Ny svensk standard ska ge effektivare ledningsgrupper
Ledningsgruppen
Många ledningsgrupper lägger stor energi på att systematisera verksamhetens olika processer, men försummar ofta den egna processen – ledningsgruppsprocessen. Nu har arbetet inletts med en svensk standard som ska kunna användas som stöd för ledningsgrupper att effektivisera och strukturera sitt eget arbete.
Ledningsgruppen i en organisation är det ställe där styrning och inriktning avgörs och där de strategiskt viktiga besluten fattas. För att effektivisera och förbättra verksamhetens produktions- och säljprocesser använder sig många också av kvalitetsverktyg som till exempel Iso 9001.
Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
- Strategiska artiklar med tips och analyser.
- 6 fullmatade magasin årligen.
- Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
- 100 procents fokus på vd-rollen.
– Men medan organisationer investerar tid och pengar på att skapa kvalitativa och hållbara verksamhetsprocesser överlag blir ofta ledningsgruppsprocessen bortglömd. En standard som Iso 9001 ställer visserligen krav på bland annat högsta ledningens engagemang. Men det handlar mer om relationen mellan ledning och medarbetare med koppling till kvalitetsarbetet och mindre om ledningsgruppens egen process, konstaterar Tina Bohlin, projektledare på Svenska Institutet för Standarder, Sis.
Ineffektiva ledningsgrupper
Flera studier som genomförts visar också att många ledningsgrupper är förvånansvärt ineffektiva. En stor del av de strategiska besluten omsätts aldrig i handlingsplaner eller praktiska åtgärder.
– Ostrukturerade ledningsgruppsmöten med segdragna beslut dränerar deltagarna på kraft och ”bråttomfrågor” får för mycket plats på bekostnad av strategiska frågor, säger Tina Bohlin.
Enligt Tina Bohlin bör ledningsgruppsarbetet betraktas som en process som är betydligt mer än en serie möten.
– Ett effektivt ledningsgruppsarbete kräver att syfte och målsättning för verksamhetens helhet är klarlagd, men även en tydlig och gemensam tolkning av ledningsgruppens uppdrag, roll och huvudsakliga arbetsuppgifter, säger hon.
Vägledningsdokument
För att hjälpa ledningsgrupper att arbeta mer effektivt och strukturerat publicerade Sis i augusti förra året ett svenskt dokument, så kallat Workshop Agreement (WA), med titeln ”Kvalitetsledning – Processen för effektivt ledningsgruppsarbete”. Dokumentet är alltså ingen standard utan en vägledning som visar på ”best practice” för att stödja, förenkla och förbättra ledningsgruppsarbetet.
– Intresset för dokumentet slog alla tidigare rekord och väckte till och med större gehör än jag tidigare mött någon gång, förklarar Tina Bohlin.
Mot bakgrund av det stora intresset har Sis därför beslutat gå vidare och utarbeta en svensk standard med utgångspunkt från vägledningsdokumentet.
– Dokumentet utgör visserligen en bra grundstomme. Men innehållet kan säkert vidareutvecklas genom en traditionell standardiseringsprocess som är öppen för betydligt fler intressenter, säger Tina Bohlin.
Hand i hand med Iso 9001
I förra veckan anordnade Sis ett uppstartmöte i form av ett webbinarium där projektet presenterades. Över 140 personer deltog i mötet och någon gång under juni kommer arbetsgruppen att hålla sitt första möte för att sedan arbeta vidare under hösten.
– Målet är att utveckla en standard som går hand i hand med Iso 9001 för att organisationer som redan har certifierade ledningssystem ska känna igen sig, även om standarden givetvis ska kunna användas av alla olika typer av organisationer, förklarar Tina Bohlin.
I första hand är siktet inställt på en vägledningsstandard för ledningsgrupper. Men om arbetsgruppen finner det relevant kan det istället bli aktuellt med en kravstandard för certifiering.
– Många organisationer har helt klart en förbättringspotential när det kommer till ledningsgruppsarbetet. Oavsett typ av standard ska ledningsgrupperna nu få ett verktyg som ger ett ännu mer strukturerat, effektivt och analytiskt arbete som förhoppningsvis påverkar hela verksamheten i positiv riktning, sammanfattar Tina Bohlin.
