Inga produkter i varukorgen.
Det tuffa beslutet och det svåra samtalet – vilket stöd har du?
Bloggen Det landade inte rätt, det där första svåra medarbetarmötet som vd. Thomas Magnusson, chefsrådgivare på Ledarna, bloggar om vikten av att förbereda sig – inte bara mentalt utan också genom att ta hjälp och stöd, om du måste säga upp någon.
Foto: Ledarna/Stock Adobe
Om du inte redan har stått inför beslutet att säga upp en medarbetare på grund av skäl som bottnar i vad som är bäst för bolaget, så kommer du förr eller senare hamna där. Det är ett tufft beslut att ta på flera plan då det oftast handlar om att den medarbetarens kompetens kanske inte är rätt och riktig inför framtiden eller att den helt enkelt inte räcker till. Den första gången jag var tvungen att hantera en sådan situation så låg jag sömnlös flera nätter och försökte spela upp i mitt huvud hur samtalet skulle gå. Jag försökte föreställa mig alla de vägar som samtalet skulle kunna ta för att förbereda mig på ett konstruktivt svar och på så sätt nå målet med samtalet.
Förbered dig väl
När dagen sedan kom då mötet var bokat och jag nu skulle hantera den uppkomna situationen så hade jag en klump i magen redan innan mötet. Jag stålsatte mig och startade upp mötet, jag hade ingen stödperson med mig såsom HR eller en extern resurs för att backa upp mig.
Jag inledde samtalet precis på det sättet jag legat och funderat mig fram till. Men redan under de första minuterna när medarbetaren insåg vart den här diskussionen var på väg, så övergick det i ett emotionellt samtal som mer kom att handla om de mjuka värdena. Jag lyckades inte hålla mitt intränade skript och föll in i samma läge som min medarbetare.
Det samtalet blev inte bra, inte för mig och definitivt inte för min medarbetare. I slutändan hade jag ändå förmedlat det jag skulle men inte med den kvaliteten och respekten för min medarbetare som jag önskat.
Ta hjälp
Det jag tog med mig från den situationen var att det är viktigt att få med dig en person som kan förhålla sig neutral under så här viktiga samtal och som kan hjälpa till att föra tillbaka samtalet till det det handlar om. För det kommer garanterat bli emotionellt vid något tillfälle då det de facto kommer att handla om en medarbetares prestationer eller kunskapsnivå samt att du som vd nu söker något annat.
Den vanligaste orsaken till uppsägning är arbetsbrist, vilket orsakas av omorganisering eller lönsamhetsproblem. När det gäller arbetsbrist finns det tydligt dokumenterade steg att följa för arbetsgivaren för att säkerställa en säker process så att det hanteras rätt. Det är lite knepigare när det gäller personliga skäl och det ställer högre krav på dig som chef. Här är det bra om du har HR eller en extern person med dig som kan arbetsrätt.
Följ den svenska modellen
Av respekt till den medarbetare som är utsatt för beslutet så kan det till och med vara värt att ta in en extern resurs för att säkra processen. Det finns stöd på flera håll och för alla parter i en situation som den här i arbetsgivarorganisationer och fack; Ledarnas chefsrådgivning är ett bra exempel. Att följa den svenska modellen är ett sätt att säkra att alla får det stöd som behövs i en process som denna.
Några exempel på de steg som man bör fundera på för att ha en så säker och respektfull process som möjligt vid uppsägning av personliga skäl är:
Bakgrunden till beslutet
En uppsägning kräver noggrann planering. Innan du agerar behöver du samla in relevant information som prestationer, tidigare feedback, varningar och åtgärder som redan har vidtagits. Här kan HR hjälpa till att göra processen så smidig som möjligt. Tillsammans kan ni sätta upp en struktur för att säkerställa att varje steg är planerat och dokumenterat, vilket minskar risken för misstag och ser till att det blir rätt från början.
Säkerställ att allt går rätt till
Arbetsrätten kan vara svår, särskilt i en situation som involverar personliga skäl. Genom att involvera HR får du den arbetsrättsliga expertis och vägledning du behöver för att följa alla lagkrav och företagets egna regler. Saklig grund är den viktigaste delen inom arbetsrätten, och HR kan hjälpa dig att bedöma om situationen uppfyller de krav som till exempel Lagen om anställningsskydd ställer. Rätt stöd här kan bespara dig onödiga kostnader, ge en legitimitet för ditt beslut och förhindra eventuella ryktesspridningar inom bolaget.
Hantera samtalet professionellt
Det svåra samtalet är kanske det viktigaste momentet i hela processen. HR kan hjälpa dig att förbereda en tydlig och respektfull kommunikation som gör det lättare att hantera situationen. De kan också se till att all dokumentation är på plats, så att du inte behöver oroa dig för det.
Förbered dig på olika utfall
Det här är ett svårt besked att ta så du bör vara förberedd på att det kommer väcka känslor och att mötet kan bli emotionellt. Det påverkar din medarbetare men kan mycket väl spilla över i organisationen. Med HR vid din sida kan du göra en riskbedömning för att identifiera möjliga konsekvenser och planera hur ni kan hantera dem.
En neutral part vid din sida
Det kan kännas väldigt tungt och ensamt att genomföra ett uppsägningssamtal på egen hand. Då kan HR vara ett starkt stöd. Deras närvaro fungerar både som ett stöd för dig och som en neutral part som hjälper till att hålla samtalet professionellt och strukturerat.
Stöd för alla inblandade
Uppsägningen slutar inte när samtalet är över. Efteråt är det viktigt att ge stöd både till den som lämnar och till de som stannar kvar. Att hantera en uppsägning är aldrig enkelt, men med rätt stöd från HR kan du se till att processen genomförs på ett professionellt och respektfullt sätt. HR har rollen att vara din guide genom en utmanande situation, och hjälpa dig att balansera juridiska krav med omtanke och respekt för alla inblandade.
Thomas Magnusson är chefsrådgivare på Ledarna och har varit vd i tolv år i flera olika bolag.
