Så bygger du en organisation som levererar utan nyckelpersoner

Det som ser ut som individuell briljans är ofta resultatet av ett system som gör människor bättre varje dag. I bolag där resultatet varierar mellan team eller över tid handlar problemet därför ofta inte bara om individer. Det handlar om hur arbetet organiseras, hur ansvar fördelas och vad som faktiskt sker i vardagen.

Tre områden avgör om systemet driver prestation – eller bromsar den.

Bygg utveckling i det dagliga arbetet

Många organisationer ser kompetensutveckling som något som sker vid sidan av verksamheten: kurser, program eller särskilda satsningar.

Det räcker sällan.

I stället byggs utveckling in i arbetet. Medarbetare får tidigt ta ansvar för mer komplexa frågor än deras formella roll kräver. Chefer förväntas utveckla sina medarbetare i vardagen – inte bara fatta beslut. Feedback kopplas till konkreta situationer och faktiska leveranser.

Fulton och Warner beskriver hur utveckling i dessa miljöer är en effekt av hur arbetet organiseras – inte något som sker vid sidan av.

För vd:n innebär det att medarbetare behöver arbeta med frågor över sin nuvarande nivå, att chefer har ett tydligt ansvar för lärande i vardagen och att återkoppling kopplas till faktiska beslut och resultat.

Låt teamen sätta och upprätthålla standarden

Prestation i organisationer är i grunden social. I svaga organisationer styrs arbetet av enskilda chefers stil. I starka organisationer styrs det av gemensamma normer.

Kvalitet, beteende och resultat diskuteras öppet. Medarbetare förväntas reagera när standarder inte hålls och bidra till att höja nivån i teamet. I dessa miljöer väger kollegors förväntningar ofta tyngre än hierarkin.

För vd:n innebär det att standarder måste vara tydliga, gemensamma och använda i praktiken. Det kräver forum där kvalitet och arbetssätt diskuteras löpande – och att avvikelser får konsekvenser. Annars tappar standarderna snabbt sin effekt.

Designa de få tillfällen som verkligen avgör resultatet

Alla delar av arbetet är inte lika viktiga. I organisationer som presterar på hög nivå finns ett fåtal återkommande moment som har oproportionerligt stor påverkan på resultatet.

Det kan handla om beslutsmöten, kundmöten, uppföljningar eller överlämningar. Det är här kvalitet avgörs.

I starka organisationer är dessa tillfällen tydligt utformade: vad som ska diskuteras, hur kvalitet bedöms och vad som ska hända efteråt. Det är också här standarder lärs och förstärks.

För vd:n innebär det att identifiera vilka möten som faktiskt påverkar affären – och prioritera bort resten. Det behöver vara tydligt vad som är ett bra utfall, hur det följs upp och hur lärdomar förs vidare direkt.

Systemet avgör – inte individerna

De tre delarna hänger ihop. Att stärka en utan de andra ger begränsad effekt.

Att rekrytera bättre människor utan att förändra hur arbetet bedrivs leder ofta till samma problem. Att införa nya processer utan att förändra beteenden skapar mer administration än resultat.

För vd:n handlar det därför om ett skifte:

• Från att fråga vilka personer som behöver bli bättre,
• Till att fråga vad organisationen faktiskt lär människor varje dag.

Om det är oklart kommer resultaten att fortsätta variera – oavsett hur många nya nyckelpersoner du rekryterar.