Oavsett anledning påverkar ett vd-byte mer än vem som sitter på den högsta chefsposten. Den avgående vd kan ha personliga relationer med viktiga kunder, leverantörer och finansiärer. Kunskap om verksamheten och dess viktigaste beslut kan också vara koncentrerad till en enda person.

Att planera för ett vd-byte, även kallat vd-succession, handlar därför både om att hitta rätt efterträdare och att se till att företaget fungerar under själva övergången.

1. Börja innan ett vd-byte blir aktuellt

Det är styrelsens ansvar att utse och vid behov ersätta vd. Frågan om vem som ska leda företaget i framtiden bör därför finnas med i styrelsens långsiktiga planering.

Det betyder inte att en efterträdare alltid måste vara utsedd. Däremot bör det finnas en beredskap för vad som händer om vd lämnar med kort varsel.

Styrelsen behöver bland annat ta ställning till vem som tillfälligt kan leda verksamheten, vilka befogenheter personen ska ha och hur en rekrytering ska genomföras.

Vid en planerad avgång finns också möjlighet att förbereda en överlämning i god tid. Det ger utrymme för kunskapsöverföring och för att introducera en ny vd för företagets viktigaste intressenter.

2. Utgå från företagets framtida behov

En vanlig utgångspunkt vid chefsrekrytering är att söka någon med liknande erfarenhet och egenskaper som den avgående chefen. Men företagets behov kan ha förändrats.

En vd som har varit rätt person under en expansionsfas behöver inte nödvändigtvis vara den bästa förebilden när företaget står inför en omstrukturering eller behöver förbättra sin lönsamhet.

Styrelsen bör därför börja med att definiera vilket uppdrag nästa vd ska ha. Vilka resultat behöver företaget uppnå under de kommande åren? Vilka förändringar krävs? Och vilken erfarenhet och ledarförmåga behövs för att lyckas?

Utifrån svaren kan styrelsen ta fram en kravprofil som styr rekryteringen, i stället för att låta den avgående vd:ns personlighet bli måttstocken. Läs också hur du undviker en felaktig vd-rekrytering.

3. Bedöm både interna och externa kandidater

Att rekrytera internt kan ha flera fördelar. En intern kandidat känner redan verksamheten, medarbetarna och företagets kunder. Övergången kan också underlättas av att personen har etablerade relationer i organisationen.

Samtidigt är intern erfarenhet ingen garanti för att personen är bäst lämpad att leda företaget framåt.

En extern kandidat kan tillföra kompetens och perspektiv som saknas i organisationen. Det kan vara särskilt värdefullt om verksamheten står inför stora förändringar.

För företag som vill utveckla interna efterträdare är det viktigt att ge potentiella kandidater möjlighet att pröva ett större ansvar. Det kan exempelvis handla om att leda strategiska projekt, ansvara för resultat eller arbeta nära styrelsen.

Det avgörande är att bedömningen utgår från samma krav oavsett om kandidaten kommer inifrån eller utifrån.

4. Gör en plan för själva överlämningen

När en ny vd har utsetts återstår en viktig del av arbetet: att föra över ansvar, kunskap och relationer.

En överlämningsplan bör klargöra vilka frågor som behöver hanteras före tillträdet och vilka som kan vänta.

Det gäller särskilt pågående strategiska beslut, ekonomiska åtaganden, viktiga kundrelationer och andra frågor där den avgående vd har information som inte är dokumenterad.

Planen bör också tydliggöra när den nya vd övertar ansvaret och vilken roll den tidigare vd ska ha efteråt.

I vissa företag är det lämpligt att den avgående vd finns tillgänglig under en begränsad övergångsperiod. Men det måste vara tydligt vem som fattar besluten. Annars riskerar medarbetarna att fortsätta vända sig till den tidigare chefen. I familjeföretaget Sundlings blev en stegvis överföring av ansvar och en tydligare rollfördelning avgörande när Emma Sundling-Bustad tog över som vd efter sin far.

5. Hantera de personliga hindren

Ett vd-byte kan väcka starka känslor, särskilt i ägarledda företag där grundaren har byggt upp verksamheten under många år.

För vd:n handlar det också om att bedöma när det är dags att lämna uppdraget. Andreas Miller och Anna Rydbacken har tidigare gett sina råd om hur vd:n kan känna igen rätt tidpunkt.

För den avgående vd:n kan det vara svårt att lämna ifrån sig ansvar och inflytande. Det kan också finnas en oro för hur efterträdaren ska hantera det som har byggts upp.

I familjeföretag kan frågan bli ännu mer komplicerad när ägarrelationer, familjeband och operativa roller överlappar varandra.

Därför behöver styrelsen eller ägarna tidigt klargöra vem som ansvarar för vilka beslut. Det är särskilt viktigt om den tidigare vd:n ska fortsätta som ägare, styrelseledamot eller rådgivare.

Den nya vd måste få möjlighet att leda företaget utan att behöva konkurrera med sin företrädare om medarbetarnas förtroende.

6. Planera kommunikationen

Informationen kring ett vd-byte behöver hanteras med omsorg. Under en pågående rekrytering kan det finnas goda skäl att begränsa vilka som känner till processen.

När beslutet väl är fattat behöver medarbetare och andra berörda få tydlig information om förändringen.

Det bör framgå vem som tar över, när det sker och hur ansvarsfördelningen ser ut under övergången.

Särskild uppmärksamhet kan behöva ägnas åt större kunder och andra viktiga affärsrelationer. Personliga kontakter som tidigare har hanterats av den avgående vd behöver föras vidare så att företaget inte blir beroende av en enskild person.

Checklista: Sex frågor inför nästa vd-byte

Styrelsen och vd kan använda följande frågor för att bedöma hur väl förberett företaget är:

1. Finns en tillfällig ersättare? Vem kan leda verksamheten om vd plötsligt lämnar sitt uppdrag?
2. Är företagets framtida ledarbehov definierat? Finns en aktuell bild av vilken kompetens nästa vd behöver?
3. Finns möjliga interna efterträdare? Har deras förutsättningar bedömts och har de fått möjlighet att utvecklas?
4. Är viktiga relationer och åtaganden dokumenterade? Kan någon annan ta över kontakten med centrala kunder, leverantörer och finansiärer?
5. Är ansvarsfördelningen tydlig? Vet alla vilken roll den avgående vd ska ha efter överlämningen?
6. Finns en kommunikationsplan? Är det bestämt när och hur medarbetare, kunder och andra berörda ska informeras?

En plan för nästa vd-byte behöver inte vara omfattande. Det viktiga är att ansvar, beredskap och rekryteringsprocess är genomtänkta innan företaget ställs inför ett skarpt läge.

Vanliga frågor om vd-succession

Hur långt i förväg bör företaget börja planera för ett vd-byte?

Styrelsen bör ha beredskap för ett oväntat vd-byte även när ingen förändring är planerad. Vid en förväntad avgång ger längre framförhållning tid att utvärdera kandidater och förbereda överlämningen.

Vem ansvarar för att utse en ny vd?

I ett aktiebolag är det styrelsen som utser vd. Styrelsen ansvarar också för beslutet att ersätta en vd. Den avgående vd kan bidra med kunskap och förberedelser, men beslutet om efterträdare ligger hos styrelsen.

Är det bäst att rekrytera en intern eller extern efterträdare?

Det beror på företagets behov. Interna kandidater har ofta god verksamhetskunskap och etablerade relationer. Externa kandidater kan bidra med erfarenheter som saknas i företaget. Båda alternativen bör bedömas utifrån samma kravprofil.

Bör den tidigare vd vara kvar under övergången?

Det kan underlätta kunskapsöverföringen, särskilt om den tidigare vd har haft en central roll under lång tid. Men uppdraget behöver vara tydligt avgränsat så att den nya vd får fullt mandat att leda företaget.