5 AI-verktyg som sätter fart på omsättningen

– Om du sparar tid på administration hinner du bland annat kontakta fler kunder. Det kan leda till fler prospekt, fler affärer och högre omsättning, säger Anton Astbäck.

Han rekommenderar företag att först identifiera ett tydligt problem i organisationen och därefter välja ett AI-verktyg som kan bidra till lösningen, i stället för att köpa flera licenser och hoppas att användningen ska komma av sig själv.

– Många av verktygen liknar varandra. När du väl har lärt dig ett blir det enklare att förstå de andra, säger han.

Det går till och med att ta hjälp av AI med att ta hjälp av AI. För vd:n som känner sig osäker på hur AI kan underlätta ger Anton Astbäck ett lite annorlunda råd.

– Fråga AI: Hur kan jag formulera mig för att få hjälp med den här uppgiften? Eller vilka uppgifter kan jag få hjälp med i min roll? Att fråga AI är ett väldigt bra sätt att komma igång, säger Anton Astbäck.

1. ChatGPT: Förbered och effektivisera försäljningen

För många mindre och medelstora företag är en språkmodell som ChatGPT den enklaste ingången till AI. Alternativ som Claude och Gemini fungerar på liknande sätt, men Anton Astbäck rekommenderar att företaget börjar med ett verktyg och lär sig använda det ordentligt.

ChatGPT kan exempelvis hjälpa säljare, chefer och vd:n själv att:

• ta fram utkast till offerter och uppföljningsmejl
• förbereda frågor och agenda inför kundmöten
• sammanställa information om kunder och branscher
• formulera svar på invändningar
• utveckla idéer till marknadsföring.

– Förut började man att skriva allting från grunden. Nu kan du be AI att skapa en offertmall för ett visst företag. Då kanske du sparar 70 procent av tiden och behöver bara fylla i och anpassa efter situationen, säger Anton Astbäck.

Verktyget kan även användas muntligt. En vd eller säljare som är på väg till ett möte kan resonera med AI om kundens situation, tänkbara behov och vilka frågor som bör ställas.

Att ha koll på

För att få användbara svar krävs dock tydliga instruktioner. Ett vanligt misstag är enligt Anton Astbäck att användaren förutsätter att verktyget förstår sammanhanget utan att ha fått tillräcklig information.

– Skriver man bara ”gör ett mejl” kommer man att få ett dåligt resultat. Berätta om situationen, mottagaren, syftet och hur du brukar skriva. Tydlighet är avgörande, säger han.

När ChatGPT används för research behöver användaren dessutom kontrollera att verktyget verkligen har sökt på internet och vilka källor som har använts. Annars finns en risk att programmet lämnar inaktuella eller felaktiga uppgifter.

2. Microsoft Copilot: Flytta in AI i det dagliga arbetet

För företag som redan arbetar i Microsoft 365 kan Copilot göra AI till en del av befintliga arbetsflöden. Verktyget finns integrerat i bland annat Word, Excel, Outlook och Teams.

Copilot kan sammanfatta Teams-möten, identifiera beslut och formulera uppföljningsmejl. Det minskar tiden mellan kundmöte och nästa aktivitet.

Anton Astbäck lyfter transkriberingsverktyget som ett konkret exempel.

– Då kan alla deltagare vara mer närvarande i mötet och få bättre kontakt med kunden. Efteråt finns det också ett underlag som kan sammanfattas och följas upp, säger Anton Astbäck.

För vd:n kan verktyget även göra det lättare att följa säljarbetet. Mötesanteckningar, åtgärder och kundsignaler kan struktureras snabbare, förutsatt att företaget har tydliga rutiner för hur informationen ska hanteras.

Att ha koll på

Anton Astbäck betonar att företag som använder separata transkriberingstjänster behöver kontrollera att de fungerar på svenska och uppfyller företagets krav på datasäkerhet. Företaget behöver veta var informationen lagras, vilka uppgifter som behandlas och vilka möten som över huvud taget får dokumenteras på detta sätt.

– Det räcker inte att ett verktyg är praktiskt. Man behöver också kontrollera att det är datasäkert och att det passar den information som företaget hanterar.

3. Lovable: Bygg egna säljverktyg

Lovable är ett svenskt AI-verktyg som kan skapa webbplatser och applikationer utifrån instruktioner i vanlig text. Användaren beskriver vad lösningen ska göra, och verktyget bygger en fungerande version.

Det handlar inte bara om att skapa kommersiella appar för externa kunder. Anton Astbäck lyfter framför allt möjligheten att bygga enklare lösningar som underlättar arbetet i den egna organisationen. Verktyget kan exempelvis användas av säljorganisationen för att samla prospekt, strukturera kundinformation eller automatisera återkommande administrativa moment.

– Jag beskriver en uppgift som är tråkig och tidskrävande och frågar hur den kan göras till en app. Sedan kan verktyget bygga en assistent som hjälper mig att utföra uppgiften snabbare, säger Anton Astbäck.

För mindre företag kan det sänka tröskeln för att digitalisera arbetsmoment som tidigare hade krävt programmeringskunskap eller externa utvecklare. Han har själv använt Lovable för att bygga en webbplats, ett enklare CRM-system och ett verktyg som söker fram möjliga kunder.

Lovable kan också kopplas till andra tjänster som söker och hämtar information från internet. Det kan ge ett mer tillförlitligt prospekteringsunderlag än att enbart be en språkmodell skapa en lista med företag.

Att ha koll på

Företaget behöver kontrollera datakällor, kvalitet och juridiska förutsättningar. En snabbt byggd lösning ersätter inte beslut om personuppgiftshantering, informationssäkerhet eller ägarskap av kunddata.

När verktyget används för att hitta prospekt uppstår också en kvalitetsrisk.

– Ber du en språkmodell om en lista med 30 företag kan det mycket väl finnas några som inte finns på riktigt. Därför behöver man koppla lösningen till tjänster som är bättre på att söka på internet och sedan kontrollera resultatet.

4. Gamma: Skapa kundpresentationer på några minuter

Gamma är ett AI-verktyg för att skapa presentationer utifrån manus, mötesanteckningar eller andra underlag. Försäljningsnyttan ligger framför allt i att företag snabbare kan ta fram visuellt anpassade pitchar och kundunderlag.

– På kort tid får du en snygg pitch som går att ladda ned i PowerPoint-format, säger Anton Astbäck.

För ett mindre företag kan tidsvinsten användas till att anpassa presentationen efter varje kund utan att lägga flera timmar på formgivning.

Att ha koll på

Värdet uppstår dock inte genom att AI skapar fler bilder. Presentationen behöver fortfarande utgå från kundens problem, beslutssituation och affärsnytta. AI kan strukturera och formge innehållet, men den kan inte avgöra vilka argument som är mest relevanta för en viss kund utan tillräcklig information.

Vd:n behöver därför skilja mellan produktion av material och kvaliteten i själva erbjudandet som pressenteras.

– Du kan få fram en väldigt snygg pitch på kort tid. Men du behöver fortfarande ge verktyget ett bra manus eller bra anteckningar att utgå från, säger Anton Astbäck.

5. NotebookLM: Gör långa underlag användbara

NotebookLM analyserar material som användaren laddar upp, exempelvis årsredovisningar, rapporter och upphandlingsunderlag. Verktyget kan sammanfatta innehållet, besvara frågor och omvandla materialet till ett ljudsamtal som likt en podcast för användaren att lyssna på.

– Du kan ladda upp en lång och formell rapport och göra om den till ett samtal mellan två röster. Det blir ett enklare sätt att ta till sig innehållet än att läsa 30 sidor av en rapport, säger Anton Astbäck.

Att ha koll på

Men en sammanfattning eller ljudversion bör inte ersätta originalet när uppgifterna ska ligga till grund för beslut, anbud eller kundkommunikation.

– Man behöver fortfarande gå tillbaka till underlaget och kontrollera viktiga uppgifter, säger Anton Astbäck.

Risken är annars att förenklingar eller nyanser som är viktiga för affären försvinner. Det gäller särskilt siffror, villkor, reservationer och juridiska formuleringar.

Vd:n behöver sätta gränserna

När AI flyttas in i försäljning och kundarbete ökar också behovet av styrning. Men en AI-policy behöver enligt Anton Astbäck inte vara omfattande. Han lyfter tre grundläggande kontroller som företaget behöver ha på plats

• vilka verktyg som får användas
• vilken information som får matas in
• vem som ansvarar för att granska resultatet.

– Huvudsaken är att det finns ett dokument som säger vilka verktyg företaget använder och vilken information medarbetarna får skicka in. Annars finns risken att människor använder olika tjänster och matar in vad som helst.

Det behöver också finnas en rutin för att informationen granskas. AI kan lämna felaktiga uppgifter, särskilt när verktyget inte har sökt på internet eller när användaren ber om företagsnamn, länkar och annan specifik information. Texter, analyser och meddelanden bör aldrig skickas vidare utan en mänsklig granskning.

– Kopiera inte svaren rakt av. Kombinera AI:s förslag med ditt eget omdöme och gör resultatet bättre, säger Anton Astbäck.

Styr tidsvinsten mot försäljningen

Vd:n behöver också ta ställning till vad den frigjorda tiden ska användas till. Om snabbare administration bara leder till mer administration blir effekten på omsättningen begränsad. Vd:n behöver därför styra den frigjorda tiden mot fler kundkontakter, snabbare offerter eller bättre uppföljning.

Användningen varierar ofta stort inom samma företag. Anton Astbäck rekommenderar därför att en gemensam introduktion följs upp efter några månader med nya workshoppar eller regelbundna avstämningar.

– Det är en sak att bli introducerad till verktyget och en annan att se hur det har gått efter några månader. Verktygen förändras hela tiden och användningen behöver ofta följas upp, säger Anton Astbäck.

Hans råd är att börja med ett tydligt och avgränsat mål:

– Vad vill ni uppnå och vilken uppgift vill ni börja med att snabba upp? Börja med något litet och ta det därifrån.