Ledningssystem som ger affärsnytta

ISO-ledningssystemstandarder är till för att bättre leda, styra och utveckla verksamheten, samt använda resurser på ett så effektivt och rättssäkert sätt som möjligt – för att i slutändan nå uppsatta mål.

Malin Källbacka, utbildningsledare, utbildningsansvarig projektledare och konsult på SIS Kompetenspartner, tycker att man kan jämföra standarden med en kokbok där man inte kan garantera en god middag bara för att man har en bra kokbok.

–Ledningssystemstandarder i sig själv kan inte göra att organisationen arbetar effektivt och flexibelt för att lyckas nå sina mål, men det är ett bra verktyg, en bra kokbok, menar hon.

Att ständigt förbättra det systematiska arbetet för att minska slöseri med exempelvis onödig byråkrati och pappersprodukter i skrivbordslådan är enligt henne att arbeta enligt standarder för ledningssystem.

– Ledningssystemstandarderna bidrar inte till ökad byråkrati men självklart kan ledarskapet och just hur organisationen använder standarderna vara omodernt och då får vi ju ingen affärs- eller verksamhetsnytta, säger Malin Källbacka.

Verktyg för affärsutveckling

Ett ledningssystem beskriver hur en organisation styr sin verksamhet.

– Det fungerar som ett verktyg för högsta ledningen att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt fastställda rutiner och som ett stöd för medarbetarna i deras dagliga arbete.

Ledningssystem brukar innefatta en organisations policy, mål, processer, aktivitetsflöden med fastställda rutiner, mätmål, nyckeltal, kriterier och uppföljning.

Malin Källbacka betonar att om man ser ledningssystemstandarder som ett verktyg endast för kontroll och revison har man missat den viktiga delen av det systematiska arbetet och att ledningssystemstandarder används som verktyg för affärsutveckling.

– Genom att i ledningssystemet tydliggöra arbetsflöden och lägga in mätmål i verksamhetsprocesserna skapas förutsättningar som gör att hela organisationen, plus det som lagts ut externt, jobbar åt samma håll för att nå vision, strategi och uppsatta mål, säger hon.

Tre punkter för att skapa ett flexibelt ledningssystem

Malin Källbacka lyfter fram tre punkter som är viktiga för att skapa ett flexibelt ledningssystem. Det handlar om flexibla ledare, anpassad kommunikationsstil och samverkan.

• För att nå målen behövs flexibla ledare på alla nivåer i organisationen. Ledare som är trygga och tydliga i sina beslut och förstår vikten av samverkan med medarbetarna.

– Bryt ner, tydliggör och använd ert språk så att alla förstår vad som är målet och hur man ska ta sig dit. Tolka texten i ledningssystemstandarden och anpassa språket så att du får med dig alla på tåget, här krävs det både lyhördhet och flexibilitet.

• Den flexibla kommunikationsstilen handlar om att inte slänga ut ord som samverkan, kommunikation och tillit hit och dit utan att kunna specificera vad det praktiskt innebär.

– Här kan du använda ledningssystemstandardernas ramverk och vägledningar för att på ett flexibelt och effektivt sätt bryta ner och specificera vad som ska göras och hur.

• För att lyckas med samverkan måste det finnas substans.

– Exempelvis behöver medarbetaren i organisationen få möjlighet att diskutera sina idéer för att sedan kunna agera och i dialog kunna förbättra och utveckla verksamheten. Här kan ledningssystemstandarden för innovation behöva finnas med som en naturlig del av ledning, styrning och organisationens ledningssystem.

Exempel på utmaningar

Luddiga mål

När det gäller utmaningarna lyfter hon först fram luddiga mål och avsaknad av beslutsfattare.

– Om ledningen inte är stark i besluten finns det risk att det i stället blir persondelegering utan tydlighet och mandat med för få resurser. För att få med alla på tåget behövs tydlighet exempelvis med en gemensam budget och styrning.

Oro

Det kan också finnas en oro att man i linjen tappar kontroll i sin del av verksamheten.

– Rädslor kan handla om att jag som linjechef får mer jobb i en redan belastad tillvaro. Känner man sig utanför beslutsprocessen kan man bli avigt inställd och i stället för att känna engagemang känna irritation över att man får saker tryckt på sig uppifrån.

Olika kartor

Ofta kan man se målkonflikter där organisationens olika policyer och mål pekar åt olika håll.

– Flexibiliteten behöver finnas så att vi inte begränsar oss men vi kan inte ha olika kartor för att nå olika visioner, strategier och affärsmål i samma verksamhet. Ett mål får inte störa ut ett annat då blir ju alla förvirrade och du riskerar att slösa tid och pengar på fel sak, berättar Malin Källback.

Råd och tips på vägen

• En tydlig riktning

Malin Källbackas råd när det gäller flexibiliteten är bland annat att peka ut en tydlig riktning och anpassa vägen till målet så att alla förstår vägen dit.

– Var flexibel och använd ert språk och den pedagogik som passar medarbetare och era intressenter bäst.

Hon betonar också vikten av att utbilda och coacha mellancheferna så att de blir trygga och kan vara flexibla och förtydliga pedagogiken så att budskapen landar rätt.

– Hoppar man över detta viktiga steg blir det svårt att lyckas.

En viktig motor

Hon menar att företagets ledningssystem och ledningssystemstandarder inom exempelvis kvalitet, innovation och hållbarhet kan göra skillnad om de används på ett flexibelt och bra sätt.

– Att arbeta systematiskt ser jag inte som motsats till flexibilitet utan i stället är det en viktig motor och kraft för att kunna vara flexibel och komma framåt.

Hennes råd är att man i förbättringsarbetet alltid fokuserar på att det systematiska kvalitetsarbetet ska ha fokus på tillgänglighet och affärsnytta.

– Stäng gapen i organisationen genom att tydliggöra hur kvalitetsarbetet ska gå till med handlingsplaner och rutiner på alla nivåer i organisationen, särskilt på mellanchefsnivå. Alla användare ska ha ett lättillgängligt ledningssystem med fokus på affärsnytta och organisationens kvalitetslöfte.

Det systematiska arbetssättet som byggs upp ska vara flexibelt och enkelt att förstå för alla som använder ledningssystemet och standarderna.

– Det ska vara lätt att göra rätt och svårt att göra fel. Minska tråkigt och öka nytta, säger Malin Källbacka.

Se till att det blir verkstad

Bryt ner och specificera vad som ska göras och hur för att nå strategi och mål ska nås, detta ska byggas in i verksamhetsprocesserna.

Se över att mål, handlingsplaner och åtgärder finns och inte pekar åt olika håll.

Integrera kvalitet, miljö och hållbarhetskraven i verksamhetsprocesserna och arbeta med ledningsgrupper, fokusteam och olika samverkansforum tvärfunktionellt.

– Här kan ledningssystem för innovation behöva finnas med som en naturlig del av ledning, styrning och organisationens ledningssystem, avslutar Malin KällbackaBild Malin Källbacka)

Malin Källbackas råd är att i man i förbättringsarbetet alltid fokuserar på att det systematiska kvalitetsarbetet ska ha fokus på tillgänglighet och affärsnytta.