9 tips för effektiv förhandling

Förhandlingsskolan: Del 3 Effektiv förhandling är inte någon kamp om vem som är starkast. Inte heller är det ett spel om att vinna. Men det finns regler. Följer du dessa regler blir dialogen respektfull och resultatet rättvist.

9 tips för effektiv förhandling
Att förhandla kräver effektivt kräver erfarenhet. Foto: Stock Adobe.

En viktig grundinställning vid en förhandling är att skilja på människor och sakfrågor. Förhandlingsexperten Charl Malan betonar att det inte är någon mening med att dra in motpartens person i dialogen med personliga anmärkningar. Det gäller att hela tiden hålla sig till sakfrågorna.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Kom ihåg att både känslor och investeringar står på spel, från båda sidorna, och lyssna noggrant. Sträva efter att förstå först, och sedan bli förstådd. Var mjuk mot människorna och bestämd när det gäller sakfrågorna. På detta vis klarar du både relationerna och ett resultat som parterna kan acceptera, säger han.

Det gäller också att fokusera på motpartens intressen och inte på positionen. Charl Malan konstaterar att bakom varje position döljer sig både kompatibla som motstridiga intressen. Han exemplifierar med att vid löneförhandling erkänner den kloke företagets vinstintressen medan en bra chef förstår medarbetarens behov att klättra i karriären och bidra till företagets framgång samt försörja familjen och främja livsstilen.

– Förhandling sker inte i ett vakuum. Båda parter lever ett liv med verkliga behov och intressen.

Skapa alternativ

Vid en förhandling ska man samarbeta med sin motpart och skapa ett antal alternativ utifrån vilket en lösning kan växa fram. Här rekommenderar Charl Malan att man brainstormar möjligheter, utan kritik eller kommentar.

Charl Malan är förhandlingsexpert.

– Man överraskas ofta av alla bra idéer som dyker upp. Fatta inga beslut tills alla möjligheter undersökts. Först då börjar du bygga listan med områden där ni är överens. Var råder det samsyn? Vilka intressen delar ni? Utforska alternativ som inte kostar dig så mycket men betyder mycket för motparten, och vice versa, säger han.

Charl Malan menar att det är absolut nödvändigt att förhandla utifrån ömsesidigt överenskomna rättviseprinciper. Risken är annars att förhandlingarna spårar ur. Sådana kriterier kan till exempel gälla rådande marknadspriser, leverans och betalningsformer, procedurer för konfliktlösning och avtalsformer.

– Det hjälper dig hitta en rättvis lösning samt bibehålla goda relationer. Prova hemma så får du se. Rättvis förhandling bygger förtroende, maktspel undergräver det. Var först överens om spelreglerna och håll dig sedan till dessa. Pruta och köpslå passar bäst på helgmarknaden på semester. I affärslivet tjänar du kanske på kort sikt med sådana metoder men i längden riskerar du förstöra relationerna för all tid.

Alla erbjudanden är giltiga

Inget erbjudande är för högt för eller för lågt.

– Alla erbjudanden är giltiga förutsatt att du kan presentera objektiva kriterier som bevisar att varje villkor i erbjudandet till viss del fyller alla parters underliggande behov, konstaterar Charl Malan.

Reagera inte känslomässigt.

– När du stöter på taktik som syftar till att skrämma, skynda på, fördröja diskussioner eller på annat sätt urholka fokus från underliggande behov och ömsesidig vinning, reagera tålmodigt på problemet.

Då gäller det att fokusera om diskussionen.

– Dra tillbaka uppmärksamheten till materiella intressen och alternativ som rättvist tillmötesgår dessa intressen. Använd personliga attacker som en signal om att det är dags att återupprätta allas engagemang för ett ömsesidigt fördelaktigt resultat.

Att lyssna ger fördelar

Det gäller att komma ihåg att alla behov som presenteras inte är lika viktiga.

– Fokusera tid på att bygga en förståelse för vilka behov som mest sannolikt påverkar resultatet. Sträva efter att skapa alternativ som tillgodoser dessa intressen, säger Charl Malan.

Lyssna mer än du pratar är en viktig grundregel vid en förhandling. Som lyssnare samlar man information som kan hjälpa dig att ta reda på vilka av den andra sidans behov som måste uppfyllas för att ett avtal ska anses vara acceptabelt, och i vilken grad dessa behov måste tillgodoses.

– Att lyssna ger dig fördelen. Ju bättre du förstår, desto mer flexibilitet och kreativitet får du när du skapar alternativ. Att prata ger denna fördel till den andra sidan.

Det är viktigt att känna till varje persons befogenheter i rummet.

– Se till att du vet om du förhandlar med någon som har befogenhet att fatta det slutgiltiga beslutet. Om de inte är det, se till att du presenterar alternativen på ett sådant sätt att de möter de upplevda behoven hos förhandlaren och de andra medlemmarna i deras organisation, säger Charl Malan.

Slutligen lyfter han fram vikten att ha klart för dig vad du vill innan du börjar förhandla.

– Förklara detta för din motpart på ett enkelt och förnuftigt sätt så att denne förstår. Var beredd att lyssna lika mycket som du talar, helst mer. Leta efter gemensamma intressen och möjliga alternativ. Var klar över vilka eftergifter du är villig att göra samt vad du vill ha. Arbetar du målinriktat på detta vis kommer du att lyckas oftare samtidigt som du bygger goda relationer och påverkar människor, avslutar Charl Malan.

9 tips för att kunna förhandla framgångsrikt

1. Skilj på människor och sakfrågor.

2. Fokusera på motpartens intressen och inte på positionen.

3. Samarbeta med din motpart och skapa ett antal alternativ.

4. Det är absolut nödvändigt att förhandla utifrån ömsesidigt överenskomna rättviseprinciper.

5. Inget erbjudande är för högt (försäljare) eller lågt (kunden).

6. Reagera inte känslomässigt.

7. Kom ihåg att alla behov som presenteras inte är lika viktiga.

8. Lyssna mer än du pratar.

9. Känn till varje persons befogenheter i rummet.

VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.