5 tips för att vinna en upphandling

– Att andelen överprövningar minskar tyder på ett allt bättre upphandlingsklimat i Sverige. I en fortsatt stark högkonjunktur är det dock många företag som prioriterar privat sektor och dessvärre är det många företagare som upplever att det är alltför krångligt att delta i upphandlingar, säger Marie Ceder, vd på Visma Commerce.

Trots att de möjliga uppdragen omfattar stora summor varje år fortsätter det genomsnittliga antalet anbudsgivare att minska från 4,29 anbudsgivare per upphandling i snitt 2016 till 4,04 anbudsgivare per upphandling under 2017. Andelen överprövade upphandlingar minskar stort med över 20 procent jämfört med föregående år, vilket delvis kan förklaras av att andelen anbudsgivare sjunkit med 6 procent.

Ett bra upphandlingsklimat finns i de län där det publiceras många upphandlingar per invånare, där det är många anbudsgivare per upphandling och där få upphandlingar överprövas. Blekinge placerar sig på första plats och är därmed bäst i landet på upphandlingar. Uppsala och Örebro delar på andraplatsen, medan förra årets vinnare Jämtland intar en fjärdeplats. Av storstadslänen klättrar både Stockholm och Skåne med en delad tiondeplats, medan Västra Götaland sjunker och hamnar på plats 14. Förra årets topplacerade Västernorrland har rasat till 20:e plats i årets barometer, följt av bottenrankade Halland.

– Syftet med offentlig upphandling är att använda skattepengar effektivt och motverka korruption samtidigt som alla företag i Sverige får samma villkor att tävla om samhällets inköp. Därför är det viktigt med ett sunt upphandlingsklimat i hela landet, menar Marie Ceder.

– Flest antal upphandlingar per 100 000 invånare hade Gotlands län med 369 stycken.

– Flest antal anbudsgivare i genomsnitt hade Örebro där 5,2 företag i genomsnitt deltog i varje upphandling.

– Minst andel överprövade upphandlingar hade Värmland, där endast 3,8 procent av upphandlingarna överprövades.

Vismas fem tips för att vinna upphandlingar

1. Förbered dig

Gör en analys av ditt företag och tänk igenom styrkor och svagheter. Tänk på vad som kan vara värdefullt i en upphandling. En upphandlande myndighet får till exempel inte gynna dig för att du är en lokal leverantör, men det kanske gör att du kan fixa billigare transport? Eller vara snabbare på plats? Är din verksamhet konjunkturkänslig? Se till att synas och lämna många anbud i bra tider. Det har du stor nytta av när tiderna blir sämre och konkurrensen hårdnar.

2. Ha framförhållning

Hitta aktuella upphandlingar på ett annonstorg, till exempel på opic.com. Men jobba också proaktivt: antingen ringer du till en upphandlare på kommunen och kollar när deras ramavtal går ut, och berättar att du är intresserad av att vara med i nästa omgång, eller så använder du tjänster på marknaden där du själv kan ta fram informationen. Kartlägg potentiella kunder i ditt närområde, och fundera på vilka dina största konkurrenter är. Lägg krutet på de upphandlingar där du tror att du har bäst chans att lyckas.

3. Var noggrann

Läs förfrågningsunderlaget ordentligt. Fråga den upphandlande myndigheten om något är oklart! Se till att svara exakt på allt som efterfrågas: ange exakta belopp, exakta datum och se till att du inte lämnar motstridiga uppgifter på olika ställen i anbudet. Svara på alla frågor, och glöm inte att bifoga alla bilagor. Och superviktigt: Lämna in ditt anbud i tid!

4. Börja enkelt

Börja smått och koncentrera dig på en affär som du vet att du klarar av utan problem. Myndigheterna älskar trygga affärer, så börja i liten skala om du inte är en stor och känd aktör. Det är lättare att ro hem en liten order, sedan ser du till att göra kunden galet nöjd och vips har du en viktig referens inför kommande, större upphandlingar.Leverera alltid i tid och se till att det syns i anbudet att du är seriös och ansvarsfull. Överleverera inte i anbudet, se bara till att du uppfyller de krav som ställs till hundra procent.

5. Lär dig av misstagen

Du kommer inte att vinna varenda upphandling, men du kan lära dig något i varenda en. Efter att upphandlingen avslutats, begär ut det vinnande anbudet och kolla varför det var bättre än ditt. Oftast avgjorde priset, men det kan också ha varit leveranstider, serviceorganisation eller något annat. Något som du kanske kan förbättra till nästa gång.

Läs även: Få klagar på offentlig konkurrens.