Planering nyckeln för effektivt vd-arbete

Ett vanligt misstag som en vd gör är enligt honom att ta alltför många av sina arbetsuppgifter som brådskande.

– De som ber vd att göra något kan verka väldigt angelägna om att det ska bli gjort fort. Kanske ser personerna stressade ut, kanske skickar de mail med ”hög prioritet”-markeringen påslagen, kanske använder de till och med ord som ”kris” och ”panik”.

David Stiernholms lösning på detta problem är att vd:n snabbt behöver få klarhet i hur brådskande det egentligen är.

– Risken är nämligen stor att vd överskattar hur snabbt uppgiften måste vara klar. Vd:n ska bara använda sin dyrbara energi och tid när det verkligen är bråttom. Först av allt ska vd:n ställa frågan när det måste vara klart. Och man ska inte nöja sig med svaret ”så fort som möjligt” utan istället gäller det att föreslå en tidpunkt som är så specifik som möjligt.

Hans tips är att förslå en tidpunkt som är senare än den man först kommer på.

– Om man vet med sig att man är tidsoptimist eller har för vana att överleverera kanske man till och med ska dubblera tiden.

Inget utrymme för flexibilitet

Han konstaterar att om vd baserar sin bedömning av om något är brådskande på fakta istället för på antagande, kommer mindre av det hen har att göra att hopa sig i närtid.

– Vd kan istället sprida ut det över en längre tidsrymd och på så sätt få mer luckor i sin planering, så att den inte blir så känslig för akuta ting. Dessutom visar det sig att en del av det till synes akuta som dyker upp i själva verket inte är så akut som vd:n först trodde, säger David Stiernholm.

Att planen för dagen spricker så fort det dyker upp något plötsligt akut kan komma sig av att dagen planerats alldeles för kompakt. I kalendern ligger bokningarna kloss an efter varandra och det finns inget utrymme till flexibilitet och för spontant uppkomna saker.

– Det kan vara bra att bestämma sig för hur många timmar av arbetsdagen som får vara planerad i förväg.

Att det dyker upp något som spolierar planen för dagen kan också bero på att det överhuvudtaget går.

– Om vd ska få saker gjorda måste denne stänga av mailen. Att maila är också att göra något – något annat än det vd:n bestämt sig för att göra. Om det man behöver få gjort innefattar att maila kan man sätta mailen i off-line-läge.

David Stiernholm poängterar också vikten av att planera för hur man som vd under dagen kommer att vilja vara tillgänglig för sina medarbetare.

– Det kan vara en viss stund direkt på morgonen och en mitt på dagen. Man kan då gå en runda och fråga var och av medarbetarna som brukar ha med vd:n att göra om den har allt den behöver eller om det behövs en insats från vd:n den närmaste stunden.

Att vara tillgänglig per telefon är en annan tidsslukare.

– Om man inte får tag på en person är det bättre att söka den igen än att be personen ringa tillbaka. Då är det lättare att styra över sin tillgänglighet och sitt fokus.

Kort beslutsmottagning

Att en medarbetare kommer och ber om något kan också bero på att vd:n är den som har befogenhet att fatta beslut om en viss sak.

– Varför inte inrätta en kort beslutsmottagning, till exempel två tillfällen varje vecka, förslagsvis tisdagar och torsdagar då medarbetarna stämmer av sina ärenden och vd:n fattar beslut om dem. Då behöver medarbetarna inte längre jaga vd:n och fundera på när de kommer att få tag på denne, utan kan planera efter att de vet när de kommer att få de svar och beslut de är beroende av, säger David Stiernholm.

En bra lösning för att slippa bli störd är att hitta på ett signalsystem för att visa om man är tillgänglig eller inte.

– Det spelar egentligen ingen större roll vad man kommer överens om, bara man kommer överens om något, för vad vd:n tar till på eget bevåg utan att ha talat med kollegorna kan lätt missförstås, avslutar David Stiernholm.

I boken ”Förenkla på jobbet” lyfter David Stiernholm upp ytterligare sex vanliga krångel och hur man ska lösa dem. De andra sex är: Du blir distraherad när du behöver fokusera. Du får fler mejl än du lätt tar hand om. Du har så många möten att det är svårt att hinna med något annat. Du hittar inte det dokument du söker när du verkligen behöver det. Det blir ofta för stressigt på slutet, strax före deadline. Du har för mycket att göra.