Sluta produktivitetshetsa! Psykologen om att pengar är tid och hur du undviker de värsta tidsfällorna

Men tänk om det inte är bästa sättet att hantera problem på? Vi människor har en benägenhet att addera när vi ofta borde subtrahera. Det visar forskning, och det tar Jonas Hjalmar Blom fasta på, i sin nya populärvetenskapliga bok Du hinner! Ta makten över din tid, som utkommer på Bazar förlag i slutet av mars.

– Felsöka är ett tråkigt ord, men hittar man ursprunget till problemet, så kanske problemet kan tas bort. Då frigör man ju tid, som i stället kan läggas på kvalitet.

Kvalitet, kontra produktivitet och effektivitet. Jonas Hjalmar Blom har själv erfarenhet av den initiala kicken som fås av perfekt ”time management” – han började intressera sig för det när han var 23 år och kände att han hann med allt, i studierna, på jobbet och fritiden.

– Men att få mycket gjort skapar inte mer värde. Och det blir inte heller någon riktig kvalitet att vara stolt över, säger han.

Nu är han 36, legitimerad psykolog, doktorand i psykologi, tvillingpappa, deltidssoldat, och författare – med det cv:t är det föga överraskande att han ser det som slöseri att vara oaktsam med sin tid.

Inre motivationen en vägvisare

– Det är viktigt att höja blicken och fråga sig: Vad går jag i gång på? Vad får jag ut av att göra det här? Gör jag det för att vara duktig? Det här synliggör vad som är yttre och vad som är inre motivation. Den inre motivationen har ett egenvärde och är mycket mer välgörande på lång sikt, säger Jonas Hjalmar Blom.

Han exemplifierar med en vd, passande nog: Vilken arbetsuppgift skulle du som vd göra, om du visste att ingen såg? Alltså, var finns din motivation? Det är där du bör lägga krutet.

– Historien säger ofta någonting. Det som man har åstadkommit och är stolt över, som individ eller som företag, kan hjälpa en att få fatt i den inre motivationen. Men det är inget enkelt jobb i ett företag, för det finns så många funktioner och roller. Någon kan vara motiverad av att tjäna pengar, någon annan av viljan att förändra världen. Man får försöka involvera alla så gott det går, säger Jonas Hjalmar Blom.

Genom introspektion och värderingsarbete, går det alltså att närma sig frågan om hur man som enskild och som organisation bör prioritera dyrbar tid. För faktum är att förmågan att prioritera är bland det första att stryka på foten vid bristande tidshantering.

– I händelserika perioder är det lätt att missta det som är bråttom för det som faktiskt är viktigt. Det kan kännas viktigt att svara på alla de här mejlen som har kommit in, fastän de mycket väl kan ligga en vecka eller två, säger Jonas Hjalmar Blom.

Undvik klassiska tidsfällor

Det han beskriver är en så kallad tidsfälla, och oavsett vem som gått i den är första åtgärden att stanna upp – vilket kan kännas lika onaturligt som det låter simpelt. Återigen är det fråga om att subtrahera: Vilka problem är verkliga problem, som kräver lösningar, och vilka kan vi bortse från?

En annan tidsfälla är multitasking. Det är inga problem att göra det korta stunder, men mycket på gång samtidigt gör att det varken blir hackat eller malet – forskarna är eniga om att det leder till mer stress och är skadligt för hälsan om multitasking är modus operandi för jämnan.

– Multitaskar man både i jobbet och på helgen för att få så mycket som möjligt gjort, så får man ingen återhämtning. Man missförstår tiden gång på gång, hur mycket det är rimligt att hinna med, säger Jonas Hjalmar Blom.

Inget knapptryck, ingen trollformel i världen kan stanna tiden. Men med självmedvetenhet och skicklighet, går det att i hög grad kontrollera, styra och forma den.

– Upplevelsen av tiden går att styra, liksom upplevelsen av hur mycket som är nödvändigt och värt att göra under en viss tidsrymd, säger Jonas Hjalmar Blom. Även här handlar det om relationen mellan kvalitet och produktivitet, för den som ständigt gör saker och inte stannar upp, hamnar lite i baksätet. Den som däremot stannar upp och vet vad den gör, och varför, sätter sig i förarsätet och tar kontrollen över tiden, säger Jonas Hjalmar Blom.

Mötesslentrian blir till slöseri

Att inte hinna i kapp, att känna sig jagad av tiden – det är fullt mänskliga upplevelser, men som är värda att fundera kring ett ögonblick. Vårt sätt att tala om tid vittnar om viss underkastelse, men det är inget oföränderligt faktum, menar Jonas Hjalmar Blom.

Han säger att man som vd både har möjlighet och ansvar att forma en tidskultur där var och en kan skapa värde av tiden. Och principen är att syftet ska styra tidsanvändningen, inte ’görandet’ som självändamål.

– Ett konkret exempel är möten. Tjänstemän lägger upp till sju timmar på möten per vecka, och vd:ar ofta ännu mer. En del möten är förstås viktigare än andra, men mötesslentrianen leder ofta till dubbelarbete: man har skickat ut information inför mötet, som man förväntar sig att medarbetarna ska läsa, och sedan drar man informationen muntligt på mötet. Det finns en övertro på att mer information leder till förbättring och ökad tydlighet, men ofta är det slöseri med tid, säger Jonas Hjalmar Blom.

Möten för en bättre tidskultur innehåller en kort, strukturerad agenda, och en konkret uppgift för varje deltagande person, som att ställa en kritisk fråga vid mötets slut. Det här skapar närvaro och synliggör ett syfte – vilket är själva poängen med att använda tiden på ett medvetet sätt.

– Uttrycket ”tid är pengar” innebär att varje ögonblick ska vara ekonomiskt värdefullt, varje arbetad timme eller levd stund ska kunna ge något i pengar räknat. Men jag brukar vända på det och säga att pengar är tid – alltså att de pengar du har ska ge dig möjligheten att göra saker med din tid, säger Jonas Hjalmar Blom.

AI relaterar till syfte och effektivitet

Sett på det sättet är alltså tid något som det går att köpa sig. Och säg den vd som inte upptas av förhållandet mellan tid och pengar: den mänskliga effektiviteten har gränser och där tar den artificiella intelligensen vid, i många branscher.

– Om det finns uppgifter som människor inte går i gång på, eller arbetsuppgifter som man kan besparas därför att man är överkvalificerad för dem, så kan det vara värt att låta AI utföra dem, resonerar Jonas Hjalmar Blom. Men för företag som har de ekonomiska resurserna, så kan det vara mer värt att till exempel delta i arbetsmarknadsinitiativ som låter människor som står långt ifrån arbetsmarknaden att utföra vissa enkla – enligt somliga ”onödiga” – arbetsuppgifter, med minimilön till exempel. För det ger syfte med tillvaron att ha någonstans att gå varje dag, säger han.

Han konstaterar att frågan om AI i arbetslivet behöver hanteras av respektive företag och av samhället i stort, och sitter inte själv på några svar på hur kompetensförsörjningen kommer att påverkas framåt. Däremot kan han önska att rörligheten på arbetsmarknaden var lite större, just för att en sådan sak som syfte är så oerhört individuellt. Det som den ene tycker är fullständigt meningslöst, är den andres stora styrka. Med andra ord är illa använd tid för någon, mycket väl använd tid för någon annan.

Låt det roliga ta tid

– Människor kan göra förvånansvärt mycket och med hög kvalitet, om de bara får utöva självbestämmande och känna kontroll, samtidigt som de har stöd från viktiga funktioner, som vd:n.

Vd:n själv bör i största möjliga mån återgå till sina kärnuppgifter, och anpassa graden av effektivitet efter arbetsuppgifternas inbördes meningsfullhet. Det som är viktigt men tråkigt är det bara att raskt beta av, medan det unika och roliga får ta tid. Annorlunda uttryckt: subtrahera, för att prioritera.

– Att vara vd är att ha stort inflytande, över många människor. Man får bygga en verksamhet som förhoppningsvis ska hålla länge, tänka ut strategier, och leda andra människor. De delarna ska man inte effektivisera, där ska man lägga sin tid, säger Jonas Hjalmar Blom.