Vinn VM i powerpoint!

Gabriel Alenius driver presentationsbyrån Background som hjälper företag att skapa presentationer för både intern och extern kommunikation från ax till limpa. Det vanligaste felet han ser är att den som håller i presentationen har lagt in för mycket information i sin powerpoint. Det blir överlastat, åhörarna börjar läsa i stället för att lyssna, och i värsta fall sneglar talaren själv över axeln för att läsa upp vad som står. Då har man garanterat slagit in på vägen mot det där dödligt tråkiga anförandet som ju skulle undvikas till varje pris.

Så stopp och belägg! Gör om, gör rätt.

– I presentationen är talaren det viktiga, powerpointens syfte är att ge publiken stöd att lättare hänga med och förstå budskapet, menar Gabriel Alenius. När vi bistår en kund med en presentation tar vi hellre bort information eller fördelar ut den på flera ”slides” eller sidor. Ett budskap i taget är grunden i upplägget.

Använd fler och större bilder

Budskapet måste inte vara formulerat som sammanhängande meningar. Enstaka nyckelord är ofta bättre – återigen, du vill ju inte att publiken ska sitta och läsa i stället för att lyssna. Kanske väljer du att inte ha några ord alls på en del sidor utan i stället visa en riktigt stark bild som illustrerar ditt budskap medan du själv berättar en anekdot.

– Är man van powerpoint-användare tycker jag att man ska utmana sig själv lite mer och använda fler och större bilder, i stället för att bara ha punktlistor. En bra bild med en bra talare kan utmana publikens tankar och få dem att minnas budskapet bättre, understryker Gabriel Alenius.

Bilderna man använder måste vara valda i linje med budskapet och bör hålla hög bildmässig kvalitet. Har man få egna professionella bilder föreslår Gabriel att man använder en bildbyrå, själv rekommenderar han svenska Pickit som dessutom fungerar helt integrerat med Powerpoint.

Gör det tydligt och enkelt för publiken

Han föreslår också att man tänker i ämnen när man planerar sin powerpoint. Du är ute efter att förmedla kärnan i varje budskap. En powerpoint kan förstås vara bra för att visa upp data i tabeller, diagram och grafik. Men ibland kan det funka enbart med tydliga rubriker och talande citat på en slide. Det finns även tekniska fiffigheter som att tända upp en detalj i taget på sidan, så att publiken inte blir distraherad av övrig information på samma slide.

– Ha ständigt i fokus att publiken ska hänga med, råder Gabriel Alenius. Åhörarna har mycket annat att tänka på; det kanske är ett helt nytt ämne som du vill förmedla ditt eget perspektiv på. En bra ledstjärna är att powerpointen ska förtydliga, förenkla och förstärka budskapet.

Använd storytelling

Ytterligare en viktig del i uppbyggnaden av din powerpoint är berättartekniken. En röd tråd gör det lättare för publiken att följa med, och en dynamik i berättandet skapar engagemang. På Background använder man ofta klassisk storytelling som följer den dramaturgiska kurvan:

1. Sätt scenen: var är vi i dag och vad är bakgrunden?
2. Presentera utmaningen eller problemet vi står inför.
3. Beskriv lösningen och måla upp ett drömscenario där problemet är löst.
4. Visa effekten och resultatet av lösningen.
5. Avsluta med ett ”call for action” – hur går vi vidare och vad är ett konkret nästa steg?

– Det glömmer många bort i sin presentation. Man tackar för sig och går, och har inte hjälpt publiken vidare mot nästa steg. Avsluta förslagsvis med att boka in nytt möte, gör en enkät eller be att få återkoppling ett visst datum, rekommenderar Gabriel Alenius.

Skilj på presentation och dokumentation

Ytterligare en viktig sak är att powerpointpresentationen ska hålla samma visuella uttryck som varumärket. Man ska känna igen företagets identitet även i powerpointen. Där hjälper bra mallar och ett best practice-galleri till väldigt bra.

Till sist, det blir allt vanligare att organisationer använder Powerpoint som verktyg inte bara för presentation utan även för dokumentation så som rapporter och annat internt material. Powerpoint fungerar förstås lika bra för båda syftena, men man bör tydligt skilja på presentation och dokumentation. Det är två helt olika sätt att ta in information, ett där man själv läser och ett där man får informationen presenterad för sig.

– Ha två versioner, en med mindre information som stöttar talaren, och en med mer information som man skickar ut efteråt. Det blir inte så mycket extrajobb om du först skapar din dokumentation, och sedan skalar ner innehållet till presentationen, föreslår Gabriel Alenius.

FAKTA

Grunderna till en lyckad presentation

1. Vad är budskapet? Vad vill du förmedla, vad ska publiken få med sig från presentationen?
2. Vilken är målgruppen? Vad kommer de att vilja veta och vilka argument behöver du bemöta?
3. Förenkla, ta fram kärnan i budskapet. Det ska vara lätt att hänga med. Skala hellre bort information än använd för mycket. Högst ett budskap åt gången!
4. Använd bilder. Hjärnan processar bilder 60 000 gånger snabbare än text, och en väl vald bild ger ditt budskap en emotionell förstärkning som publiken sannolikt lättare minns än en faktatext i en lång punktlista.
5. Använd storytelling. Genom att bygga presentationen runt en historia ger du publiken en röd tråd som gör det lättare att få igenkänning och minnas innehållet.
6. Träna på ditt framförande så blir du mer trygg, bekväm och avslappnad.