8 tips för att styra budgetarbetet

Det är styrelsens uppgift att sätta budgetmål, eller ekonomiska mål baserat på ägarvilja, strategi eller affärsplan. Budgeten som speglar affärsplanen blir sedan ett bra verktyg för att följa verksamheten löpande. Men för att verktyget ska bli riktigt vasst är det viktigt att hela företaget går åt samma håll.

– Annars blir det inte bra. Drar alla åt samma håll får man mycket mer kraft. Hela organisationen måste vara med och tänka igenom hur man ska nå de föreslagna målen, menar Pär Dahlström.

Ingår i det strategiska arbetet

Vad företaget vill göra och uppnå, som formuleras i målen, är det som ska avgöra riktningen i budgeten.

– När målen definierats stoppas de in i budgeten så att den blir den ekonomiska kartan där man har koll på de händelser som ska förekomma under året. Budgeten är inte bara är en samling siffror utan ingår i det strategiska arbetet och siffrorna kommer egentligen i andra hand.

Pär Dahlström rekommenderar att det vid skapandet av budgeten jobbas med flera scenarier där man gått igenom och diskuterat kring olika typer av utfall från worst case till best case.

– Då är man mycket bättre förberedd. Det kan både vara att hitta problem som kan dyka upp och möjligheter som kan fångas.

Ska sitta i förarsätet

Han betonar att det handlar om att styra i stället för att styras och sitta i förarsätet.

– Det är en väldigt stor skillnad mellan att nå dit man vill eller att hamna där man hamnar. Det blir betydligt mer ansträngt för företaget att sitta i baksätet och ta situationer när de uppstår i stället för att vara bättre förberedd och kunna parera i tid, konstaterar Pär Dahlström.

Om man har gjort en budget och sedan följer upp den mot verkligheten och det visar sig att budgeten inte stämmer gäller det att ta reda på varför.

– Och då lär man sig om vad som hänt på marknaden och inom företaget och får alltid klokheter med sig som kan tas med in i verksamhetens vidare utveckling.

Pär Dahlström betonar att det allra viktigaste är att resultatbudgeten hänger ihop med likviditeten. Om det till exempel visar sig vara nödvändigt att skjuta till kapital, kanske på grund av en kraftig investering eller en tillväxtresa och man går till banken eller ett annat kreditinstitut för att äska pengar kommer de garanterat att vilja se en budget och en prognos.

– De vill ju se att det finns en plan framåt för företaget och se att det finns en återbetalningsförmåga om de ska vara villiga att riskera att låna ut pengar.

Fastnar i processen

Varför jobbar då inte alla med budget?

– Den som inte är ekonom kan uppleva budgetarbetet som tidskrävande och komplicerat och ser inte nyttan av att lägga den här tiden på budgeten. Det kan också saknas kunskap om hur man kommer i gång.

Pär Dahlström ser också att en del fastnar i processen.

– Det kan till exempel bero på att man jobbar med budgeten i excel vilket inte är ett speciellt smidigt system för detta eftersom det i detta för övrigt mycket nyttiga program är svårt att få en övergripande bild av budgetarbetet och koppla det mot affärssystemet.

Sedan kan det vara så att företaget inte har en strukturerad budgetprocess.

– Det bör till exempel finnas en tidplan där man planerat in specifik tid för arbetet med budgeten eftersom det tar kraft och energi från verksamheten. Processen blir inte bättre av att den är utdragen utan snarare upplevs den då som en belastning i verksamheten.

En annan fälla att man inte följer upp eller agerar utifrån olika utfall i budgeten och därför dras inte nyttan av lärandet.

Differentierade rapporter

Under året kan budgeten justeras efter vad som händer på marknaden eller i omvärlden. Därför är det viktigt med en löpande uppföljning. Om det visar sig att budgeten behöver justeras görs en prognos som omvärderar budgeten.

Det är viktigt att få rapporter som visar att företaget är på rätt väg. Här slår Pär Dahlström ett slag för differentierad rapportering som helst ska vara visuell med någon form av graf.

– Styrelsen, ledningsgruppen och avdelningen behöver i regel olika rapporter, men som innehåller samma nyckeltal vilka visar hur företaget går och dessa ska inte vara för många.

Läs även: Budgeten ett sänke för verksamheten.

Det finns olika typer av budgetar där resultatbudgeten är den vanligaste. För att förfina den kan man till exempel komplettera med en försäljningsbudget, personalbudget, investeringsbudget, projektbudget, likviditetsbudget eller en balansbudget.

Men Pär Dahlström betonar att man inte behöver göra alla dessa typer av budgetar om företaget inte behöver dem.

– Det är viktigt att inte överarbeta budgetarbetet utan se vilket behov just ditt företag har. De tre viktigaste är personalbudgeten, resultatbudgeten och likviditetsbudgeten.

Slutligen konstaterar han att det i budgetarbetet också är bra att ta tag i hållbarhetsfrågorna som blir allt viktigare.

– På miljöområdet kan man till exempel fundera vad som händer om bensin- och dieselbilarna byts ut mot elbilar. När det gäller samhällsfrågan kan det handla om hur man får medarbetarna att må bra och affärsmodellen är en intressant ekonomisk hållbarhetsfråga. Om företag arbetar framåtriktat och dessutom slår på det här med hållbarhet har de betydligt större chanser både att utvecklas och att överleva, avslutar Pär Dahlström.

8 tips för en smidig och värdeskapande budgetering

1. Fundera på vilken budgetprocess som fungerar bäst för ert bolag.
2. Se till att budgeten som ni upprättar är i linje med ägarvilja och eventuell affärsplan.
3. Viktigt att hela verksamheten känner till och är involverad i budgetarbetet.
4. Börja med det du vet ska hända. Lägg därefter till vad du vill ska hända.
5. Viktigt att alla medarbetare känner till bolagets mål och riktning.
6. Inför nytt budgetår – se över redovisningsstrukturen
7. Använd er av systemstöd som även stödjer i uppföljningen.
8. Tveka inte att ta hjälp.