Vd:n om AI-knepet som ökade försäljningen: ”Börja där nyttan märks”

– Vi kommer inte kunna bromsa det. Och då är det bra om man kan använda AI för bra saker, säger Johan Hellström.

Börja där tiden försvinner

Johan Hellström menar att vd:n inte behöver börja med de mest avancerade AI-lösningarna. Det första steget är att samla organisationen och identifiera arbetet som tar oproportionerligt mycket tid.

Hos Björn Axén gjordes det i en workshop med bland annat finans, supply, sälj och marknad. Frågan var enkel: vad gör vi i dag som tar lång tid, men där AI skulle kunna ge stor effekt?

– Man behöver göra den här workshopen och fundera kring: Vilka tidstjuvar har vi i organisationen som skulle vara så sköna att slippa? säger Johan Hellström.

Det är en övning som kan användas i flera verksamheter, menar han, och föreslår att AI-case bör väljas utifrån tre kriterier:

1. Vad är enklast att göra?
2. Vad kostar minst?
3. Vad ger mest effekt?

För vd:n är den sorteringen central. Ett AI-initiativ behöver inte bara ha potential. Det måste också gå att införa, förstå och använda i vardagen. En mindre lösning som används kan ge större nytta än ett mer avancerat projekt som aldrig riktigt kommer in i arbetssättet.

– Börja med en sak och testa det. För det är också väldigt viktigt att det används sen, säger Johan Hellström.

Välj det enkla som ger effekt

Björn Axén började också med ett tydligt affärsproblem. Produkterna sålde bra hos återförsäljare, men hyllorna blev ändå ofta tomma. Det skapade merarbete och påverkade försäljningen.

Lösningen blev en AI-agent som känner av lagernivåer hos återförsäljarna. När en order kommer in kan bolaget se om den faktiskt motsvarar behovet i butik.

– När vi får en order kan vi se om den faktiskt räcker. Om produkterna är slut på flera ställen kan vi visa kunden att behovet är större än ordern. Då blir vi inte bara en leverantör som vill sälja mer, utan en partner som hjälper kunden att sälja bättre, säger Johan Hellström.

I Björn Axéns fall blev AI-agenten affärsnära, eftersom den påverkade relationen till återförsäljarna och minskade problemet med tomma hyllor.

– Den har vi ju sparat in på några månader därför att vi säljer mycket mer, säger Johan Hellström.

Det är den typen av effekt som gör AI till en vd-fråga.

Testa i den egna vd-vardagen

En av Johan Hellströms tydligaste poänger är att vd:n själv behöver använda AI. Annars blir det svårt att ställa rätt frågor till organisationen.

Själv använder han AI som bollplank i organisationsfrågor, utvecklingssamtal och prioriteringar. Ett konkret exempel är kalendern. Han har låtit AI analysera hur hans egen tid faktiskt används och uppmanat ledningsgruppen att göra samma sak.

– Jag kan lägga in min roll och min kalender och fråga: Har jag bokat min tid som en vd borde?

Exempel på frågor att ställa till ett AI-verktyg utifrån kalendern:

• Hur mycket tid går till strategi och prioriteringar jämfört med operativ problemlösning?
• Vilka återkommande möten saknar tydligt syfte, beslut eller nästa steg?
• Vilka av bolagets viktigaste mål syns för lite i min kalender?
• Vilka möten eller frågor borde kortas, delegeras eller ägas av någon annan?
• Vilka delar av vd-rollen tar oproportionerligt mycket tid – och vad behöver jag styra om?–

– Ju mer man testar, desto mer lär man sig. Och ju mer man lär sig, desto mer nyfiken blir man i sina frågor, säger Johan Hellström.

Här finns en tydlig metod för vd:n:

1. Be AI strukturera problemet.
   Vilka frågor behöver jag ställa?
2. Be AI utmana resonemanget.
   Vad kan jag ha missat?
3. Kontrollera själv.
   Vilka fakta, siffror eller interna underlag måste verifieras?

På så sätt blir AI ett sätt att höja kvaliteten i förberedelser och beslut, utan att vd:n lämnar över ansvaret.

Låt medarbetarna visa vad som fungerar

För Johan Hellström är införandet inte klart bara för att ett verktyg finns på plats. På Björn Axén använder alla på kontoret Copilot, men en viktig del av arbetet är att få fram de konkreta användningarna i vardagen.

Därför delar medarbetare exempel med varandra: vad de har testat, vad som sparade tid och vilka arbetssätt andra kan kopiera. Det kan handla om enkla saker som att hitta rätt dokument, sammanfatta ett långt avtal, skriva ett mejl eller få fram ett mötesunderlag.

– Det är många medarbetare som säger: hur klarade vi oss utan det här? säger Johan Hellström.

Samtidigt betonar han att AI inte får bli ett facit. Ett avtal kan sammanfattas snabbare, men slutsatserna måste fortfarande kontrolleras.

– Man ska inte lita blindt. Men man kan få en mall att dubbelkolla mot, säger Johan Hellström.

För vd:n ligger nyttan i spridningen. När användningen inte bara drivs från ledningen, utan visas av medarbetare i konkreta arbetsmoment, blir AI lättare att förstå och svårare att avfärda. Det gör också att organisationen snabbare kan se vilka arbetssätt som faktiskt sparar tid och vilka som mest blir ytterligare ett verktyg att hantera.

Fastna inte i rädslan

Säkerhet är en del av Björn Axéns AI-arbete. Bolaget diskuterar vilka plattformar som är lämpliga och vilken information som ska hållas utanför AI-miljöer.

Men Johan Hellström varnar för att rädslan gör att organisationen inte kommer i gång.

– Jag säger inte att man ska vara vårdslös, man ska fundera kring säkerheten. Men om man är för rädd för att börja och testa, då kommer man inte komma någon vart.

Johan Hellströms viktigaste råd till andra vd:ar är inte att köpa ett visst verktyg. Det är att börja använda AI tillräckligt praktiskt för att förstå var nyttan finns.

– Man måste vara nyfiken. Och man måste börja själv. Och man måste testa. Ju mer man testar, ju mer lär man sig, säger han.