet som sällan används är att den anställde när hen återkommer i tjänst skriver under en så kallad sjuförsäkran där det ska framgå att hen varit sjuk och i vilken omfattning.

Som arbetsgivare ska man inte heller känna sig obekväm att diskutera upprepad sjukfrånvaro med medarbetaren. Det kan ske i de regelbundna medarbetarsamtalen eller på förekommen anledning. Orsakerna till frånvaro kan vara mångfacetterade och för att hantera frånvaron på rätt sätt är det viktigt att du får en tydlig bild av situationen. Det kan röra sig om allt från kroniska eller vanligt återkommande sjukdomar till en generell ovilja att arbeta.

Andra faktorer kan inkludera personliga problem som familjerelaterade bekymmer eller missbruk, en känsla av otrivsel på arbetsplatsen, konflikter antingen med ledningen eller mellan kollegor, utmaningar i arbetsmiljön, eller till och med bedrägligt beteende. Att förstå dessa underliggande orsaker är avgörande för att kunna adressera och hantera frånvaron effektivt.

Hitta balansen runt sjukskrivningar

Att hantera sjukskrivningar på ett effektivt sätt kräver en balans mellan att stödja de anställda i deras återhämtning och att säkerställa att systemet inte missbrukas. Genom tydliga rutiner, korrekt användning av läkarintyg, samt en förståelse för de ekonomiska och praktiska konsekvenserna av sjukfrånvaro, kan företag navigera dessa utmaningar på ett ansvarsfullt sätt.

Ps. Det är förresten inte bara svenska arbetsgivare som får stå för sjuklönekostnaderna. I Danmark betalar arbetsgivare exempelvis sjuklön i 30 dagar, i Tyskland 6 veckor och i Storbritannien upp till 28 veckor.

Magnus Lindström är jurist och han har varit ett stöd för arbetsgivare i över 25 år. I dag arbetar han som chefsförhandlare och vice vd på den fristående arbetsgivarorganisationen Sinf som organiserar små och medelstora industri- och tjänsteföretag, med eller utan kollektivavtal.