Beslutsfattandet en konstart

– Det är fel! I själva verket behöver vi alla ha struktur och systematik för att inte förvirras av kaoset i vår omgivning. Om vi har en struktur skapar vi överblick och klarhet. Det andra steget är att ha en metod som hanterar strukturen. Då får vi betydligt bättre förutsättningar att undvika åtminstone de mest uppenbara dumheterna, säger Love Ekenberg, professor i data- och systemvetenskap vid Stockholms universitet.

Han konstaterar att världen är överfull av små och stora problem som kräver både tid och resurser. En ledare måste verkligen förstå hur man ska fokusera här och hur resurserna ska allokeras vilket inte göras på ett vettigt sätt utan ordentlig systematik.

– Det gäller då att kunna hantera detta, annars ger man ganska snart upp och slutar i någon diffus magkänsla. Ledaren förstod kanske inte alls de olika aspekterna som borde ha beaktats eller hur dennes egen motivation och egna preferenser skulle hanteras. Än mindre hur beslutet borde anpassas när omständigheterna blev lite annorlunda än man från början hade förutsett. Det är begripligt att sådana analyser många gånger kan upplevas övermäktiga och att det är enklare att göra det som känns rätt i stunden. Det är ett lika vanligt som onödigt misstag.

En medveten process

Han menar att beslutsfattande måste vara en mycket medveten och analytisk process som ger tydligt ledarskap, självständiga medarbetare, bättre resultat och effektivare organisationer.

– Ju bättre metoder och processer, ju mer korrekt information som finns tillgänglig att använda och ju mer struktur man kan få i en beslutssituation, desto bättre beslut kan naturligtvis fattas.

Ibland saknas det tillräckligt med information för att det ska vara möjligt att fatta ett medvetet beslut.

– Men förbluffande ofta undviker många vd:ar att ta reda på nödvändiga fakta även om det går. De som tar spontana och snabba beslut får till synes ofta mer gjort än den som analyserar beslutssituationerna mer noggrant, men det går då ofta sämre än vad det annars skulle ha gjort. Och inte sällan går det riktigt illa, säger Love Ekenberg.

Han ger inte heller mycket för det konsensustänkande som är förhärskande i Sverige.

– Här är det ofta viktigare att alla är överens än att man fattar rätt beslut. Det kan få förödande konsekvenser

Love Ekenberg betonar att istället måste tid ägnas åt att utreda och strukturera tillgänglig information, att försöka förstå sina egna begränsningar och inse vad som kan göras åt dem. Han konstaterar att beslutsfattande är en utvecklingsprocess i olika faser.

– Varje lösning på ett beslutsproblem leder till nya problem som kräver ytterligare förfinade metoder och förändrade strukturer. Svårigheterna med att fatta rimliga beslut kan knappast överskattas. Beslutsfattande är en konstart som måste läras och utövas.

Är ohyggligt dumma

I boken ”Det är upp till dig”, ger Love Ekenberg och Harald Kjellin, forskare vid Stockholms universitet samt psykiatrikern Kristina Sygel tips på metoder för att utveckla beslutsfattandet.

– Det behövs mer automatiserade sätt att fatta beslut. Vi människor är egentligen ohyggligt dumma och inte alls anpassade för att besluta i ett alltmer komplext samhälle. Vad vi klarar är att fatta beslut för små flockar och reda ut ganska enkla konflikter, menar Love Ekenberg och exemplifierar med miljöfrågan där världens ledare har svårt att fatta rätt beslut när det gäller att komma tillrätta med klimatfrågan.

Den övergripande modellen måste kunna analyseras och får inte, enligt Love Ekenberg, reduceras till ytterligare ett tämligen intetsägande diagram på en vägg eller i en konsultrapport. Den ska kunna besvara ett antal frågor, till exempel:

– Vilka typer av beslut ska fattas i de olika processerna i organisationen?

– Vilka fattar beslut av större betydelse?

– Vilka metoder används idag?

– Finns det en dokumenterad process för att fatta beslut?

– Vilka beslut är repetitiva?

– Vilka kriterier är relevanta och hur svarar de mot verksamhetens målsättning?

– Vad utgör ett underlag?

– Finns det något mått på möjliga vinster av den här struktureringen – vilka fördelar kan införandet av en strukturerad process innebära?

– Finns det tillräckligt med potential för att införa och genomföra en strukturerad process?

När en organisation sedan har hittat en fungerande långsiktig strategi finns det förutsättningar för den att metodiskt utveckla, formalisera och analysera viktiga delstrategier.

– Därmed får man en synnerligen effektiv organisation och verksamhetsstyrning, genom att den arbetar upp en struktur- och beslutskapacitet. Hela organisationen blir formaliserad och strömlinjeformad med tydliga regelverk på lämplig abstraktionsnivå utan förlamande och dyrbar byråkrati. Alla ser den helhet som de behöver, avslutar Love Ekenberg.