Fyra steg till en lyckad förhandling

Förhandling kan mycket väl liknas vid schack. Det gäller att bemästra det psykologiska spelet och att kunna förutse motpartens reaktion och nästa drag. Förberedelse och träning kommer att ge resultat.

1. Utveckla din förmåga

Tänk på att du måste arbeta med dig själv och din personlighet för att utveckla din förhandlingsförmåga. Om du vill förbättra dina egenskaper som förhandlare, måste du vara beredd att ifrågasätta och kanske också ändra på några av dina vanor.

Här är några exempel: Du måste lära känna dig själv så att du kan styra dina känslomässiga reaktioner. Bygg upp ditt självförtroende inom förhandlingsområdet. Ha en hög ambitionsnivå och en väl definierad målsättning.

I konsten att utveckla sin förhandlingsförmåga gäller det också att vara lyhörd och uppmärksam på motparten. Var inte rädd för att fråga.

Granska dig själv kritiskt efter varje förhandlingsomgång och dra lärdom av dina misstag.

2. Förberedelse och planering

Kom ihåg att en framgångsrik förhandlingsomgång till stor del hänger på ditt sätt att förbereda och planera förhandlingen.

Börja med att fastställa dina mål. Rangordna sedan målen för att veta hur viktiga de är i förhållande till varandra.

Se till att du samlar in så mycket information som möjligt i förväg.

Upprätta en tidsplan, men avslöja inte din verkliga deadline för motparten.

Planera strategin och dina taktiska utspel.

Därefter kan du ägna dig åt lite mer detaljerade förberedelser, som valet av vilka medlemmar som ska ingå i förhandlingslaget, förberedelser av visuella hjälpmedel med mera.

Den sista förberedelsen du gör inför en förhandling är den mentala. Positiv visualisering är en gångbar metod. Fyll ditt sinne med bilder av hur du vill vara och agera, och av tidigare lyckade förhandlingar.

3. Processen

Om du kan lära dig att känna igen varje fas i förhandlingsprocessen, vet du alltid var i förhandlingen du befinner dig. Då vet du också hur du ska hantera de olika situationer som uppstår.

Kontaktfasen består av själva konstaterandet, eller bekräftelsen på att det föreligger en förhandlingssituation.

Kasta dig inte in i en förhandling utan att ha tid för den andra fasen som är förberedelser och planering.

Hälsningsfasen ska inte underskattas. Det är viktigt att man innan förhandlingarna påbörjas bekantar sig lite med varandra, småpratar och skapar förtroende för fortsatta samtal.

Inledningsfasen är starten på själva förhandlingen. Börja med att stämma av varför ni träffas, så att ni inte har missuppfattat varandra och vad det egentligen är ni förhandlar om.

Under argumentationsfasen får vardera parten argumentera för sina synpunkter.

Kompromissfasen är när varje part ger och tar lite av sitt förhandlingsutrymme för att arbeta fram en uppgörelse.

I avslutsfasen knyter man ihop säcken.

Men en god förhandlare inser att förhandlingen inte är slutförd i och med avslutet. Den åttonde fasen – genomförandet – är också en del av förhandlingsprocessen.

4. Taktiska utspel

Precis som när du spelar schack, måste du ta hänsyn till vad som händer under förhandlingsprocessen och anpassa dig efter motparten när du väljer vilka taktiska metoder du ska använda. Den som fungerade i en förhandling kanske inte gör det i en annan. Här är några taktiker att välja mellan:

Gå ut rätt tufft med dina förhandlingsbud, men ge signaler om att du är förhandlingsbar för att inte motparten ska uppfatta dig som kamplysten.

Be alltid motparten att lägga det första budet.

Innan du lägger ditt motbud kan du ta reda på motpartens förhandlingsutrymme genom att en eller flera gånger efter varandra tala om för honom att hans bud är för dåligt och att han måste komma med ett bättre bud.

Ha alltid en högre beslutande instans att referera till i förhandlingarna.

Good guy/bad guy. En av de mest använda taktiska metoderna är att låta en person i förhandlingslaget agera som den snälle, och en annan person som den tuffe förhandlaren.

Utnyttja det skrivna ordets makt. Genom att presentera dina krav i skriftlig form, kan du få det att se ut som om kraven kommer från högre instans eller från allmän praxis i branschen.

Källa: Förhandlingsteknik – hur du lyckas med stora och små förhandlingar. Förlag, Björn Lundén Information