Låt trekvart bli den nya timmen

Bloggen Vad händer om du kombinerar en uppfinning som är tretusen år gammal, mötet, med en som har ytterligare tusen år på nacken – timmen? Svaret är att du får ett möte som är just en timme långt. En kombination som sällan är den bästa. Ett missförstånd om att mötet i sig är uppgiften samt uppfattningen att en timme är gott om tid gör tillsammans med ”Parkinsons lag” att de flesta entimmesmöten blir ineffektiva. Här får du svaret på varför.

Låt trekvart bli den nya timmen

I dag råder det en djupt rotad norm om att ett möte ska vara en timme långt. Det gäller om vi inte enas om något annat, vilket vi sällan gör. Detta eftersom vi nästan aldrig diskuterar hur långt ett möte behöver vara. I stället bokar vi upp en timme – som vi brukar och alltid har gjort.

Och det brukar ju bli bra. Eller?

Fakta

Mina tre bästa tips för kortare och effektivare möten

  1. Börja diskutera hur lång tid ni faktiskt behöver för ett specifikt möte, baserat på vad det ska handla om. Våga prova att boka en kortare tid än ni brukar.
  2. Visa respekt för allas begränsade tid genom att börja i tid, hålla tempo, följa agendan och avsluta mötet så snart ni är klara med punkterna på agendan. Öppna inte upp för att väcka nya frågor under pågående möte.
  3. Sluta se på möten i sig som arbetsuppgifter – där den tid som är reserverad ska fyllas. Att sitta i möte är nämligen en aktivitet och inte en arbetsuppgift!

I de flesta fall skulle jag säga nej. Den rådande entimmesnormen är den främsta orsaken till att möten blir för många och för långa. Chefer och tjänstepersoner lägger i snitt runt halva sin arbetstid på möten. Enligt mötesforskaren Steven Rogelberg blir det 22 år på heltid under ett arbetsliv, varav sju år är helt i onödan enligt honom. I en undersökning Microsoft gjorde tidigare i år uppgav drygt trettiotusen deltagare att ineffektiva möten är det enskilt största hindret för att de ska kunna uppnå ökad produktivitet. De bidrar till stress, ohälsa och att värdefulla talanger säger upp sig i ren protest.

Kapa en kvart – och bli effektivare!

Om alla möten i stället skulle vara i genomsnitt fyrtiofem minuter långa skulle alla som i dag lägger i snitt halva arbetstiden på möten få en hel arbetsmånad om året att lägga på andra aktiviteter och återhämtning. Med lite bättre möteshygien, smartare arbetssätt och bättre ledning är det dessutom ganska lätt att kapa den kvarten. Men varför gör man då inte det?

Låt oss börja med att gå igenom skillnaden mellan avsatt och faktisk tid. Eftersom tid är en ändlig och begränsad resurs har vi ofta ambitionen att försöka klara av en uppgift på kortast möjliga tid, eftersom det ger oss mer tid över till annat. Om jag exempelvis ska köra bil från en plats till en annan, så försöker jag hitta den snabbaste vägen. Dock kan min körtid påverkas av andra bilister, väder med mera. Det gör att jag behöver ”avsätta” mer tid än den ”faktiska” tid som resan skulle kunna ta.

På samma sätt är det med möten. Eftersom vi på förhand inte vet om alla är överens samt hur många och långa diskussioner det kan bli, behöver vi avsätta mer tid än den faktiska tid som vi tror behövs.

Och här händer det något spännande! Plötsligt börjar vi se själva mötet som en uppgift där vi ska se till att avsatt tid blir faktisk tid – alltså fyller ut hela timmen som är avsatt. Det verkar råda en missuppfattning om att mötet i sig – inte punkterna på agendan med tillhörande diskussioner och beslut – är själva arbetsuppgiften.

Det som ställer till det ytterligare är Parkinsons lag. Den handlar om att en arbetsuppgift i regel utvidgar sig, så att den fyller den tid som är avsatt för den. Eftersom vi tror att mötet och att fylla ut den avsatta tiden är själva arbetsuppgiften kommer vi alltså att tillsammans hitta på saker att prata om, så att mötet blir en timme långt.

Det verkar också råda en uppfattning om att en timme är ”gott om tid”. Det gör att det inte spelar någon roll om några kommer för sent och oförberedda eller om mötesledaren letar efter dokument medan alla väntar. Det spelar heller ingen roll om en eller flera deltagare begär ordet eller avbryter ofta samt pratar längre än nödvändigt – kanske till och med om saker som inte ens står på agendan. Allt detta spelar inte så stor roll eftersom vi ju upplever att vi har gott om tid. En hel timme.

I de organisationer och team vi jobbar med har vi sett hur kvaliteten på deras möten ökar för varje genomsnittsminut de lyckas kapa. När mötet bokas i fyrtiofem minuter i stället för en timme uppfattas det nämligen som att man har ”begränsat med tid”. Det bidrar till att deltagare och ledare kommer i tid, förberedda, tänker igenom sina formuleringar och bara ber om ordet när de har något viktigt att tillföra. Just därför behöver vi göra trekvart till den nya timmen och få en månad om året över till annat!

Jörgen ”mötesdoktorn” Dyssvold har ägnat drygt trettio år till att skapa och förbättra möten människor emellan, bland annat som mötesexpert inom Regeringskansliet. Till vardags arbetar han på mötesbyrån Herr Omar. Där hjälper han människor, myndigheter, företag och organisationer att skapa meningsfulla möten samt utbildar inom Meetfulness™. Meetfulness handlar om konsten att planera, leda samt framträda och delta i möten som ett proffs.

Bloggen

På nytt jobb

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
VD-tidningen

VD-tidningen Premium

Med fullt fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.

Det senaste