Så hanterar vd:n kärlek på jobbet

– Som arbetsgivare kan man själv berätta för de anställda hur man tycker att man ska agera om man hittar kärleken på jobbet, till exempel genom att formulera en policy. Men det är en sak vad arbetsgivaren önskar och vill, och en annan vad arbetstagarna är skyldiga att lyda, säger Daniel Falk, chefsjurist på Ledarna.

Hedda Mann, biträdande chefsjurist på arbetsrättsenheten på Almega, betonar samma gränsdragning: kärleksrelationer på jobbet är vanliga och behöver inte vara ett problem. Arbetsgivaren behöver agera först när relationen påverkar arbetet.

– Det kan till exempel vara om relationen påverkar beslut eller arbetsledning, om den ena personen är beroende av den andra, eller om det finns risk för jäv eller misstankar om favorisering. En relation kan också påverka gruppen och arbetsmiljön. För vd:n handlar det om att skydda förtroendet i organisationen, säger Hedda Mann.

När relationen blir en ledningsfråga

För vd:n handlar frågan därför inte om att värdera relationen i sig. Den avgörande frågan är om relationen påverkar företagets beslutsvägar, arbetsmiljö eller förtroende.

Det blir särskilt känsligt när den ena personen kan påverka den andra personens anställning, lön, arbetsuppgifter eller utvecklingsmöjligheter. Då kan det uppstå både faktisk och upplevd intressekonflikt.

– När den ena personen kan påverka den andra uppstår flera risker. Det kan handla om jäv eller misstankar om favorisering, till exempel vid lön, uppdrag eller karriärmöjligheter. Det kan också uppstå frågor om relationen verkligen är frivillig. Om relationen tar slut kan det leda till konflikter, anmälningar eller rättsliga processer, säger Hedda Mann.

Att två personer på jobbet har en relation är däremot inte i sig en grund för uppsägning. Men om relationen påverkar chefsansvar, beslutsvägar eller arbetsmiljö kan vd:n behöva se över hur arbetet organiseras.

– Chefen är ju i en maktposition, beordrar uppgifter, löneförhandlar och så vidare. Då behöver man vara uppmärksam på att den situationen kan utnyttjas. Chefer behöver vara transparenta så att det inte uppstår misstankar om att någon gynnas eller missgynnas av relationen, säger Daniel Falk.

Vd:n kan behöva flytta ansvar

Om relationen är frivillig men innebär en beroendeställning behöver vd:n enligt Hedda Mann respektera privatlivet, men samtidigt ta ansvar för organisationen. Det centrala är öppenhet och tydliga åtgärder.

Det kan till exempel handla om att ändra ansvarsområden, arbetsuppgifter, grupptillhörighet eller rapporteringsvägar. Målet är att minska risken för att relationen påverkar arbetet, och att andra medarbetare ska kunna lita på att beslut fattas sakligt.

– Som huvudregel bör chefen inte fatta beslut som kan påverka den andra personens anställning. Det gäller både för de berörda personerna och för kollegornas förtroende. Exempel är lön, ersättningar, utvecklingssamtal, befordran, arbetsfördelning, arbetstider och arbetsrättsliga åtgärder. Målet är att undvika situationer där chefens opartiskhet kan ifrågasättas, säger Hedda Mann.

I en större organisation kan det ibland vara möjligt att omplacera någon av personerna, om det ryms inom anställningsavtalet. I andra fall kan lösningen vara att flytta vissa arbetsledande uppgifter.

– Som vd kan man till exempel se till att någon annan får lönesätta och arbetsleda den person som chefen har en relation med. Däremot får man inte degradera någon utifrån det, säger Daniel Falk.

För vd:n blir de praktiska kontrollfrågorna: Vem sätter lön? Vem fördelar arbetsuppgifter? Vem håller utvecklingssamtal? Vem beslutar om befordran, semester, arbetstid eller arbetsrättsliga åtgärder? Om svaret är en person som samtidigt har en privat relation med medarbetaren kan ansvaret behöva flyttas.

Policy minskar risken för otydlighet

För att minska risken för misstankar om favorisering eller repressalier kan det vara bra att ha en policy om relationer på jobbet. Policyn bör inte förbjuda relationer, utan tydliggöra hur företaget agerar om en relation riskerar att påverka arbetet, när ledningen bör informeras och vad som gäller vid beroendeställning.

– Policyn bör betona att öppenhet är viktig för att relationen inte ska påverka arbetet eller arbetsmiljön negativt. Det kan till exempel stå att medarbetare som inleder en relation bör berätta det för sin chef i tid. Det bör också framgå vilka åtgärder arbetsgivaren kan behöva vidta, säger Hedda Mann. 

För vd:n kan dessa åtgärder handla om ändrade rapporteringsvägar, flyttat beslutsansvar eller andra organisatoriska justeringar. För att fungera i praktiken behöver policyn vara förankrad hos medarbetarna och, där det är aktuellt, även med facklig part.

Särskilt känsligt i mindre bolag

En relation mellan två medarbetare behöver inte bli ett problem. Men i ett mindre företag kan beroenden vara starkare än i en större organisation. En nyckelperson kan ha stor påverkan på kundrelationer, leverans, arbetsmiljö eller intern kultur.

Därför kan vd:n behöva göra en enkel riskbedömning om relationen påverkar verksamheten.

– Ett mindre företag kan ju vara särskilt sårbart, det kan handla om en nyckelperson som har stor betydelse för verksamheten. Så precis som man gör riskanalyser för andra saker kan man göra det när det uppstår en relation mellan medarbetare, säger Anneli Östling, relationskonsult och ledarskapscoach.

Anneli Östling har i sin roll som parrådgivare mött många par som träffats på jobbet. Hon menar att vd:n behöver hålla två tankar samtidigt: relationen kan vara positiv för de berörda, men den kan också få konsekvenser för arbetsplatsen.

– Det är ett komplicerat område. De flesta unnar ju andra att finna kärleken och om allt sköts på ett ansvarsfullt sätt leder det ju ofta till glädje. Men så fort det hotar den egna säkerheten och tryggheten, då kan det leda till en förtroendekris på jobbet, säger Anneli Östling.

Hon menar att vd:n i första hand bör se relationer mellan medarbetare som något mänskligt och i grunden positivt.

– En kärleksrelation är ju något de flesta önskar sig. Det står väldigt högt i prioritet på det personliga planet. Därför bör man som arbetsgivare försöka hjälpa till så att det kan funka så smidigt som möjligt.

Nyckeln är samtal och tydlighet. Om relationen kan påverka arbetet behöver vd eller närmaste chef prata med de berörda, klargöra förväntningar och säkerställa att kollegor och arbetsuppgifter inte påverkas negativt.

– Som anställd har man så klart ett ansvar att se till att kollegor och arbetsuppgifter inte påverkas negativt av relationen. Men skulle det bli en konflikt eller ett svårt läge kan man som arbetsgivare hjälpa till genom att till exempel erbjuda någon form av rådgivning, säger Anneli Östling.