Att bygga ledningsgrupp i mindre företag: ”Tänk inte person utan kompetens”

Ledarskap I större företag har ledningsgruppen en självklar roll för att leda verksamheten. Men hur ska mindre företag tänka kring sin ledningsgrupp? Även om utmaningarna är annorlunda är det viktigt med fasta strukturer och rutiner för ledningsgruppens arbete, menar ledarskapskonsulten Sofia Norberg.

Att bygga ledningsgrupp i mindre företag: ”Tänk inte person utan kompetens”
Sofia Norberg.

Sofia Norberg har 25 års erfarenhet som konsult, föreläsare och rådgivare. Med åren har hon allt mer kommit att specialisera sig på att stötta företag, framför allt mindre och medelstora företag, i arbetet med att bygga upp väl fungerande ledningsgrupper – allt från övergripande struktur ned till beteendenivå människor emellan.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Det är ingen tvekan om att ledningsgruppen har en otroligt stor och viktig funktion. Det är ledningsgruppen som har att verkställa de beslut som fattats av ägare och styrelse och för det krävs kompetens med både bredd och djup. En vd har inte alltid tillräcklig förmåga att klara det på egen hand, utan behöver ett team omkring sig, säger hon.

Snabba brandkårsutryckningar

Många grundare och ägare av mindre företag är också medvetna om vikten av en ledningsgrupp som driver verksamheten framåt. Problemet är bara att tiden inte alltid räcker till. De vardagliga problemen tar all tid och ledningsarbetet får mer karaktären av snabba ”brandkårsutryckningar”.

– Visst kan det förekomma att man har en ledningsgrupp, men som då träffas lite mer pliktskyldigt och sporadiskt. Det som saknas är långsiktighet och tydlig strategi för arbetet, konstaterar Sofia Norberg.

Ledningsgruppens funktion kan visserligen förändras i linje med företagets livscykel. Men även om det är olika typ av frågor som kommer upp på bordet i den initiala fasen jämfört med tillväxt- och mognadsfasen behöver själva grundstrukturen för ledningsgruppen inte för den skull förändras, menar Sofia Norberg.

– En bra ledningsgrupp är flexibel och har förmåga att anpassa sig efter företagets utveckling. Innehållet förändras men strukturen är fast, säger hon.

Funktion före person

Hur ska då mindre och medelstora företag tänka kring sitt arbete i ledningsgruppen? Enligt Sofia Norberg är det lätt att gå i fällan och bli personstyrd, det vill säga att välja in de personer som står vd närmast.

– Tänk inte person, utan fördela rollerna utifrån kompetens. Fyll ledningsgruppen med de funktioner som företaget behöver – inte vissa personer, poängterar hon.

Var också noga med att samtliga delar av verksamheten finns representerade i ledningsgruppen, som till exempel försäljning, marknad, produktion och kommunikation.

– Därmed inte sagt att det behövs en person per funktion; en person kan representera flera olika kompetensområden. Det centrala är att alla delar täcks in i ledningsgruppen, förklarar hon.

Viktigt med ledaregenskaper

Det är också viktigt att få in personer inte bara med specifika detaljkunskaper, utan även ledaregenskaper i gruppen. Det betyder till exempel inte att den bästa säljaren per automatik också är den bästa säljchefen och ska ingå i ledningsgruppen.

– Själva ledarskapet är viktigast. Det som behövs i en ledningsgrupp är människor med naturlig fallenhet för företagsledning, som är skickliga på att nå fram till andra, som kan påverka och förändra, säger Sofia Norberg.

Det finns ingen anledning att arbetet i ledningsgruppen på mindre företag inte präglas av samma professionalism som i större företag. Tvärtom kan det vara på sin plats med ännu fastare strukturer och rutiner för att säkra att ledningsarbetet inte kommer i skymundan eller rinner ut i sanden, understryker hon.

– I det lilla företaget kan det vara lätt att inbilla sig att man har så korta beslutsvägar och rak kommunikation att det inte behövs några formalia. Men även där behövs tydliga ramar för ledningsgruppen. Det handlar till exempel om att lägga upp schema för ledningsgruppens möten, skicka ut kallelser och föra protokoll över de beslut som fattas, förklarar Sofia Norberg.

Fakta

Att bygga en ledningsgrupp i mindre företag – tänk på det här

  1. Fördela rollerna utifrån kompetens och funktion – inte person.
  2. Se till att alla delar av verksamheten finns representerade.
  3. Upprätta fasta strukturer och rutiner för arbetet.
  4. Tydliggör gruppens strategiska och operativa roll.
  5. Skilj på privata och professionella relationer med medarbetarna.

Strategisk och operativ roll

Även om det är styrelsen som formellt har till uppgift att fatta strategiska beslut utifrån ägardirektiv är det inte ovanligt att ledningsgruppen i mindre företag både har en strategisk och operativ roll.

– Det understryker också behovet av ett professionellt förhållningssätt med struktur och rutiner som tydliggör om ledningsgruppen fattar strategiska eller operativa beslut, säger hon.

Det är heller inte ovanligt att ägaren eller ägarna som sitter i ledningsgruppen har en operativ roll och arbetar sida vid sida med övriga medarbetare. Då gäller det att kunna skilja på rollerna för att det inte ska uppstå förvirring.

– En ägare som är involverad i den dagliga verksamheten har naturligtvis en stor makt och övriga medarbetare kan lätt uppfatta att ägarens åsikt är det som gäller, trots att det inte finns något ledningsgruppbeslut på det. Därför är det så viktigt att hålla isär rollerna och kommunicera vad som händer i ledningsgruppen via de kommunikationskanaler som upprättats, fastslår Sofia Norberg.

Skilj på privat och professionell relation

Som medlem i ledningsgruppen gäller det att kunna skilja på privat och professionell relation med övriga medarbetare. I ett mindre företag är det inte ovanligt man som chef blir kompis med kollegorna, vilket gör det svårt att fatta obekväma beslut.

Det kan också förekomma att det uppstår informella kommunikationsvägar, där vissa medarbetare får veta saker som andra inte får ta del av.

– Visst kan cheferna i ledningsgruppen fortsätta ha en personlig relation med sina medarbetare. Men då gäller det att säkra upp strukturen för ledningsgruppens arbete och tydliggöra rollfördelningen så att man inte behöver tveka inför att även hantera det som är smärtsamt och känsligt, säger Sofia Norberg.

Komplettera med extern kraft

Det kan uppstå lägen när ett företag inte får till den personkemi och dynamik som krävs för ett framgångsrikt arbete i ledningsgruppen. Då kan det behövas en extern kraft som hjälper till att höja blicken och tillföra nya perspektiv, menar Sofia Norberg.

– Det är lätt att man som grundare och ägare blir superengagerad i vissa delar av verksamheten och glömmer vad som är själva kärnan i verksamheten. Då kan det vara nyttigt att någon extern person kommer in och återför helhetsperspektivet, säger Sofia Norberg.

Hur ofta ledningsgruppen ska träffas kan variera. Vanligt är att ledningsgrupper med enbart strategisk roll har ett möte i månaden och ledningsgrupper med enbart operativ roll en gång i veckan.

– I mindre företag med ledningsgrupper som ligger mitt emellan det strategiska och operativa är det vanligast med ett möte varannan vecka. Men hellre flera korta möten än några enstaka långa, avslutar Sofia Norberg.

Bloggen

På nytt jobb

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
VD-tidningen

VD-tidningen Premium

Med fullt fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.