Hösten betyder nystart

Utnyttja att ni återsamlas på en kick-off eller ett uppstartsmöte. Kartlägg och skapa din krisorganisation i tid. Gå igenom era rutiner och se vad som behöver förstärkas och vad som fungerar inte bara på pappret utan även i praktiken? Att veta vem gör vad när det hettar till är helt avgörande när krisen drabbar organisationen. 

Annars kan det snabbt bli så att vd:n jagar ledningsgruppen, kommunikatörerna jagar fakta och medarbetarna börjar själva svara medierna. Plötsligt är organisationens bristande krisberedskap en del av själva krisen.

Var och en ska veta och känna sig trygga i sitt mandat och sin roll. Det är en förutsättning för att lyckas hantera krisen och samtidigt fortsätta den ordinarie verksamheten.

Säkra kontaktvägarna när tekniken sviktar

När krisorganisationen är på plats och rollerna tydligt fördelade behöver ni inventera att ni har rätt struktur och kontaktvägar för att snabbt nå era målgrupper, styrelsen, medarbetarna och andra intressenter. Vet du som vd hur du snabbt får tag på din ledningsgrupp? Har ni kanaler som fungerar även om din smartphone skulle krascha? Uppdatera och säkerställ att ni har adresslistor och kanaler som gör att ni enkelt når de ni behöver och kan informera även vid kris.

Upptäck varningssignalerna innan krisen bryter ut

Nystart ger också möjlighet att se över er omvärldsbevakning och uppdatera företagets förmåga att i tid upptäcka och därmed kontrollera krisen innan den bryter ut. Har ni ett system för att tidigt fånga upp inkommande frågor från media, konsumenter och kunder? Bevakar ni er egen bransch systematiskt så att ni snabbt kan fånga upp när en konkurrent eller systerföretag granskas av media eller ifrågasätts av sina kunder? Hur fångar ni upp förändringarna på marknaden? Har ni koll på politiska beslut som kan komma att påverka er framöver? Det är särskilt viktigt under ett valår, när den politiska agendan för de kommande fyra åren ska formas och regeringsmakten kan skifta. Når rätt information fram till dig som vd i tid?

En annan viktig fråga är om ni har någon att ringa när det börjar blåsa upp till storm. Det är lätt att bli hemmablind när verksamheten ifrågasätts externt och ett mediedrev drar i gång. Att börja upphandla en kriskommunikationsbyrå när det stormar som mest kring företaget är inte optimalt.

Att i lugn och ro ta stöd av en kommunikationskonsult, testa hur det fungerar att arbeta tillsammans i ett normalläge,, ge insyn i verksamheten samt klargöra vart företaget är på väg och vilka utmaningar som finns sparar många dyra konsulttimmar när sen krisen väl är ett faktum. Se till att ha ett upparbetat stöd av någon du litar på och som du snabbt kan vända dig till för att få ett utifrånperspektiv och hjälp när tunnelseendet drabbar organisationen.

Öva när det fortfarande är lugnt

Avslutningsvis: Avsätt tid för att träna på kris. Ta en timme i samband med ett uppstartsmöte och gör en enkel krisövning. Stresstesta och provtryck krisorganisationen. Det finns en massa lärdomar att enkelt kamma hem bara genom att ta ett externt exempel på en pågående kris och sen ställa sig frågan: ”Hur hade vi hanterat det här i vårt företag?”

En krisövning är teambuildingi sin mest konkreta form.

Där har du det. Börja hösten med att gå igenom de här fem olika delarna. Då har ni kommit en lång väg för att mota krisen och tidigt ta kontroll.

Det är ditt ansvar som vd att se till att ni har:

• Krisorganisationen på plats med mandat och rollfördelning 
• Kanaler för att även i kris snabbt och enkelt nå ut 
• Omvärldsbevakning som leder till tidig upptäckt och kontroll
• Utifrånperspektiv för att inte underskatta eller överdriva situationer som kan leda till kris
• Öva kris (för vi vet att övning ger färdighet och skapar arbetsro framåt)!

Anne Ekberg och Elin Boberg är kommunikationsrådgivare och driver Boberg ∙ Millvina Kommunikation. De har arbetat nära statsministrar, partiledare och företagsledare med kriskommunikation, medieträning och opinionsbildning. Med bakgrund från politikens kärna och erfarenhet av allt från börsbolag till startups och organisationer skriver de nu som bloggare i VD-tidningen om krishantering ur vd:ns perspektiv. Har du frågor? Hör gärna av dig på millvina@millvina.se