Effektivisera dina möten

Effektivitetsproblem 1: Alldeles nyss hände det igen, det dök upp ett nytt problem som behövde lösas – och gärna för tio minuter sedan. Som vd tycker du inte att du har tid att diskutera igenom problemet med en person i taget utan du väljer att sammankalla till ett möte. Alla släpper sina arbetsuppgifter och samlas direkt i konferensrummet.

Lösning: Även om du tycker att du sparar tid genom att ta upp alla frågor med så många som möjligt, så är det inte alltid den bästa lösningen. Försök därför att förbereda mötet genom att beskriva problemet tillsammans med några ledord som beskriver några olika alternativa lösningar på problemet. Har du mer tid är det bra att låta någon beskriva de alternativa processerna genom att precisera vad som ska göras, hur det ska göras, samt av vilka och när.

 Effektivitetsproblem 2: På väg in i konferensrummet hämtar alla kaffe, vilket drar ut på tiden och leder till att folk börjar prata om allt annat än problemet.

Lösning: Kaffe kan vara utmärkt, men då man eftersträvar korta möten är det bättre att man i så fall tar det efter en stund eller kanske avslutar med fika för att hålla diskussionen till ämnet.

 Effektivitetsproblem 3: Du inleder mötet med att ta till orda och försöker beskriva problemet.

Lösning: Du delar ut en utskrift med problemet och ledord, gärna utskriven på A3 med mycket plats för kommentarer, låter folk ögna igenom arket och beskriver sedan för dem, så att de kan överblicka de olika möjligheterna och notera sina egna tankar.

 Effektivitetsproblem 4: Du lämnar ordet fritt.

Lösning: Ännu bättre kan vara att lämna pennan fri under några minuter och låta de som vill kommunicera samtidigt. Så fort de är klara sätter de upp sina postit-lappar på en whiteboard, eller för in sina synpunkter på ditt A3-ark.

 Effektivitetsproblem 5: En högtflygande diskussion följer med långa inlägg från de medarbetare som brukar ta till orda och varje gång lyfter de fram sina käpphästar.

Lösning: Försök strukturera diskussionen och hålla inlägg korta genom att ha konkreta frågeställningar, gärna med alternativ, dela ut ordet och gå laget runt istället.

 Effektivitetsproblem 6: Du en muntlig sammanfattning av mötet i generella ordalag.

Lösning: För att undvika missförstånd är det en bra idé att inte bara konstatera vad som ska göras, utan också av vilka och när. Det är en fördel om du beskriver processen på en tidsaxel så att det framgår i vilken ordning och på vilket sätt problemet ska hanteras.