Så undviker du felsteg vid rekrytering

– Det sker väldigt många felrekryteringar, och de är ofta dyra. Oftast handlar det inte om att man har fått in en psykopat eller brottsling som ställer till det, utan snarare om att ha missat rätt kandidat och fallit för den som ”kändes” rätt, säger Josefin Malmer.

Hon driver Home of Recruitment tillsammans med bland andra Ann-Christine Stafwerfeldt som vi också möter i intervjun. De driver även ”Rekryteringspodden” och har skrivit boken ”Rekryteringsboken för chefer”.

Deras främsta tips för att undvika felrekryteringar är att arbeta strukturerat och att ha ordning och reda i rekryteringsprocessen.

– Rekrytering är ingen quick-fix som man kör på magkänsla. Det gäller att ha struktur, en tydlig process som följer en röd tråd. Och det behövs en projektledare. Det handlar om ett hantverk som alla kan lära sig, inte om en intuitiv förmåga, menar Ann-Christine Stafwerfeldt.

Ställ konkreta frågor

Helt vattentät blir rekryteringsprocessen aldrig, enligt henne. Människor är komplexa. Psykopater, som många är rädda för, kan man till exempel inte skydda sig mot helt. Det går inte att känna igen dem vid ett första möte. Just psykopati är dessutom en personlighetsstörning som bara kan fastställas genom kliniska tester.

Rent generellt är det viktigaste verktyget för att komma under ytan på jobbkandidaterna att vara så specifik som möjligt i sin dialog.

– För att inte förledas av ytliga beskrivningar från karismatiska personer gäller det att vara konkret vid intervjuerna. Be till exempel personen att i detalj beskriva situationer där hon har använt just den kompetens som krävs för det aktuella jobbet.

Skippa förutfattade meningar

Men, för att backa tillbaka till början, är första steget till en rekrytering med begränsad risk att göra en ordentlig kravprofil.

– Vilken nytta ska personen göra i organisationen med tanke på er strategi, omvärld, utmaningar, potential och så vidare? Detta bör man ha tänkt igenom i förväg, inte börja diskutera först när intervjuerna redan är i gång. Tänk sedan efter vilken typ av kompetens som behövs. Med det menas dels fackmässigt kunnande, dels personlighet och drivkraft. Fastna inte i en yttre bild, som ”en kille i 35-årsåldern” eller ”någon från vår egen bransch”, för då begränsar ni er, säger Josefin Malmer.

Letar efter rätt person gör man till exempel genom sina nätverk, i specialiserade grupper på Facebook eller på LinkedIn. Poängen med att annonsera på LinkedIn är bland annat att nå personer som inte aktivt söker jobb.

Genomskåda överdrifter

Men om någon har ett falskt CV, hur upptäcker man det?

– Det händer väldigt sällan att någon bara hittar på meriter. I ett CV eller på LinkedIn kan det dock finnas överdrifter. Undvik att trilla i den fällan genom att fråga vem personen har rapporterat till, hur arbetet utfördes rent konkret och liknande, säger Josefin Malmer.

Vikten av rätt intervjuteknik återkommer de gärna till.

– Det finns många människor som är duktiga på att göra ett gott första intryck och som verkar trevliga att umgås med. Men intervjuerna behöver gå på djupet och utgå från er kravprofil. Exempelvis söker de allra flesta någon som kan samarbeta, men det räcker inte med att bara nämna den egenskapen. Be personen att konkret berätta om hur han eller hon har samarbetat i sina tidigare jobb, gå tillbaka till specifika situationer och beskriv även hur det kan se ut hos er, säger Ann-Christine Stafwerfeldt.

Ett problem kan nämligen vara att den som intervjuar anger fel förutsättningar, till exempel inte berättar om de utmaningar som finns. Genom att vara öppen blir det lättare att hitta rätt kandidat, som ser fram emot att ta sig an uppgiften.

Välj utifrån kravprofil

När några favoriter återstår är det dags att ta referenser. Här gäller samma sak som vid intervjun; var så situationsspecifik som möjligt i frågorna till referenterna, enligt Josefin Malmer. Fråga även gärna kandidaten om fler referenser, kanske om det går bra att ta kontakt med någon som arbetat i samma projekt.

Intyg från polisens belastningsregister kan behövas för vissa befattningar, även om det är ovanligt.

– På marknaden finns också digitala tjänster, där det görs en riskbedömning utifrån personens digitala fotavtryck. Detta är också ett strukturerat sätt att göra det på, i stället för att planlöst googla en kandidat, säger Ann-Christine Stafwerfeldt.

När det är dags att fatta det avgörande beslutet om vem som ska få jobbet är det ett måste att noga stämma av med kravprofilen.

– Jämför kandidaterna med profilen, inte med varandra. Och var strukturerad. Magkänslan ska in så sent som möjligt i processen, om alls så först efter att två kandidater är likvärdiga utifrån kravprofilen. Glöm inte heller att det är två parter som väljer – kandidaten ska också vilja börja hos er.

/Ruta/

Minimera riskerna med rekrytering

– Gör en kravprofil som utgår från era strategiska behov – vad ska lösas?

– Ringa noga in vilken kompetens som behövs – vem löser det?

– Var strukturerad – magkänsla är inte ett bra verktyg i rekrytering.

– Tillsätt en projektledare – rekrytering är en process.

– Ställa konkreta frågor – be personen om exempel på situationer.