Så skapar du en högpresterande ledningsgrupp

– Det viktiga är att vd:n bestämmer sig för vad hen ska ha ledningsgruppen till, konstaterar Pia Thedéen, som är vd och ledarskapskonsult på konsultföretaget Nya Ledarskapet. Tyvärr är det ganska vanligt att deltagare i ledningsgrupper inte har klart för sig vad den är till för, det vill säga det finns inte ett uttalat och förankrat mål och syfte för ledningsgruppen.

Pia Thedéen har jobbat med många ledningsgrupper och hennes generella råd till en vd är att verkligen diskutera igenom vad och vem ledningsgruppen är till för. Är den till för att stödja vd:n, eller för styrelsen eller för att driva företaget framåt och främst arbeta med strategiska frågor? Mycket beror naturligtvis på vilken fas företaget befinner sig i.

– Det är viktigt att diskutera hur man exempelvis ska arbeta både på lång och kort sikt, vilka projekt som är viktiga och vilka KPI:er som ska följas, konstaterar Pia Thedéen. Det är till exempel lätt att ledningsgruppen blir ett chefsforum med fokus på operativa frågor, där de strategiska frågorna inte får tillräckligt med utrymme.

Vem ska vara med?

Som vd är det bra att reflektera över vem som ska vara med i ledningsgruppen. Du kanske är ny som vd och har ärvt din ledningsgrupp och har svårt att förändra den, du kanske tycker att ledningsgruppsarbetet har gått i stå eller har konflikter i din grupp. Viktigt att fundera på om den är rätt sammansatt med rätt personer och kompetenser och styrkor.

En annan fråga är vilket ansvar medlemmarna ska ha, och vilka mandat. En ytterligare utmaning kan vara att få medlemmarna att ta på sig rätt hatt och inte bara se sig som representanter för sin avdelning. De ska alltid agera för företaget bästa när de tar på sig ledningsgruppshatten.

– Det är inte heller ovanligt att jag och mina kollegor möter deltagare i ledningsgrupper som frågar sig varför de är med i en ledningsgrupp eftersom de inte har något mandat, eller inte känner sig lyssnade på och därmed inte upplever sig kunna bidra med något, konstaterar Pia Thedéen. Den som är med bör ha ett uttalat ansvar varför de ska delta i ledningsgruppen.

Psykologisk trygghet

Om ledningsgruppen ska fungera som ett starkt team med kraft att bidra och förändra så behöver det finnas en psykologisk trygghet i gruppen. Det gäller att bygga upp en stark tillit till varandra, där medlemmarna vågar lyfta misstag och kan lära sig av dem.

– Det är viktigt att man kan utmana sig själv och gruppen och lyfta tuffa frågor utan att bli ifrågasatt eller till och med bestraffad, konstaterar Pia Thedéen. Det gäller att lära känna varandra, sina och andras styrkor och svagheter och hur man arbetar på bästa sätt ihop. Kort sagt att alla lyssnar och bryr sig.

Hon lyfter i sammanhanget fram Googles undersökning Aristoteles om effektiva team. Här pekar svaren entydigt på att det viktigaste för att skapa effektiva team är hur medlemmarna behandlar varandra. Det är nödvändigt att alla i gruppen får lika mycket utrymme och att man lyssnar på varandra. Finns det en hög tillit i en grupp har den betydligt större förutsättning att nå framgång.

– I grund och botten är det lika för alla team. Om medlemmarna vågar lita på varandra och har förtroende för varandra så ger det stor kraft, säger Pia Thedéen.

Olika utmaningar

Vilka är då de största utmaningarna för att skapa en framgångsrik ledningsgrupp? Det är ofta samma utmaningar som är vanliga i alla grupper, det vill säga att vissa personer inte vågar komma till tals, att man inte lyssnar på varandra, att någon dominerar mötena eller att några medlemmar blir överkörda.

– Att ha en tydlig agenda med beslutspunkter som skickas ut i förtid är viktigt för de flesta ledningsgrupper, eftersom alla då hinner reflektera, säger Pia Thedéen.

Sedan är det bra att fundera över hur gruppen ska släppa de operativa frågorna för att i stället få tid till de strategiska frågeställningarna och utmaningarna.

En väl fungerande kommunikation är alltid viktig både inom gruppen, men även till övriga delar i bolaget. En ledningsgrupp behöver vara överens om vad som ska spridas vidare och vad som ska stanna i ledningsgruppen. Och på vilket sätt man ska sprida den information man vill ska komma ut. På så sätt undviks att spekulationer uppstår.

– Det är även bra att lyssna inåt i organisationen och inte bara sända, konstaterar Pia Thedéen. Om man exempelvis driver förändringsprojekt är det en fördel om de anställda involverats och har känslan att de blivit lyssnade på, vilket också kan skapa en större förståelse för beslut som behöver tas.

Vilka spelregler ska gälla?

Ser man på ledningsgruppen och även den individuella chefens ansvar finns det många spelregler att förhålla sig till. De kan delas upp i både mjuka och hårda. De mjuka delarna handlar exempelvis om att se till av vi lyssnar på varandra, om hur vi pratar med varandra och om det är högt i tak och om vi är pålitliga. De hårda spelreglerna kan exempelvis handla om att passa mötestider, ha en tydlig agenda och att vi inte multitaskar på möten. Här behöver man i ledningsgruppen komma överens om vilka spelregler som behövs i just vår grupp för att vi ska samarbeta bra tillsammans.

– Om man måste göra vissa aktiviteter på datorn alternativt telefonen kan det vara bra att förklara att man exempelvis antecknar eller att man väntar på ett viktigt samtal som man måste ta, avslutar Pia Thedéen. Det är viktigt att leva som man lär.

Bildtext:

Pia Thedéen har hjälpt många ledningsgrupper.