Revisor eller redovisningskonsult – vem ringer du när?

Daniel Karlsson, chef för internationella och ägarledda företag på Azets, skulle helst komma in betydligt tidigare.

– Jag önskar att fler vd:ar hörde av sig innan de anställer, investerar, tar in finansiering eller genomför större förändringar. Då kan vi räkna på ekonomiska konsekvenser tillsammans, proaktivt identifiera risker och skapa ett bättre underlag för välgrundade beslut, säger Daniel Karlsson.

Josefine Johansson, auktoriserad revisor och partner på BDO, ger ett liknande råd från revisorns sida. Men där handlar det framför allt om större och mer ovanliga händelser.

– Fler vd:ar borde prata med sin revisor när bolaget står inför något nytt eller ovanligt, inte bara när bokslutet ska göras. Då är det bättre att diskutera frågan innan den genomförs än att vid bokslutet upptäcka konsekvenser som hade kunnat hanteras tidigare, säger Josefine Johansson.

Konsulten ser förändringen först

Redovisningskonsultens fördel är närheten till verksamheten. När ekonomin följs löpande går det också att upptäcka förändringar långt innan de blir tydliga i ett årsbokslut.

Det kan handla om att kassaflödet försämras trots att omsättningen ökar, att kundfordringarna växer, att marginalerna pressas eller att vissa kunder och uppdrag kräver mer resurser än de genererar i intäkter.

– Ofta kan vi identifiera potentiella problem innan de syns i bokslutet. Det ger företaget möjlighet att agera medan det fortfarande finns handlingsutrymme, säger Daniel Karlsson.

När företaget växer eller förändras ökar ofta behovet av analys och framåtblickande ekonomiskt stöd vid sidan av den löpande redovisningen.

När omsättningen ökar, personalstyrkan växer eller marginalerna börjar pressas behöver vd:n inte bara veta vad som har hänt. Budgetar, prognoser, kassaflödesanalyser och löpande uppföljning behöver användas för att bedöma vad som håller på att hända.

Daniel Karlsson beskriver det som att den ekonomiska rapporteringen inte bara bör uppfylla kraven på regelefterlevnad, utan också användas aktivt som ett styrverktyg.

Kan du försäljningen bättre än lönsamheten?

Här pekar Daniel Karlsson på en varningssignal: vd:n kan svara exakt på hur försäljningen går men har betydligt sämre koll på hur lönsamheten utvecklas.

– Omsättning är viktigt, men i slutändan är det kassaflöde och lönsamhet som skapar förutsättningar för bolagets framtid, säger Daniel Karlsson.

Han tycker särskilt att vd:n bör följa kassaflöde och likviditet, brutto- och rörelsemarginal samt lönsamhet per kund, tjänst eller produkt.

Men fler rapporter löser inte problemet i sig. Avgörande är vad ledningen gör med informationen.

En fråga som Daniel Karlsson gärna vill att fler vd:ar ställer till redovisningskonsulten är:

– Vad ser du som jag själv inte ser?

Redovisningskonsulten arbetar ofta med många företag och kan därmed bidra med perspektiv som den egna ledningen saknar. Vd:n kan också fråga vilka kunder eller produkter som skapar mest värde, vilka risker vd:n kanske missar och vilka frågor konsulten själv skulle prioritera i vd-stolen.

Ring revisorn innan affären är klar

Revisorn har en annan position. Uppdraget är oberoende och granskande, men även här kan vd:n göra misstaget att koppla in kompetensen för sent.

Josefine Johansson pekar ut förvärv, större transaktioner, ny finansiering, omstruktureringar och förändringar i ägarstrukturen som exempel på situationer där det kan vara klokt att tala med revisorn innan beslutet genomförs.

I sådana situationer kan revisorn hjälpa vd:n att förstå vilka frågor som behöver hanteras och vilka konsekvenser förändringen kan få för den finansiella rapporteringen.

Poängen är inte att revisorn ska fatta beslutet. Tvärtom sätter oberoendet en tydlig gräns.

– En revisor kan diskutera frågeställningar, beskriva regelverk, lyfta risker, förklara konsekvenser och ge rekommendationer. Men revisorn kan inte ta över företagsledningens ansvar eller fatta beslut åt bolaget, säger Josefine Johansson.

I vissa situationer går en viss rådgivning inte att kombinera med rollen som revisor. Därför behöver revisorn göra en oberoendebedömning.

När bolaget växer men rutinerna står still

En särskild risk uppstår när företaget växer snabbare än ekonomifunktionen och den interna kontrollen.

Josefine Johansson beskriver en vanlig situation i växande bolag: omsättningen och organisationen växer, men ekonomirutinerna är fortfarande anpassade till ett betydligt mindre företag.

– Till exempel att samma person kan registrera, godkänna och betala en transaktion eller att budget och prognos inte följs upp tillräckligt. Det behöver inte bero på att någon har gjort fel. Ofta har bolaget helt enkelt vuxit ur sina gamla rutiner, säger Josefine Johansson.

Andra brister som kan komma fram i revisorns granskning är stort personberoende, bristande attestrutiner, lager- eller projektredovisning som inte fungerar tillräckligt bra och otillräckliga avstämningar.

Här möts de två rollerna.

Redovisningskonsulten kan se hur ekonomin och behovet av styrning förändras i vardagen. Revisorn kan genom sin granskning identifiera brister i rapportering, processer och intern kontroll.

Använd båda – men till rätt saker

För vd:n är frågan därför mindre vem man ska lyssna på än när och till vad.

Redovisningskonsulten är nära den löpande ekonomin och kan hjälpa vd:n att förstå utvecklingen, räkna på alternativ och upptäcka förändringar tidigt.

Revisorn har den oberoende och granskande rollen och är särskilt relevant när företaget står inför större eller ovanliga händelser som kan påverka den finansiella rapporteringen eller innebära nya risker.

Ingen av dem tar över vd:ns ansvar.

– Som vd kan man använda både revisorn och redovisningskonsulten som stöd och bollplank, men det är viktigt att komma ihåg att ansvaret för verksamheten och besluten alltid ligger kvar hos bolaget, säger Josefine Johansson.