Kriskommunikation – 5 smarta vd-tips

– Medarbetarna ska alltid prioriteras och informeras först. Gör man inte det påverkas även affären och bolagets trovärdighet i slutändan, säger Josefine Söderqvist, HR-chef på Benify, ett techbolag inom HR som hjälper företag och organisationer att bygga ett starkt arbetsgivarvarumärke.

Hon betonar att i oroliga tider behövs tryggt ledarskap och enhetlig information.

– Det är viktigt att man har utsett ett kristeam med nyckelpersoner som med fast hand tar kommandot när det uppstår en kris. Teamet kan förslagsvis bestå av vd och ansvariga för HR och kommunikation, där vd har ett tydligt ledaransvar. I en stor organisation kan även fler personer med ansvar för viktiga områden behöva ingå. Kristeamet bör ha tydliga riktlinjer för beslutsfattande och kommunikation så att det finns en struktur att följa. Man får inte glömma att det är en kris även för personerna i kristeamet, med stresspåslag och allt vad det innebär.

Om krisen är av känslig karaktär kan det enligt Josefine Söderqvist vara klokt att mötas i mindre grupper till en början. Detta för att kunna bemöta medarbetarna på ett mer personligt sätt, där fler vågar ställa frågor.

– Först när alla medarbetare känner till den uppkomna situationen kan man övergå till information på större plattformar.

Fria spekulationer

Det gäller att hela organisationen i ett tidigt skede vet att all kommunikation utgår från kristeamet för att undvika motsägelsefulla budskap från andra chefer eller medarbetare.

– Oro och rykten sprids snabbt och när det brister i kommunikationen från trovärdiga källor spekuleras det fritt i fikarummen och på sociala medier. Man ska sätta upp en rutin för regelbundna informationsmöten, utskick eller publiceringar vid ungefär samma tid, så att medarbetarna vet när de kan förvänta sig en ny uppdatering kring läget. När sedan krisen lättat kan man glesa ut informationstillfällena, konstaterar Josefine Söderqvist.

När det inte finns något nytt att rapportera ska detta också kommuniceras.

– Uppdateringen ska vara kortfattad så att medarbetarna inte överlastas med information. Om man överinformerar finns risken att de inte tar till sig allt. Det är en lärdom vi på Benify tar med oss från pandemin, där vi i början gjorde misstaget att repetera för mycket information i stället för att berätta om vad som är nytt.

Förutom de regelbundna informationstillfällena gäller det också att ha rutiner för att kunna informera mycket snabbt om situationen skulle kräva det.

– Här kan pushnotiser på mobiltelefonen vara ett bra alternativ eftersom alla medarbetare inte sitter vid datorn hela tiden.

Viktig med utvärdering

Medan krisen pågår behöver man ha en tät dialog med medarbetarna, exempelvis genom pulsundersökningar, för att få feedback och kunna anpassa kommunikationen löpande efter behov.

– Insikterna om vad som har fungerat och inte kan man sedan använda i uppdateringen av företagets krisplaner som ska vara ett levande dokument.

Hon tycker också att det är bra om kristeamet regelbundet tränar på hur de ska agera under en kris.

– Man kan arbeta utifrån olika potentiella scenarier. Kriser kan ju vara allt från personliga tragedier för individuella medarbetare till händelser som har en påverkan även utanför organisationen. Det kan vara bra att inkludera medieträning för vd och andra nyckelpersoner för att kunna nå fram med rätt budskap om krisen har en extern effekt, avslutar Josefine Söderqvist.