Dags för återgång till kontoret – men till vad?

Men vad betyder förändringen av arbetsmiljön för medarbetarna? Och vilka krav ställer det på cheferna? Det håller forskarna inom DIGMA-projektet (Digitaliserad Management) vid Mälardalens universitet på att ta reda på.

– Vår forskning visar att det nya sättet att jobba på ställer allt högre krav på cheferna, säger Lucia Crevani, forskningsledare för forskningsinriktningen industriell ekonomi och organisation och som är involverad i projektet.

Kontoret skapar sammanhang

Lucia Crevani menar att en arbetsplats är mer än bara en fysisk plats. Den skapar ett sammanhang och en ram som styr vårt arbete, som riskerar att försvinna vid hemarbete och arbete på ett aktivitetsbaserat kontor, utan fasta arbetsplatser.

– Du vet inte vem som sitter bredvid dig, vad de gör, var dina kollegor är eller vad som är på gång inom din avdelning. Det traditionella kontoret har sina begränsningar. Men det skapar i alla fall ett tydligt sammanhang. Det blir med det nya arbetssättet upp till chefen att kompensera för det, förklarar hon.

Forskarna på Mälardalens universitet betonar vikten av att inte oreflekterat införa nya arbetssätt. Enligt Lucia Crevani har det fysiska, traditionella kontoret större betydelse än många anar och är mer än en passiv ”behållare av arbete”.

– Går du in i exempelvis ett styrelserum eller en kyrka vet du historiskt sett hur möblerna står, vart du ska gå och hur du ska bete dig. Det är sådant som med tiden outtalat förhandlats fram genom att människor som befunnit sig där gång på gång upprepat sina handlingar. Med tiden tar vi för givet vad platsen innebär, säger Lucia Crevani.

Chefen måste träda in

Men på till exempel ett aktivitetsbaserat kontor där människor flyttar runt ligger fokus på aktiviteterna – allt som förhandlats fram och skapar mening har tagits bort.

– Det är ett sätt att bryta barriärer, men man tar också bort sammanhanget för medarbetarna, förklarar Lucia Crevani.

Om då inte chefen träder in och skapar en trygghet och en social samvaro finns risk att det uppstår subgrupper och ett individualiserat sätt att arbeta på istället för att alla kollektivt jobbar åt samma håll.

– Det kollektiva är viktigt för att vi ska uppnå en känsla av meningsfullhet, vilket i sin tur leder till ökad chans att uppnå gemensamt satta mål, säger hon.

Bygga relationer

Även om det nya kontoret tenderar att bli en plats för tillfälliga möten, där människor kommer och går, är det viktigt lägga tid på att bygga relationer inom och mellan grupper. Lucia Crevani betonar vikten av att cheferna försöker hitta nya sätt att skapa sociala sammanhang och en struktur för det.

– Dessa krav läggs automatiskt ovanpå chefens ordinarie arbetsuppgifter, vilket kan vara en utmaning. Samtidigt blir det viktigt att sätta gränser för hela avdelningen – att tydliggöra hur och i vilken omfattning medarbetarna behöver vara tillgängliga för chef och kollegor. Ett öppet samtalsklimat där man tillsammans sätter spelreglerna är en framgångsfaktor, säger hon.

Trafikverkets flyttar

Att cheferna, inte minst mellancheferna, spelar en viktig roll för att övergången till aktivitetsbaserade arbetsplatser ska fungera bra visar även forskning från Högskolan i Gävle.

I en studie följde forskarna 1 000 medarbetare på Trafikverket i Gävle och Göteborg när de övergick till aktivitetsbaserade kontor.

Tidigare flyttar hade visat på stort missnöje med sämre kommunikation och gemenskap samt upplevelse av minskad produktion. Och som en lärdom av detta tillsattes en arbetsgrupp som skulle förbereda medarbetarna, inte bara inför flytt till annat fysiskt kontor, utan även inför ett annat sätt att arbeta på.

Det handlade bland annat om workshops och informationsträffar där företagsledning och chefer förklarade syfte och mål med att arbeta på det nya sättet. Och det visade sig att ju fler aktiviteter medarbetarna deltog i, desto mer positiva blev de.

Mellancheferna spelar roll

Forskarna kunde alltså se att ett ledarskap med engagerade och kreativa chefer, som är positiva och ser möjligheterna med förändringen, också fick medarbetarna med sig. Inte minst mellancheferna visade sig ha en viktig roll i förändringsprocessen.

– Det är jätteviktigt att först lägga ner ett ordentligt arbete för att få med sig mellancheferna, då de sedan i stor utsträckning avgör om medarbetarna blir med på tåget eller inte, säger Eva Bergsten, forskare inom arbetshälsa vid Högskolan i Gävle.

När pandemin nu klingar av och restriktionerna avvecklas ligger den stora utmaningen i att få folk att åter åka till jobbet på kontoret, menar hon.

– Förutom chefernas viktiga roll i det måste man också börja fundera på hur man skapar attraktiva miljöer som medarbetarna vill arbeta i, säger Eva Bergsten.