Sju steg för att skapa en feedbackkultur

Han menar att hemligheten bakom ett bra ledarskap är att inte kritisera, utan i istället vara konstruktiv. Feedback ska bygga upp personen och förstärka det som är bra. Inte döma eller fördöma. Han menar att feedback är en avgörande del i ledarskapet, men att det är inte bara ledarens ansvar. I grunden behöver alla människor bli sedda och bekräftade, mer eller mindre beroende på personlighet, sammanhang och bakgrund.

– Vi vill helt enkelt veta att vi duger och feedback är ett sätt att säkerställa detta, säger Kenth Åkerman. Om du inte får feedback på att det du gör är okej, går motivationen ned och du börjar fundera på om du är på rätt plats och om du faktiskt är omtyckt.

Bygg bra relationer

För att ge feedback behöver man bygga en bra relation med sina medarbetare som bygger på förtroende.

– Jag måste lära känna dem jag leder. Vad de gör eller inte gör. Chefen måste visa nyfikenhet och lär känna vad medarbetarna gör. Vad gör dem glada, vad ger energi och vad tar energi? Visa intresse helt enkelt, säger Kenth Åkerman.

Feedback kan vara utvecklande eller korrigerande. Med utvecklande feedback menas att återkopplingen ska bidra till att personen lär sig något och kan göra annorlunda nästa gång. Den ska bidra till personens utveckling. Förutom att feedback bidrar till ökad motivation tydliggör den även ansvaret och säkerställer att medarbetaren gör det den ska.

När det gäller utvecklande feedback är det en fördel med en coachande ledarstil.

– Feedback och coachning är väldigt snarlikt. Lyssna, ställ frågor, återkoppla och ge uppgifter. Vi har svaren själva inom oss, men vi behöver spegla oss i någon och chefen behöver formulera uppgiften, säger Kenth Åkerman.

Feedback på beteende

Feedback ska alltid göras på resultat, beteende och agerande och aldrig på personligheten.

Hur uppfattades det av andra? Vad kunde du gjort annorlunda? Det du gjorde var inte så smart, men det innebär inte att du inte är smart.

– Det handlar om att få människor att förstå sig själva mer.

När det gäller korrigerande feedback måste man känna medarbetaren för att det ska bli bra, menar Kenth Åkerman. Ju bättre relation mellan medarbetare och chef desto hårdare och tydligare kan chefen vara i den korrigerande feedbacken. Tajmingen för korrigerande feedback är också viktigt.

– Chefen ska inte ducka för att ge korrigerande feedback direkt när det är något som inte är okej. Det ska helst göras i direkt anslutning till händelsen och inte veckan efter, säger Kenth Åkerman som menar att man inte heller ska ge korrigerande feedback framför andra.

För att skapa en kultur där alla ger och tar feedback är ett första steg att skapa en tillåtande och öppen atmosfär där man vågar ge återkoppling. Man behöver känna psykologisk trygghet och förtroende. Men alla behöver också förstå hur man tar emot feedback.

– För att ta emot feedback behöver man vara tyst och lyssna och gärna ställa följdfrågor som ”hur menar du då?” eller ”Hur borde jag ha gjort istället?”, säger Kenth Åkerman.

Sök feedback själv

Men om man nu har en omgivning som inte ger någon feedback? Ja, då får man helt enkelt söka upp feedback själv tycker Kenth Åkerman. Fråga chefen eller någon annan om de kan ge dig lite återkoppling. Ställ frågor som: kan du ge mig lite tankar om vad jag borde fortsätta med och vad jag borde sluta med? Vad tycker du funkande? Då kan du också lära andra att det är okej att vända på det.

– Det kan vara läskigt att fråga om sig själv. Detta kräver givetvis lite mod och mognad både från den som frågar efter feedback och den som ger feedback. Men har man rätt relationer och atmosfär är det lättare att våga fråga.

Vad ska jag som chef ledare tänka på? Kenth Åkermans devis är att chefen ska styra och stötta utan att störa. Som ledare ska du ingjuta mod, inspirera och ge energi till dem du leder.

– Alla är inte sådana personligheter, men det är ändå viktigt att du släpper taget och levererar inspiration. Det är otroligt viktigt vilka signaler du sänder. Det är inte svårt att göra saker på ett annat sätt. Det svåra är att göra det till en ny vana. Att ge feedback är något du måste göra hela tiden, inte bara två veckor efter ledarskapskursen.

Kenth Åkermans sju steg till en bra feedbackkultur:

För att bli bättre behöver man öppet och ärligt ta ansvar för sina handlingar. Vill man prestera på topp behöver man också vara mottaglig för feedback. Här nedan får du sju steg för att kunna bli bättre på att ge feedback och de är utgångspunkter för att skapa en bra feedback kultur.

1, Förstå vad som hindrar medarbetaren

All utveckling börjar med medvetenhet och förståelse och bli uppmärksam på vad man gör. Återkoppling på beteenden är det enklaste vägen att ge feedback. Vad gör personen mindre bra och vad ska man överväga att sluta göra?

Exempel: Är du medveten om vad du gör/hur du beter dig?

2, Bygg vidare på personens styrkor

Tala om vad personen gör bra, hitta och omfamna personens styrkor. Lyft fram goda insatser istället för att klaga på det som inte blivit gjort.

Exempel: Jag uppskattar när du … Eller: Det gjorde du mycket bra!

3, Stoppa nedskräpning

För att kunna göra en förändring och få en bra feedback kultur behöver man få personen att sluta göra det som inte hjälper. Att medvetandegöra det som sägs och görs.

Exempel: Jag ser att… Jag hör att du… Då känner jag… Hur ser du själv på saken?

4, Se på sina svagheter

Förstå dina svagheter och minimera i största möjliga mån dina brister. Minska ned tiden som du lägger på att göra saker du inte är bra på. Finns möjlighet att byta uppgift med någon annan? Skapa perspektiv på ditt beteende aktivitet genom att fråga sig: Varför gör jag det? Vem gör jag det för eller med? När gör jag det? Vad handlar det om? Synen på uppgiften kan förändras. När man får ett riktigt bra skäl till varför man ska göra den blir man mer motiverad.

5, Berätta för andra vad du är bra på

Då får du in återkoppling som en naturlig del som bidrar till feedback-kulturen. Det är inte skrytsamt att lyfta det man är bra på. Lyft fram den tysta kunskapen, den som man inte alltid känner till.

6, Be om hjälp

När du vet vad du behöver och vill bli bättre på, tveka inte att be om hjälp. Det är inte ett tecken på svaghet utan på styrka.

7, Skapa nya goda vanor

Utan feedback blir det svårt att förändra. När du får feedback funderar du hur du kan göra annorlunda för att skapa nya, bra vanor.

Tre konkreta tips på hur du skapar nya feedbackvanor:

-Sätt i system att boka in avstämning en gång i månaden, en halvtimme med varje medarbetare. Det finns alltid något att lyssna in, lära och återkoppla på. Då lär du dig mer om dina medarbetare. Tydliggör syftet för mötet: jag vill lyssna på dig hur du ser på ditt arbete just nu.

-Starta möten med att gå laget runt: vad var bäst från förra veckan? Ställ en utcheckningsfråga när mötet är slut: Vad var bäst med detta möte? Vad kan bli bättre? Det är de 10 procent som ingår i arbetstiden att ständigt ser på hur vårt jobb kan bli bättre.

– Gå din morgonrunda, checka in och säg god morgon. Du kanske inte hinner alla veckans dagar men kanske tre morgnar i veckan. Du kommer att hinna lösa grejer på morgonen direkt, ge feedback och alla får bättre flyt. Du behöver ha uthållighet ett par tre veckor innan du får effekt och förstår vilka du behöver gå oftare till och vilka som behöver färre besök.

Fem ord som ökar motivationen:

Det gjorde du mycket bra!