Lär känna de åtta elefanterna i rummet

– ”Vi människor föds med en inneboende drivkraft att samarbeta och tillhöra, men förmågan att utveckla funktionella grupper av människor är inte något vi föds med, det är något vi lär oss”, säger Cecilia Duberg. Med elefanter menar hon det som alltid finns i rum där människor strävar mot något mål tillsammans och som alla påverkas av men som man oftast inte pratar om. Att hantera de åtta elefanterna är den kanske viktigaste strategin för att nå framgång.

Ramar måste finnas

Den första elefanten handlar om ”ramarna”. Är gruppen överens om vart de ska, varför och hur de ska ta sig dit? Ramar handlar också om relationer; hur vi relaterar och bryr oss om varandra. Får olikheterna plats så att de olika personernas resurser kan komma till sin rätt?

– Om det saknas tydliga ramar för samarbetet, gemensamma normer och målbilder, upplever gruppen en tröghet och ofta stor trötthet. Men å andra sidan, när de finns kan de ta oss väldigt långt, konstaterar Cecilia Duberg. Hon kallar det för ”elefanteffekter”; när vi istället för att hindras av de stora krafterna mellan människor, lär oss använda dem för att ta oss framåt.

Den andra elefanten handlar om hur det står till med ”tilliten” och kan ses som en förlängning av den första. Den bygger på att gruppens medlemmar har en gemensam bild och på att det finns en så kallad psykologisk säkerhet i gruppen. Den innebär att varje deltagare känner sig fri att bidra med information och ställa frågor utan risk att få stå till svars för dem senare. Är prestigen för stor mellan medlemmar i gruppen kommer man aldrig att våga dela med sig av exempelvis ett misslyckande, även om det leder till viktiga lärdomar.

– Ett enkelt sätt att börja bygga tillit i grupp är att som ledare själv bidra med tillkortakommanden eller ge positiv förstärkning till någon som vågar vara sårbar inför andra. En annan bra metod är att införa en norm aldrig tillåta att man pratar bakom någons rygg, betonar Cecilia Duberg. Som chef kan du vara extra tydlig med detta, genom att aldrig gå med på ett samtal om någon som inte är i rummet. Ibland verkar chefer till och med tro, att deras uppgift är att lyssna på åsikter om andra.”

Skapa drivkrafter

Den tredje elefanten är ”drivkraft och energi”. En viktig aspekt kring hur man skapar drivkraft genom att ta hänsyn till gruppens mognadsfas. För en ny grupp är drivkraften främst om att lära känna varandra, medan en mogen grupp drivs av strukturer och resultat. Här betonar Cecilia Duberg vikten av att vara medveten om var i utvecklingen en grupp befinner sig och skapa förutsättningar utifrån detta. Och det gäller att ge en grupp utrymme att växa.

Cecilia betonar hur en grupp alltid strävar mot två mål samtidigt – det uttalade arbetsmålet och målet att utvecklas som grupp. Det sista är ofta lätt att missförstå.

Stor utmaning

Den fjärde elefanten handlar om ”kommunikation”. Här menar Cecilia Duberg att det är lätt att missa den kunskap som finns hos teamets lite tystare medlemmar, de som kanske inte hörs lika mycket som en medlem som pratar mycket. Sedan pekar hon på studier kring kommunikation som visar på att det alltid är bäst att kommunicera ansikte mot ansikte. Om man arbetar på distans så är facetime bättre än att bara tala i telefon. Sämst är mejl och sms.

– Det är också oerhört framgångsrikt att skapa en stark feedbackkultur, betonar Cecilia Duberg. Ett team som kontinuerligt förväntas ge varandra feedback med syftet att hjälpa varandra att lyckas, ökar både engagemang och ansvar.

Den femte elefanten handlar om ”teamkänsla”. Här konstaterar Cecilia Duberg att om den finns så upplevs det väsentligt mer meningsfullt att gå till jobbet. Här menar hon att det är viktigt att hela tiden utvecklas som team genom teaming. Det som gör ett team framgångsrikt är just förmågan att ta till sig nya saker och att arbeta tillsammans över längre tid. Det långsiktiga är mycket viktigare än att plocka in en ”Zlatan”.

– Det är en klok investering att som vd satsa långsiktigt på teamen och att behålla sina teamspelare, konstaterar hon.

Den sjätte elefanten handlar hur man hanterar”motgångar”. Det är när vi möter svårigheter som det visar sig hur långt gruppen kommit i sin utveckling.

– Det visar sig snabbt i motgång om man hjälps åt eller om man bara försöker skydda sig själv. Konstaterar Cecilia Duberg. Kan man hjälpas åt kommer gruppen växa sig starkare av utmaningar.”

Nya mål

Ännu svårare kan faktiskt den sjunde elefanten vara att hantera. Den handlar om ”framgång”. För när man nått sitt mål är det lätt att tappa fokus. ” Det är faktiskt oftare efter en OS-medalj som krismötet behöver sättas in, då pressen ökar och vi kanske har olika bilder av framtiden. Framgångar kommer ofta fortare än man anar och det gäller ett våga ha en plan även för tiden efter dem.”

Slutligen, den åttonde elefanten som har fokus på reflektion och ”reflektionstid”. Det är kort sagt viktigt att stanna upp regelbundet för att tänka igenom vad som skett och vad som ska hända framöver.

– Det är ofta lätt att reflektionen över det som gjorts får stå åt sidan till förmån för nästa projekt, säger Cecilia Duberg. Det är synd, eftersom reflektionstid är ett fönster för lärande, både enskilt och i grupp.

Sammanfattningsvis vill Cecilia Duberg betona vikten av att förstå hur elefanten i rummet är viktiga. Att de står där med viktig information, och därför inte bara ka undanröjs. När vi lär oss använda kraften de kommer med, kan vi istället ta oss hur långt som helst. Det är också därför hon med stort engagemang lagt möda på att skriva sin bok.

– Relationer, teaming och samarbeten ärr det viktigaste vi har för både hälsa och framgång, avslutar Cecilia Duberg. Om du som chef och vd kan sätta utmaningarna mellan människor i sitt sammanhang och hantera dem rätt, slipper man ta det som händer personligt och man kan använda sin energi till att ta sig framåt. Att kunna skapa elefanteffekter är vad dagens ledarskap behöver handla om.

Så skapar du elefanteffekter i ditt team:

– Ha tydliga ramar och fokus på relationerna.

– Bygg in tillit och psykologisk säkerhet.

– Förstå teamets drivkraft och gå dit energin finns.

– Se om kommunikationsmönster och prata med varandra istället för att skicka mejl.

– Investera i att bygga teamkänsla.

– Hantera motgångar som de avgörande stunder av lärande de är.

– Ta hand om tiden efter era framgångar.

– Se till att det finns utrymme för reflektionstid, och fira era segrar.