Smarta strategier vid inköpsförhandling ger stora fördelar

– Det är viktigt att alla i organisationen vet vad de gör och att det finns förståelse för betydelsen av bra genomförda förhandlingar vid inköp, konstaterar Johan Lagerbielke. Man brukar säga att en sparad krona vid inköp motsvarar en krona, medan man behöver sälja för tio kronor mer för att också få över en krona.

Vd:n viktig

Han menar vidare att det alltid handlar om hur mycket vd:n engagerar sig i inköpsfrågor och hur mycket man orkar styra upp processerna. Enligt hans erfarenhet måste man som vd hela tiden hålla efter inköpsfrågorna annars så sticker kostnaderna iväg.

För att öka förståelsen för olika typer av inköpssituationer använder Johan Lagerbielke ofta en modell som är döpt till ”Kraljics matris” som består av fyra fält som var och ett definieras av olika kombinationer av mängden leverantörer och pris.

Det första fältet som handlar om ”Förnödenheter” är produkter med ett stort antal leverantörer med bra marginaler på varorna men med relativt lågt pris på dem. Det kan vara exempelvis kontorsvaror och här finns möjligheter att spara om man gör rätt i förhandlingen.

– Man kan säga att här finns en informationsassymetri där säljaren vet vad hen tjänar på varje produkt, men inte köparen, säger Johan Lagerbielke.

Strategin här är att offerera större varukorgar och inte berätta för säljaren vad i korgen det är det man jämför priser på med andra säljare. Genom att ha fler offerter ute och inte berätta exakt vad man tittar på i en varukorg skapar man osäkerhet hos säljaren som i sin tur börjar bevaka sig själv och se över priserna på alla produkter i varukorgen. Förhandlingsmodellen bygger här på den så kallade ”panoptic-principen” som definierades redan på 1700-talet.

– Sedan är det naturligtvis viktigt att ha ett hanterbart antal leverantörer när man skickar ut offertförfrågningarna, betonar Johan Lagerbielke.

Med stor hävstång

Nästa ruta handlar om ”hävstångs-produkter” och här är också antalet leverantörer många men priset är högt. Ett exempel kan vara telefonitjänster.

– Sättet att förhandla är att spela ut leverantörerna mot varandra, konstaterar Johan Lagerbielke.

Den tredje rutan i ”Kraljics matris” handlar om ”strategiska produkter” och är lite knepigare då det handlar om produkter och tjänster som kostar mycket pengar samtidigt som det finns få leverantörer. Här går det inte att spela ut leverantörer mot varandra, för risken är här att leverantören först prisar in sig och därefter stryper informationsflödet, försämrar leveransen, tar igen pengarna på tilläggsköp eller drar igång olika omförhandlingar. Modellen är istället att försöka skapa ett närmare samarbete med säljaren.

– Det kan vara att arbeta tillsammans med kvalitets- och produktutveckling, berättar Johan Lagerbielke. Man måste försöka hitta samarbetsformer som gör att bägge parterna blir vinnare. Man får också försöka ankra priset före säljaren och sedan diskutera olika saker kring det. Arbetssättet måste bygga på öppen kommunikation.

Få produkter

Den fjärde matrisrutan rör ”flaskhalsar”. Här finns få leverantörer och få produkter. Typiska områden är specialverktyg, utgående sortiment etcetera. Det är ett svårt förhandlingsområde eftersom säljaren vet allt och har trumf på hand. Även här gäller det att bygga personliga relationer och undvika att dra på sig motstånd.

– Man får försöka arbeta med olika typer av kriterier för vad som är rätt och rimligt. Kanske kan man också undersöka andra alternativ i andra länder för att skapa sig valmöjligheter, säger Johan Lagerbielke.

Avslutningsvis ger han vd:n rådet att utsätta inköpsenheterna för förändringstryck, men att göra det listigt. Extern hjälp fungerar bra om det den har ett tydligt stöd från ledningen. Tar man in externa konsulter som arbetar operativt så finns det i det ett ifrågasättande av den befintliga inköpsorganisationen. Strategi och utbildning har fördelen att det inte ifrågasätter den organisation man har utan stöttar den.

Ett effektivt ”tricket” är att ta in externa konsulter i en del av organisationen och visa på resultat där. På så sätt få till större acceptans för att det går att få bättre marginaler. Därigenom sätter man ett tryck på den övriga inköpsorganisationen.

Generellt för alla organisationer är att inköpskostnaderna går upp om man inte som vd kontinuerligt ser över dem.

– Och som vd gäller det också att stötta de som utses till förändringsagenter vad gäller inköp, avslutar Johan Lagerbielke. Gör man det finns mycket pengar att tjäna.

4 situationer att förhandla i enligt Kraljics matris

Många leverantörer och många produkter till lågt pris

Exempel: Kontorsvaror

Potential: Goda möjligheter att sänka pris.

– Ta fram varukorg med många produkter och låt många leverantörer komma med offerter.

– Hemlighåll exakt vad ni mäter på i varukorgen.

– Få till bra logistik.

Många leverantörer och produkter som kostar mycket pengar

Exempel: Telefonitjänster

Potential: Goda möjligheter att sänka pris.

– Spela ut leverantörerna mot varandra

Få leverantörer och produkter som kostar mycket pengar

Exempel: Speciella It-tjänster och programvaror

Potential: Tuffare att sänka priser, men går genom smart gemensamt arbete.

– Skapa samarbeten.

– Ha öppen kommunikation.

– Var varsam i förhandlingen.

Få leverantörer och få produkter ofta till lägre pris

Exempel: Specialverktyg

Potential: Svårt att sänka priset.

– Samarbeta.

– Sök efter leverantörer utomlands.