Inga produkter i varukorgen.
Bättre mötessnack ger mycket mer verkstad
Bloggen Att prata, samtala och diskutera är tre sätt att kommunicera, som alla har sin plats i ett möte. För att ett möte ska bli produktivt och leda till konkreta resultat, behövs en balans mellan dessa nivåer av kommunikation. Här får du konkreta tips från "Mötesdoktorn" Jörgen Dyssvold för hur du lyckas med det.
Foto: Her Omar/Stock Adobe
Har du tänkt på att det är skillnad mellan att prata, samtala och diskutera? Att prata handlar oftast om att utbyta information på ett ytligt plan, medan man i samtal fokuserar på att lyssna för att förstå varandras perspektiv. Att diskutera innebär att man analyserar och argumenterar kring olika åsikter – ofta i syfte att landa i samma slutsats eller ett gemensamt beslut.
Möten är forum där prat, samtal och diskussioner ofta sker med olika syften, såsom att ge förslag, säga emot, eller nå gemensam förståelse. Ett viktigt mål med möten är att det snack som sker också ska leda till verkstad. För att åstadkomma det behöver mötena bestå av mer samtal och diskussioner och lite mindre av det ytliga eller ostrukturerade pratandet.
Skapa en trygg mötesmiljö
För att ett möte ska leda till resultat är det viktigt att skapa en miljö där alla känner sig trygga. Psykologisk trygghet innebär att alla i gruppen kan uttrycka sina tankar utan rädsla för negativa konsekvenser. Det är grundläggande för att kunna ha djupa samtal och konstruktiva diskussioner.
För att skapa en sådan miljö bör du som ledare och deltagare lyssna aktivt, visa respekt för andras åsikter och vara öppen för nya perspektiv. Det är också viktigt att hantera eventuella motsättningar direkt och på ett respektfullt sätt. Genom att skapa en kultur där det är okej att göra misstag och där alla bidrag är välkomna, så förbättras också förutsättningarna för produktiva möten.
Tre tips för att skapa psykologisk trygghet:
- Lyssna aktivt. Visa att du värderar vad varje deltagare säger genom att lyssna uppmärksamt utan avbrott.
- Visa respekt. Behandla alla inlägg med respekt och undvik att döma eller kritisera för snabbt.
- Uppmuntra deltagande. Skapa en atmosfär där alla känner sig välkomna att delta, oavsett åsikter eller erfarenheter.
Ge feedback på ett konstruktivt sätt
Feedback är en central del av effektiva möten och det finns många fallgropar att undvika. Ett vanligt misstag är att man ger feedback som är för generell eller otydlig, vilket gör det svårt för mottagaren att förstå vad som behöver förändras. Ett annat är att man ger feedback på ett sätt som känns som ett angrepp snarare än konstruktiv kritik.
En god samtalsledare spelar en avgörande roll för att diskussioner under möten ska bli inkluderande och konstruktiva. Ledaren behöver styra dessa så att fokus behålls på målet samtidigt som alla deltagare upplever att de får möjlighet att uttrycka sig. Det kräver en förmåga att kunna lyssna och ingripa vid rätt tillfällen – men utan att dominera samtalet.
En bra samtalsledare ser till att alla röster blir hörda och att eventuella motsättningar hanteras både direkt och respektfullt. Genom att leda med tydlighet och empati kan samtalsledaren skapa en atmosfär där deltagarna känner sig både delaktiga och värdefulla.
Tre tips för att leda inkluderande samtal
- Fördela ordet rättvist. Se till att alla deltagare får chans att tala, och att ingen dominerar diskussionen.
- Håll fokus på målet. Påminn gruppen om syftet med mötet för att undvika sidospår.
- Hantera konflikter direkt. Ta itu med meningsskiljaktigheter konstruktivt för att undvika att de påverkar mötesklimatet negativt.
Med en trygg mötesmiljö, tydlig och konstruktiv feedback samt en kompetent samtalsledning kan du säkerställa att era kommande möten kan bestå av bättre snack som leder till mycket mera verkstad. Lycka till med det!
Jörgen ”mötesdoktorn” Dyssvold har ägnat drygt trettio år till att skapa och förbättra möten människor emellan, bland annat som mötesexpert inom Regeringskansliet. Till vardags arbetar han på mötesbyrån Herr Omar. Där hjälper han människor, myndigheter, företag och organisationer att skapa meningsfulla möten samt utbildar inom Meetfulness™. Meetfulness handlar om konsten att planera, leda samt framträda och delta i möten som ett proffs.
