7 steg till en förbättringskultur

– Många gånger får jag höra att det är svårt att engagera människor i förbättringsarbetet. Antingen är medarbetarna oengagerade och vill inte ta ansvar eller så vill de gärna bidra, men förbättringsarbetet går ändå på tomgång, säger han.

Men enligt Ola Ljunggren Bergeå, som bland annat författat boken ”Gör det enkelt – en handbok i ledarskap för ständiga förbättringar”, handlar förbättringsarbete inte om någon raketforskning. Alla kan komma igång med rätt förutsättningar.

– Allt är en ledarskapsfråga. Men det har inte bara att göra med den personliga ledarstilen, utan mer om det gemensamma arbetssättet i organisationen. Metoden för att mäta framgång, avsluta ett projekt eller hålla möte påverkar verksamheten – allt lägger grunden för en kultur av ständiga förbättringar, förklarar han.

Gör det enkelt

Ola Ljunggren Bergeås främsta råd är att inte krångla till det, utan göra det så enkelt som möjligt. Det är inte nödvändigtvis de senaste rönen inom kvalitets- och ledarskapsutveckling som behövs för att lyckas.

– Inom kvalitetsvärlden finns ett skrå av superduktiga, högt kvalificerade experter. Men de verktyg som de utvecklat är tyvärr alldeles för komplicerade för att kunna användas av gemene man. Ofta är det enda som krävs är att man har en hygglig koll på vad man ska åstadkomma i sin vardag och om någonting inte går som planerat ska man åtminstone ställa sig frågan varför, säger han.

Alla är överens om behovet av ständiga förbättringar. I takt med att omvärlden förändras krävs även att organisationen håller jämna steg med utvecklingen.

– Ständiga förbättringar handlar om en ständigt pågående problemlösning. Alla medarbetare ska kunna identifiera problem, veta orsaken och förhindra att de uppstår – inte bara springa omkring och släcka bränder som ständigt blossar upp, säger han.

Men för att förbättringsarbetet ska bli meningsfullt är det viktigt att tydliggöra både var organisationen står och vart man vill komma. Att komma till insikt om nuläget är ofta det svåraste momentet i allt förbättringsarbete, menar Ola Ljunggren Bergeå.

– Men om man inte vet var man står är det svårt att avgöra vart man ska. Risken finns då att man tar till helt fel åtgärder utifrån nuläget för att ta sig dit, säger han.

Begränsa mätningarna

För att identifiera gapet mellan var man står och vart man vill komma, det vill säga problemet som ska lösas, är det viktigt att mäta, enligt Ola Ljunggren Bergeå. Men hans generella råd är att inte mäta allt – bara det som organisationen är beredd att följa upp.

– Många mäter en massa saker bara för att det går att mäta. Men begränsa mätningarna till det som verkligen är viktigt, exempelvis kundnöjdhet, medarbetarnöjdhet och genomförda förbättringar. Synliggör vilka typer av problem ni har och vilka som åtgärdats, förklarar han.

Ett klassiskt fel som många gör i sitt förbättringsarbete är också att sätta in åtgärderna på fel ställe i värdeflödet. Därför är det viktigt att alltid analysera grundorsaken till problemen, betonar Ola Ljunggren Bergeå.

– Jag besökte ett e-handelsföretag där medarbetarna i kundtjänsten klagade på att de fick ta emot så många samtal från missnöjda kunder. Deras förslag var att sätta in mer personal. Men i själva verket berodde problemen på kvalitetsbrister tidigare i kedjan. Om varor felpackas löses inte det med mer resurser i kundtjänsten.

Uppföljning och återkoppling

Men hur skapar man den rätta glöden i organisationen så att förbättringsarbetet blir självgående? Ola Ljunggren Bergeå lyfter fram vikten av ett coachande ledarskap där uppföljning och återkoppling har en viktig roll. Medarbetarna måste känna att de kan själva kan bidra och förhindra att problem uppstår.

– I flera organisationer som jag varit inne i har vi kopplat ihop medarbetare i tvärfunktionella team. Det har visat sig effektivt och utvecklar en större tydlighet för helheten.

Just att kunna förstå syftet med hela verksamheten är viktigt för engagemanget. Alla vill i grunden bidra till utvecklingen och känna att man själv äger situationen och kan bestämma vad man ska göra.

– Självbestämmande är en av de starkaste motivationsfaktorerna. Här kan ledarna på ett enkelt sätt hjälpa sina medarbetare att känna ett motiverande självbestämmande. Genom att fokusera på enkelhet i arbetssätt och kommunikation får medarbetarna större självkänsla och upplever färre hinder för att själva agera och påverka sitt arbete. Det blir som en snitslad bana i förbättringsarbetet, säger Ola Ljunggren Bergeå.

Detaljstyr inte medarbetarna

Ett av de största felen som ledaren kan göra och som lätt släcker glöden i organisationen är att detaljstyra medarbetarna. Inte nog med att medarbetarna tappar motivationen – de blir också beroende av att chefen alltid finns till hands och instruerar.

– Motivationen och engagemanget kommer till syvende og sidst ur en egen vilja att identifiera problem och hitta lösningar. Om alla har den inställningen och har stöd för det från ledningen så skapar det en förbättringskultur, förklarar Ola Ljunggren Bergeå.

En av ledningens viktigaste uppgifter för att upprätthålla förbättringskulturen är att ständigt uppmuntra och ge positiv återkoppling för att förstärka nyckelbeteenden. Det räcker inte att medarbetarna ser de långsiktiga konsekvenserna av sitt handlande.

– Det är som när man borstar tänderna. Egentligen gör man det utifrån ett långsiktigt mål om bättre tandhälsa, men belöningen kommer omedelbart genom att det känns fräscht i munnen, säger Ola Ljunggren Bergeå.

Så skapar du en bra förbättringskultur.

1. Sätt mål som är tydligt kopplade till det ni ska åstadkomma.

2. Utgå från konkreta, kända problem och formulera dem som ett gap som ska stängas.

3. Visualisera problemen så att de blir till gemensamma utmaningar.

4. Engagera alla i att hitta grundorsakerna till problemen.

5. Skapa en enkel och transparent att-göra-lista med tydlighet om vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart.

6. Följ upp vad ni genomfört och vad det ledde till.

7. Återkoppla resultatet till alla medarbetare och fira framgången tillsammans.