Inga produkter i varukorgen.
Öka effektiviteten – splittrade arbetsflöden skapar långsamma team
EFFEKTIVITET
I dagens arbetsliv råder ingen brist på smarta verktyg, däremot på tydlighet och koherens. En undersökning från mjukvaruföretaget Lucid pekar på att anställda lägger timtal på att bara söka rätt på information – något som kan åtgärdas med mer synkade arbetsflöden. Läs om tre aspekter av problemet, ursprungligen listade i affärstidningen Fast Company.
Foto: Adobe Stock
I näringslivets nya normalläge av konstant transformation, händer det att ett högt tempo ses som viktigare än att ha en sammanhållen strategi. En sådan prioritetsordning leder till osammanhängande arbetsflöden där information faller mellan stolarna och effektiviteten minskar.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
För att bli mer effektiva behövs inte fler redskap, det behövs tydlighet. När hela team arbetar utifrån en gemensam grund och kontext, sparar de tid och blir mer agila, visar en undersökning från mjukvaruföretaget Lucid.
1. Delad förståelse för arbetet saknas
Brist på tydlighet kring förväntningar och gemensamma mål gör att de som ingår i ett team förstår sitt arbete på olika sätt. 93 procent av beslutsfattarna som deltar i undersökningen uppger att de känner väl till vad som förväntas i ett projekt, men bara 74 procent av medarbetarna känner samma sak. Även för högpresterande team leder det här till friktion och missade chanser.
Att det saknas samförstånd inom team beror på fragmenteringen av information, som präglar dagens arbetsliv. Anställda rör sig mellan mängder av plattformar för att söka rätt på information, hela 40 procent uppger att de inte vet var de hittar den information de behöver för att arbeta med ett projekt. Det här är tidsödande och fångar medarbetare i en spiral av ineffektivitet.
2. Informationssökande som tar timmar
Utan tydlig arbetsledning kan medarbetare behöva tillbringa mer tid med att dechiffrera arbetsflöden än med att genomföra dem. När team går in i intensiva perioder, får ofta kommunikationen stryka på foten vilket gör processen illa koordinerad. Fragmenteringen leder i sin tur till stora tidsförluster: 85 procent av medarbetarna tillbringar två timmar om dagen med att leta information, och tvingas improvisera i hög grad. De möten som ska avhjälpa otydligheten, uppges i sin tur inte öka konkretionen.
En femtedel av arbetstagarna tror att standardiserad dokumentation av processer skulle bespara dem tre timmar per dag. Det här sätter ljus på en möjlighet att spara både tid och pengar i stora mängder. Snarare än fler hjälpmedel, tyder detta på att medarbetare behöver tydligare och mer centraliserad information – i de faktiska arbetsflödena. Detta kan bryta cykeln av improduktivt letande.
3. Färre och mer synkade verktyg
För att verkligen accelerera effektiviteten, behövs färre och mer hoplänkade verktyg. 28 procent av de svarande anställda, anger i undersökningen att inadekvata redskap gör dem långsammare i sitt arbete, samtidigt som utspridd information skapar förvirring. Team jobbar därför ofta parallellt med varandra snarare än i synk.
För att få till effektivt samarbete ledare och medarbetare emellan, krävs att företag investerar i rätt områden: strömlinjeformade processer med integrerade redskap som främjar tvärfunktionellt arbete. Ytterligare fördelar kan nås när företag skapar konsekvensenlighet och samförstånd: När medarbetare har samma uppfattning om sitt arbete och dess mål rör de sig inte bara framåt utan gör det snabbt och med syfte. Ledare har här en möjlighet att stöpa om splittrade insatser till en gemensam kraft som fostrar innovation.
