6 steg när du leder i komplexa system

– Min erfarenhet är att många med roller som förändringsledare, projektledare och strateger har som uppdrag att driva förändring, men sällan fullt mandat att påverka.

Därför har hon skrivit boken Komplexitet, en guide till dem som är i samma situation som hon själv varit. Hon beskriver medvetet gärna i bilder.

– Min ambition är att boken ska ge bilder och ett språk för det som jag upplever att verkligheten är. Det är inte det ordnade organisations- eller processchemat, utan snarare fågelflockar eller fiskstim.

Ingen självutnämnd ledare

Bilder och ord påverkar hur vi påverkar världen, menar hon. Det klassiska organisationsschemat ger bilden av att personen högst upp styr. Det är en chef som kan bestämma. Men i komplexa system, som till exempel när man ska planera en ny gata, är det många olika aktörer som tillsammans måste lösa uppgiften. Då finns inte den där självutnämnda ledaren. Och så är det i väldigt många situationer, menar Klara.

– Jag tror att de som hävdar att deras verksamhet bara är enkel eller komplicerad, även de som har en relativt enkel affärsmodell där man tror att man kan förutsäga det mesta – agerar i förhållande till allt annat som händer i samhället. Få kan leverera det man gör het självständigt utan andra. Man levererar i en kedja eller i system där det finns andra aktörer. Så fort det händer blir förändringstakten högre.

Särskilt gäller detta i en tid av klimatkris och stora samhällsförändringar. Då blir det komplext, helt enkelt.

Hjälper inte att jobba mer

Så vad gör man när man som ledare tycker att det känns stökigt och svårmanövrerat? Tja, man jobbar ännu lite hårdare. Om jag bara gör lite till kommer det ordna sig.

– Där tror jag att vi har nått en bortre gräns. När det är komplext hjälper det inte hur hårt jag själv jobbar. Det är komplext för att det är många perspektiv att ta hänsyn till och beroenden av andra. Då behöver man som ledare snarare ta ett steg tillbaka för att kunna se helheten – vad är det som funkar och inte. Det är trösterikt, men också utmanande.

Och utmaningen gäller inte bara chefen, utan även medarbetare som ställer frågor och kanske förväntar sig tvärsäkra svar. Men de kommer bli glada av att få hjälp med att se den stora bilden, hävdar Klara Palmberg Broryd. I boken skrivs återkommande om att befinna sig nära kaos. Att ändå luta sig lite tillbaka och lita på processen.

– Det är skitläskigt – och ovant. Och det som är ovant blir lätt jobbigt. Men jag tror att framför allt om man befinner sig i stora organisationer där man jobbat på ett sätt länge, så kan det stöket behövas om man ska hitta en väg framåt.

6 steg när du leder komplexa system

1. Identifiera uppdraget. Det kan vara en vision, en mission, ett mål eller ett uppdrag. Oavsett behöver du något att hålla dig i. Du måste veta varför du går till jobbet. Håll det enkelt. Det är när du har en tydlig riktning som du kan få med dig andra.

2. Testa, testa, testa. Börja testa! Vad funkar? Vad funkar inte? Lägg inte ner för mycket tid på att planera genomförandet, utan bara gör. Det har visat sig att den som testar mest får bäst resultat. Först genom testandet kan ni förstå hur organisationen eller systemet reagerar. Då kan man göra saker annorlunda för kunder och medborgare. Det går inte att planera fram de bästa förändringarna.

3. JOBBA MED DEM DU VILL. Glöm ”alla ska med”. Alla ska med – på sikt. Men från start är det viktigt att jobba med dem som faktiskt vill börja testa. När resultaten kommer så kommer resten successivt att hänga med.

4. Sök fler perspektiv. I situationer med mycket osäkerhet är det lätt att lita till dem som man är trygg med. Men i komplexa situationer gäller det att lyssna in andra perspektiv och erfarenheter. Det hjälper när man ska lösa stora utmaningar. Sök dig till sammanhang där sådana som du inte är normen.

5. Följ upp! Klassiskt kvalitetsnörderi. Hur vet vi att en förändring är en förbättring? Granska data för att identifiera vad det är som gör att ni rör er åt endera hållet? Händer det inget? Sök nya perspektiv.

6. Fortsätt. Fortsätt testa, testa och testa. Det kräver tid och uthållighet att förändra.