Experternas tips: Så vinner du upphandlingarna

Alla företag, oavsett storlek, ska kunna lämna anbud till offentliga upphandlingar. Det gör upphandlingsreglerna gällande. Men i praktiken är det långt ifrån alltid som små företag har någon verklig chans.

– Det finns en problematik i att upphandlande myndigheter slentrianmässigt utformar krav på ett sätt som förhindrar för mindre företag att leverera. Deras förutsättningar är andra än de stora företagens, som kan en hel administrativ avdelning som lämnar anbud och granskar upphandlingsdokument, säger Sofia Åberg, jurist på Upphandlingsmyndigheten.

Svårt att klara kraven

Att små och medelstora företag tenderar att missgynnas vid upphandlingar är vedertaget. Utöver ouppnåeliga kravbilder efterfrågas ofta stora volymer som små företag sällan kan tillhandahålla.

– Det är inte omöjligt, men mycket svårt. Det krävs att man har personer i sitt företag som enbart jobbar med att tillgodose kraven från upphandlaren, säger Cyrus Daneshmir, vd för techföretaget Entergate som är specialiserade på digitala plattformar och e-lärande.

Han har stor erfarenhet av offentliga upphandlingar och vet vad han pratar om. Med sina 20 anställda räknas Entergate som ett litet företag, men som storleken till trots har nära 200 kommuner som kunder, liksom tolv regioner och flera statliga myndigheter. Hur har de burit sig åt?

– Det bästa tipset jag kan ge är att utgå från de ramavtal som stora bolag redan har tecknat med kunder. Samarbeta med de bolagen – de tar en viss procent för själva upphandlingskostnaden, och så agerar man som underleverantör till dem, säger Cyrus Daneshmir.

Tre sätt att samarbeta

Det finns i huvudsak tre alternativ för samarbete vid upphandlingar, två utöver den sort som Cyrus Daneshmir syftar på. Förutom att använda underleverantörer kan en leverantör som vill samarbeta med andra åberopa andra företags kapacitet eller lämna ett gemensamt anbud tillsammans med andra leverantörer.

– Om särskilda krav på kapacitet ställs som en del i kvalificeringen, kan en leverantör åberopa ett annat företags kapacitet för att uppfylla kraven och kunna delta i upphandlingen. Det är ett sätt att visa att man uppfyller det krav som ställs. Det är lite komplext men öppnar många dörrar, säger Sofia Åberg.

Cyrus Daneshmir på Entergate rekommenderar andra småföretag att efterfråga och ta del av ramavtalen, som är offentliga och tillhandahålls av den upphandlande myndigheten. Sedan kan man vända sig till de företag som myndigheten tecknat avtalen med, och erbjuda dem den tjänsten i egenskap av underleverantör.

– Men när man ska komma överens som litet bolag med ett större bolag så händer det att de inte är intresserade, därför att det redan har den tjänsten eller produkten i sin portfölj. Men ge inte upp – offentliga aktörer kan ha ett hundratal olika ramavtal med olika storbolag, säger Cyrus Daneshmir.

Att knyta en stor mängd leverantörer till sig har fördelar för upphandlarna: högre leveranssäkerhet, riskspridning, förbättrad konkurrens och prispress nedåt.

Fokusera på upphandlingens tidiga skede

Även Sofia Åberg på Upphandlingsmyndigheten förordar ett uppsökande tillvägagångssätt i allmänhet: fråga, fråga, fråga, lyder hennes råd.

– Det stora arbetet för att få med de små och medelstora företagen sker redan innan upphandlingen är utformad. Det är i det skedet som det behövs en dialog, som både leverantörsidan och upphandlaren har möjlighet att initiera, säger Sofia Åberg.

En sådan dialog kan leda till nya perspektiv för den upphandlande aktören, som kanske saknar förståelse för hur kravens utformning utestänger småföretag från att delta, och kännedom om de faktiska marknadsvillkoren för den tjänst eller produkt de vill köpa. Det är inte helt ovanligt att upphandlaren justerar kraven, men bara om leverantörssidan nyttjar möjligheten att ifrågasätta dem.

– Även om kraven kan vara ogynnsamma så kan de vara helt lagliga. Det är alltså inte säkert att man når framgång om man begär överprövning av ett krav, säger Sofia Åberg.

Ur småföretagarperspektiv är det alltså bäst att lägga krutet före upphandlingen och under den, inte efteråt. Cyrus Daneshmir är enig.

– Överklaga inte, förmanar han. Ibland vinner man och ibland förlorar man. Det sparar så mycket tid och pengar att inte överklaga, för det leder sällan någon vart.

Direktupphandling är ett alternativ

I Lagen om offentlig upphandling (LOU) regleras också så kallad direktupphandling, som betecknar en sorts förenklad upphandlingsprocess. Upphandlande myndighet annonserar då inte upphandlingen, utan kan vända sig direkt till en leverantör med en förfrågan. Även här kan det finnas öppningar för småföretag.

– Kommunen, som det oftast är, behöver veta att du finns. Som litet företag går det bra att kontakta kommunen direkt och tala om vad det är för tjänst eller produkt som man erbjuder. Direktupphandlingarna har en gräns på 700 000 kronor, så det är en mindre typ av affär, säger Sofia Åberg.