Budgetarbete utanför ramarna

Dynamisk budget I dagens snabbrörliga verklighet är det allt fler företag som väljer möjligheten att släppa taget om den traditionella budgeten i syfte att kunna planera och fattar beslut i samklang med affärsrytm och mänskligt beteende.

Budgetarbete utanför ramarna

Managementkonsulten Knut Fahlén har en bakgrund från såväl arbete i internationella företag som lärare och forskare vid Handelshögskolan vid Göteborgs universitet. Sedan 2003 arbetar han hos Ekan Management.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

Nu är Knut Fahlén aktuell med sin tredje bok om styrning och ledning under osäkerhet och förändring. I boken Dynamic Management Strategy lyfter han upp hur företag kan bli mer agila och bättre anpassade till dagens snabbrörliga verklighet.

– Ta bara Donald Trumps tweets som på ett ögonblick förändrar spelplanen på den politiska arenan och den osäkerhet som beslutet om Brexit i Storbritannien skapar, säger Knut Fahlén.

Han menar att det finns sex byggstenar som gör det möjligt för en vd att agera i en föränderlig värld. Det handlar om att arbeta medvetet med målstyrning, uppföljning och prognos, resursallokering, organisering, tillitsbaserat ledarskap och belöningsmodeller samt att utmana den årliga regndans som budgeten utgör.

Knut Fahlén är en stark förespråkare för att företag ska slopa den traditionella budgeteringen för att istället arbeta med konceptet beyond budgeting.

– Under mitten av 1900-talet när framtiden var mer förutsägbar fungerade det bra att låsa in pengar och aktiviteter mellan den 1 januari och den 31 december. Men det funkar inte idag och jag skulle vilja påstå att 80-90 procent av alla budgetar är föråldrade redan någon månad in på det nya budgetåret. Ett företags verksamhet löper ju sömlöst även runt årsskiften. Det räcker heller inte att fatta strategiska beslut en gång om året.

Arbetet med budgeten tar oproportionerligt mycket tid i relation till vad arbetet genererar. Dessutom uppstår mängder av dysfunktionella beteenden i det spel som budgetprocessen utgör.

– När vd:n inför semestern ser att avvikelser mot budgeten inte håller är det lätt att ta det lugnt och tänka att det ju är ett halvår kvar att åtgärda detta. Så kommer hösten och då är det för sent att agera, säger Knut Fahlén. Som Vd har man behovet att fånga tidiga varningssignaler för att styra framåt. Processen för detta kan bli mycket bättre i många företag.

Blir mer framgångsrika

Han hävdar att företag som styrs enligt Beyond Budgeting blir mer framgångsrika. Både jämfört med tidigare och med jämförbara företag.

– Budgetstyrning är ett av de största hindren för företag att utvecklas. Detta gäller både i mötet med omvärldens osäkerhet och krav från medarbetarna inne i företag, menar Knut Fahlén.

Han anser att den traditionella budgetprocessen förstärker tendensen till kortsiktighet, hierarkisk organisering och uppmuntrar till manipulativa beteenden.

– Det årliga budgetspelet saknar helt saknar förankring i verklighet. Till exempel kommer en chef som har en kostnadsbudget alltid att vilja förbruka alla resurser som tilldelats eftersom sannolikheten då ökar för att få samma tilldelning eller högre nästa år. Den som har en försäljningsbudget kommer på samma sätt alltid vilja förhandla ned försäljningsbudgeten så att målet blir lättare att nå. Det här skapar en stor ryckighet i organisationen.

– Decembereffekten som uppstår i många organisationer är bara ett exempel som i ett längre perspektiv leder till sämre prestationer av medarbetare och minskad avkastning till ägare och finansiärer, säger Knut Fahlén.

Motstånd i katakomberna

Han vill utmana de traditionella styrmodellerna så att planer och beslut kan leda till handlingar som är mer förankrade i dagens komplexa verklighet.

– Vi ser redan idag att de organisationer som utvecklar sina processer för planering och beslutsfattande i samklang med såväl affärsrytm som mänskligt beteende når bättre resultat. Men än så länge är dessa organisationer i minoritet. Det finns fortfarande en hel del internt motstånd mot Beyond Budgeting inne i företagens katakomber, konstaterar Knut Fahlén.

I sin nya bok ger han exempel från åtta framgångsrika företag från olika branscher och olika delar av världen som anammat konceptet Beyond Budgeting. Dessa är Arla Foods, Aviva, Coloplast, Equinor, Handelsbanken, Mainfreight, Nors och Uno-X Automat.

1970 blev Handelsbanken under vd:n Jan Wallander det första företaget i Sverige som slutade med traditionell budgetstyrning för att istället satsa på en modell med budgetlös styrning. Om Handelsbankens resa berättar Knut Fahlén i boken Beyond Budgeting i praktiken

– De var föregångare i Sverige kring detta och har fått en hel del efterföljare. Ett senare exempel som inspirerats av Beyond Budgeting är Volvo Cars som utvecklat en egen styrmodell – performance steering. Arbetet innebär att den globala koncernen lämnar den traditionella budgetstyrningen till förmån för styrning genom syfte och tillit. Från och med i år leder Volvo Cars med rörliga mål baserade på prioriteringar, trend och takt.

Knut Fahlén avslutar med att betona att varje företag måste hitta sin egen styrmodell för att bli dynamiska.

– Idag styr de flesta företag efter samma typ av styrmodell vilket för mig är helt obegripligt, säger han. Dessutom försöker den traditionella budgetprocessen hantera tre oförenliga syften i en process och en siffra vilket hindrar effektiv styrning.

Fakta

Knut Fahléns 5 tips till ett företag som vill arbeta mer dynamiskt

1. Släpp taget om den detaljerade budgeten och tänk ”hellre ungefär rätt än exakt fel”.

2. Utveckla processen för målstyrning – var vi vill hamna.

3. Utveckla processen för uppföljning och prognos – var vi tror vi kommer hamna.

4. Utveckla en strategisk process för resursallokering bortom den detaljerade budgeten.

5. Arbeta mer med visualisering.

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.