Gör flytten till ett lyft – så planerar du kontoret smart som vd

Det första man bör göra om man funderar på att flytta är att fundera på varför.

– Är det kontraktet som går ut? Är det för små lokaler? Vill vi någonting annat? Svaret styr hela arbetet, säger hon.

Vänta med medarbetarnas åsikter

En vanlig fallgrop är att frågan delegeras för tidigt till medarbetare eller fastighetsförvaltare, menar Maria Persson.

– Självklart ska medarbetarna få komma till tals, men ledningen måste sätta riktningen. Hur hänger kontorets utformning ihop med affärsplanen och visionen? Vad vill ni uppnå med miljön? säger Maria Persson.

Hon betonar att kontor kan lyfta eller dra ned en verksamhet.

– Man kan få ut otroligt mycket av sin fysiska miljö. Nu är jag extremt mycket part i målet eftersom jag är just arkitektsverksamhet, men det är ju så att den faktiskt kan inspirera oss och den kan få oss att bete oss på olika sätt. Är målet med flytten att ni ska komma ihop bättre som team, bli mer extroverta eller något annat? Det kan man få lokalerna att stödja väldigt mycket. Eller inte, så att säga.

För att ta reda på vad man har för faktiska behov kan man studera mötesbokningar eller närvarostatistik. Ett vanligt misstag är att kontoret blir överutrustat – både i antal rum och tekniska lösningar.

– Man ska planera för normalläge, inte för toppar och dalar. Yta kostar, så försök samnyttja funktioner. Ett rum som kan användas för både möten, fokustid och paus är ofta bättre än flera små specialrum, säger Maria Persson.

Tänk inte att det ska bli perfekt direkt

Ett annat tips för att inte vara överutrustade handlar om att se över möjligheten att dela mötesrum med andra hyresgäster, eller nyttja coworkingytor i samma fastigheter. Vid en flytt kan det också vara smart att inte skriva på ”för långa” kontrakt, för att kunna justera efter behov. Tiden efter inflytt behöver man enligt Maria Persson våga använda för att testa och justera lösningar på kontoret.

– Det blir aldrig perfekt direkt när man flyttat in. Man måste ha en liten sömsmån där.

Det som faktiskt behövs på ett kontor, och som lockar anställda att arbeta på plats på kontoret, är främst tre saker menar Maria Persson:

–Möjlighet till fokustid, sociala ytor och en inspirerande miljö, säger Maria Persson.

Små medel gör stor skillnad

Mindre företag som varken ska flytta eller har budget för att plocka in en inredningsarkitekt för att lyfta kontoret kan göra stor skillnad på egen hand enligt Maria Persson.

– Små medel kan göra stor skillnad. Byt ut lysrörsplattor mot varm belysning, jobba med färg och ljud och skapa en riktigt bra social yta. Det viktigaste är att det känns som “vi” – att miljön speglar företagets identitet, säger hon.