Bättre driv med uppsjungen styrelse

– Ett bra styrelsemöte för mig, det är 10-10-80. Det vill säga 10 procent historia. 10 procent nutid. Och 80 procent framtid. För det är när vi hjälps åt att prata om det som kommer, och inte om det som redan har skett, som vi kan stötta vd:n och ledningsgruppen ordentligt, säger han.

Vd:n och styrelsen har olika men kompletterande roller som är viktiga att hålla isär. Vd:n ansvarar för den dagliga driften och implementeringen av strategin, medan styrelsen har ett övergripande ansvar för bolagets långsiktiga inriktning och resultat. Jan Lindblom förklarar:

– Vd:n ska ju äga hur-frågorna. Och det händer emellanåt, i iver och entusiasm, att styrelseledamöter går ner på detaljnivå. Men det ska de inte göra. Det väcker irritation när styrelsen lägger sig i vd:ns arbete på det viset.

Skaffa styrelsekunskap

Det är alltså viktigt med respekt för varandras roller och ansvarsområden, och den bästa vägen dit är tydlighet runt vad som är en vd-fråga och vad som är en styrelsefråga. En tydlig gräns möjliggör för både vd och styrelse att fokusera på sina kärnuppgifter. För att uppnå denna tydlighet är det en fördel om vd:n har styrelsekunskap, menar Jan Lindblom. Vare sig vd:n är extern eller ägare är det klokt att hen har en kunskap som är jämbördig med styrelsens, så att vd:n förstår vad som ska ske i styrelserummet.

– Om man som vd är trygg i sin egen styrelsekunskap kring både formalia och i det värdeskapande styrelsearbetet, då kan man sätta ner foten och avgöra, vad som är en styrelsefråga och vad som är en ledningsfråga. Alltså: vad är en vadfråga, och vad är en hurfråga, förklarar han.

Hans tips är alltså att vd:n skaffar sig styrelsekunskap – varför inte genom att vara extern ledamot i ett annat bolag. Inte så att det tar för mycket tid, men på en hanterbar nivå, för att träna sig inte bara i hur vd:n rapporterar till styrelsen utan också i att bli rapporterad till.

Av samma skäl ser han också ett plus med att åtminstone några av styrelseledamöterna har egen vd-erfarenhet. Det är alltid bra för samspelet vd-styrelse att man förstår båda rollerna. Nu kan förstås inte alla vd:ar påverka styrelsesammansättningen, men som vd kan man, om chansen dyker upp, förklara för ägarna att det är viktigt med en styrelse som kan hålla isär rollerna.

Var en proaktiv vd

Men vad mer kan vd:n göra för att skickliggöra sin styrelse och därmed maximera samarbetet med densamma? Jan Lindblom uppskattar en proaktiv vd, som inte bara inväntar styrelsemötet utan själv tar initiativ till att hålla styrelsen uppdaterad om vad som pågår i verksamheten. Ta gärna användning av digitala lösningar som en bra styrelseplattform där vd:n kan publicera rapporter om vad som har åstadkommits, så kommer styrelsen bättre förberedda till nästa möte. Eller ”uppsjungna” som Jan Lindblom kallar det.

– Personligen tycker jag om att skriva vd-brev. Det är den gången i månaden när jag sätter mig ner och tänker igenom för mig själv, vad har jag åstadkommit den sista månaden. Och vilka problem har vi. En reflektion som är jättenyttig, och som resulterar i ett vd-brev som gör att jag får en uppsjungen styrelse när väl mötet kommer, tipsar han.

Över huvud taget att mötas utöver styrelsemötena är en god sak för ett bättre samarbete mellan vd och styrelse, anser han. Att ta en strategidag någon gång under året när man ses utanför styrelserummet, kanske äter middag ihop och enas om att ta av vd-hatten och styrelsehattarna och diskutera kritiska frågor med sin samlade kompetens. Det finns en logik i att även ta med ledningsgruppen, och ägarna om det är hanterbart, det vill säga att de inte för många.

– Då skickliggör man styrelsen samtidigt som man borrar i frågor som ska upp på styrelsebordet och får använda hela styrelsens samlade kompetens i att bena ut de olika utmaningarna. Det är också ett exempel på hur en vd kan vara proaktiv och skickliggöra sin styrelse. Och på det viset få en bättre arbetsmiljö och få utveckla styrelsen i samtakt med att man utvecklar bolaget.

Gör en noggrann kravspec

Om vi då går vidare till det ägarledda bolaget, där ägaren har tillsatt sig själv som vd. Hur kan vd:n tänka för att skickliggöra sin styrelse i det fallet? Ja, till att börja med bör vd:n fundera över vad man ska ha styrelsen till. Vill du ha en fanclub, då tar du kanske in mamma och pappa, pojkvän, flickvän, ”nära och kära som vill dig väl” som Jan Lindblom uttrycker det. Men vill du ha ett bra styrelsearbete för att utveckla bolaget, då har du världens chans när du får sätta ihop din egen styrelse.

– Ta in rätt människor med rätt attityd. Rätt personlighet, rätt kunskap och rätt erfarenhet. Ta referenser på dem, uppmanar Jan Lindblom. Ta in en prestigelös människa som verkligen brinner för det här, någon som har jobbat och har kunskap, nätverk och möjligheter till kapitalanskaffning om det är vad ni behöver. Eller någon som har gjort en liknande tillväxtresa om det är vad ni vill göra. Var över huvud taget mycket, mycket noga med din kravspec.

Inspireras av Stena-ägaren

Och till sist, som ägar-vd: bygg ömsesidigt förtroende och respekt, var noga med rollfördelningen, och fall inte för frestelsen att göra dig av med en styrelse som vågar gå emot dig. För det är naturligtvis fort gjort, men kanske inte så klokt om du strävar efter att ta din verksamhet till nästa nivå. Jan Lindblom lyfter som ett exempel Stena-koncernen som ägs av Olsson-familjen, där Dan Sten Olsson är vd och en av huvudägarna. Styrelseordförande för Stena AB är den erfarne Gunnar Brock. Och styrelsen röstar ibland emot vd:n, trots att det vet att han kan avsätta dem i morgon om han skulle vilja. Men det råder ömsesidig respekt mellan vd:n och styrelsen, och det är så hög i tak att styrelsemedlemmarna vågar uttrycka åsikter på tvärs med ägar-vd:n.

– Dan Sten Olsson ber ju inte dessa otroligt vassa människor arbeta i hans styrelser om han inte tänker lyssna på dem. Han hade inte valt in dem i styrelsen om han inte hade haft stor respekt för deras kunskap och velat bli utmanad på ett tydligt och positivt sätt. Så Stena AB, Sveriges största familjeägarebolag, har gjort detta som många andra vd:ar kan bli inspirerade av.