Så hjälper Lean vd att få jobbet gjort

En som ägnar sig åt att hjälpa företag med att förbättra sina verksamhetsprocesser är Lars-Erik Lindström, seniorkonsult på konsultföretaget Itid. Han har själv arbetat som vd, marknadschef och säljchef och då främst inom tillverkande industri.

– Men oavsett bransch är det samma principer som gäller om man ska bli mer effektiv som vd och som organisation, säger han.

När Itid ger sig in i ett förbättringsarbete hos ett företag har de alltid lean med sig i verktygslådan.

– Sedan kan man kalla det för en massa saker men det är en grundfilosofi som vi har sett att alla har stor nytta av att arbeta efter för att bli effektivare.

En tråkig situation

Han konstaterar att om alla avdelningar kommunicerar via vd har man hamnat i en tråkig situation och det gäller då inte minst för vd:n.

– Det finns mycket information som bara behöver gå mellan avdelningarna utan vd som filter.

Lars-Erik Lindström betonar att det allra bästa är en vd som driver företaget genom ”management by walking around”.

– Men det handlar då inte om att lägga sig i allt som händer och sker på golvet. Det gäller för vd att vara närvarande, jobba med att skapa tillit och ställa rätt frågor vid rätt tillfälle i stället för att detaljkontrollera. Alla medarbetare måste få känna yrkesstolthet, menar Lars-Erik Lindström.

En separat satellit

Som exempel tar han hur man kan arbeta på ett nytt sätt med leantänk inom en säljavdelning.

– Min erfarenhet är att säljavdelningen ofta är en separat satellit som inte riktigt hänger ihop med resten av företaget. Om man har det problemet bör man försöka att ta sig ur det så fort som möjligt.

Första steget i en förändring av organisationen är då att avdelningen gör en intressentanalys för att se vilka interna och externa intressenter de har ett interface mot och hur detta interface ska se ut.

Han konstaterar att samarbetet mellan sälj och produktion är lika viktigt i ett tjänsteföretag som i ett tillverkande företag.

– Bland annat för att se var i processen kunder beställer produkten.

Go to Gemba

Lars-Erik Lindström lyfter fram leanprincipen Go to Gemba som handlar om att gå dit värdet skapas.

– För säljare innebär det att de måste vistas i produktionsmiljön vid olika tillfällen och produktion måste besöka kunder. Viktigt är att ha ett forum där man kan diskutera sina olikheter och sina egna behov.

Han menar att om det inte finns ett sådant forum blinkar varningslampor om att det kan finnas motstridiga KPI:er.

– Exempelvis att sälj arbetar mot att sälja produkter med höga kundkrav och produktion får bonus för att de slår volymrekord, säger Lars-Erik Lindström.

Vem är en bra kund?

En funktion som det också är viktig är att sälj samarbetar bra med är marknadsavdelningen.

– För att vi ska få en långsiktig försäljning måste nämligen sälj och varumärkesbyggandet gå hand i hand. Det gäller också att vara överens om vem som är en bra kund för företaget. Jag har sett att det här finns en stor utvecklingspotential inom tillverkande industri.

Även sälj och ekonomi måste ha ett nära samarbete.

– Här finns det svårigheter eftersom de pratar olika språk och ser på omvärlden på helt olika sätt. Därför är det mycket viktigt att arbeta för att få en bättre kommunikation mellan dessa funktioner.

Hans erfarenhet är att de enda gånger som dessa funktioner pratar med varandra är när en kund har gått i konkurs eller om det är aktuellt att ta en kund till kronofogden.

– Sälj och ekonomi bör dela information om hur betalningsviljan över tid är hos ett företag. Man vill ju inte skicka en offert till ett företag som är på obestånd.

Viktigt är också prognos- och budgetarbetet.

– Sälj gör sina budgetar utifrån den kunskap de har. Men där har ekonomi en nödvändig input bland annat kring vilka produkter som är lönsamma, så att sälj kan ta det till sig. För när säljbudgeten görs måste detta sitta ihop.

Han har sett att det ofta är vd som sitter och pusslar ihop det här vilket tar mycket tid

– Min åsikt är att sälj- och kostnadsbudgeten ska göras på lägre nivå så att sälj och ekonomi sitter i samma rum och gör det här tillsammans och kan berätta för varandra varför man gör olika ställningstaganden, avslutar Lars-Erik Lindström.

5 tips på hur man kan förbättra sina verksamhetsprocesser

1. Bygg relationer mellan avdelningar.
   Skapa möjlighet för de olika kompetenserna att kunna dra nytta av varandra och förstå varandras vardag.
2. Var en tydlig ledstjärna.
   Om medarbetarna förstår och kan agera i din anda när du inte är på plats så blir företaget effektivare i alla mikrobeslut som fattas varje dag
3. Utplåna rädslor
   Om det är tydligt vad som är rätt och fel i organisationen så blir det lättare att fatta de beslut som krävs varje dag.
4. Ge möjlighet för alla att kunna känna yrkesstolthet.
   Se till så att det finns utrymme för alla att agera inom sina yrkesroller och sin kompetens.
5. Uppmuntra medarbetarnas utveckling och lärande.
   Om din organisation ska finnas kvar över tid så måste dina medarbetare vara vassare än konkurrenternas, och hur ska då det gå till?