Så blir företaget snabbare

– Det gäller att röra i sig i rätt riktning snabbt, men också att kunna byta riktning, konstaterar han. Kort sagt om att ha en bra förändringsledning och förändringsförmåga.

Problemet med att öka snabbheten är att göra det på ett sätt som får verklig effekt. Erik Sjöberg beskriver ett typiskt fall som vd där ledningsgruppen tycker att man agerar långsamt och byråkratiskt och att det är lång väg till att möta kundernas förändrade behov och att komma till skott. Det vanliga är då att man tar fram en ny modell eller process att arbeta efter och lätt då hamnar i konsulternas knä. Men ofta blir det bara ett dokument och inte någon skillnad i handlingskraft.

– Jag brukar likna det hela med att svänga med en oljetanker eller med hur snabbt ett stim delfiner kan ändra riktning, konstaterar Erik Sjöberg. Det går inte att toppstyra med processer, utan det gäller att få ut besluten långt ut i organisationen nära kunderna och att undvika byråkrati.

Ordning och reda istället för snabbhet

Förklaringen till att man gärna vill införa processer är att man då upplever att man får struktur och ordning och reda, men risken är uppenbar att man här tappar snabbhet och förändringskraft. På Moment förespråkar de istället att man ska satsa på att ha ”lagom” kontroll och struktur. Deras lärdom är att blir man för detaljstyrande som ledning så tappar organisationen i engagemang.

– Det kan vara bra att visualisera vart man ska ett till två år framåt, men att sedan jobba med dagliga tavlor, säger Erik Sjöberg. Visualisering är enkelt att ta till sig.

Själva arbetar de med stora pappersark på väggen, att likna vid tavlor, där de satt upp de fyra huvudområden de jobbar med på lång sikt. Sedan arbetar återkommande medarbetarna kring tavlorna och anger olika aktiviteter i form av post it-lappar som ska ta verksamheten mot målen. Det talar här om att skapa snabbhet genom mod, passion och enkelhet. Med passion menar de att det är förutsättningen för att få medarbetare att bidra. Modet handlar om att ta bort detaljerna i ledningens styrning och istället låta medarbetarna sköta den saken på tavlorna.

Fälla att göra för mycket

Erik Sjöberg lyfter under intervjun gång på gång svårigheten i att ha kvar ett snabbare beteende i en organisation eller ett företag. En av de största fällorna är att man startar ännu fler projekt, istället för att minska antalet aktiviteter och istället fokusera maximalt på de man har kvar. En avdelning kanske har ett tiotal projekt igång, trots att man bara har kapacitet att genomföra tre projekt i taget på ett bra sätt.

– Det är mycket viktigare att avsluta de olika projekten än att starta nya, konstaterar Erik Sjöberg. Vi hade exempelvis en kund som tyckte att deras FoU-avdelning var för långsam och då vill öka belastningen från 90 procent till 130, för att då leverera lite mer. Men istället kan man likna det vid en motorväg där man stoppar in ännu fler bilar och det blir trafikstockning.

Ledningen viktig

Självklart är det viktigt att företagsledningen också agerar på samma sätt och minskar ner antalet aktiviteter och projekt och fokuserar. Det kan vara svårt eftersom byråkrati och många projekt skapar en psykologisk trygghet. Men man måste som ledning prioritera snabbhet och enkelhet och samtidigt skapa en miljö där medarbetarna vågar. Här kan det exempelvis också behövas duktiga förändringsledare som hjälper till att skapa en känsla av att det är kul med förändring, även om det är skrämmande.

– Man måste tänka att utvecklingen aldrig har gått så snabbt som nu, betonar Erik Sjöberg. Och aldrig så långsamt som nu om man tittar på framtiden.

6 hot mot snabbhet

– En övertro på processer och modeller.

– Överbelastning – att man vill göra för mycket på en gång.

– Bristande öppenhet och transparens människor emellan.

– För mycket toppstyrning.

– För detaljerad styrning från ledningen.

– Dålig kundkännedom.

5 viktiga saker för att skapa snabbhet

– Hitta en bra balans mellan struktur och förmågan att lita på medarbetarnas initiativkraft.

– Ledningen måste föregå med exempel, till exempel att fokusera och välja bort.

– Att ledarna lämnar sina stolar och går till tavlan.

– Att lära sig välja bort.

– Att man tar hjälp av tekniska verktyg för att underlätta.

Varför är det svårt för vd:ar att öka snabbheten i ett företag?

– Det är svårt att verkligen delegera och en traditionell vd släpper ofta för lite.

– De saknar verkligt engagerade ledningsgrupper.

– Man fastnar lätt i strukturer, särskilt när det gäller större företag.

– Ibland är det ingen struktur alls, ofta gäller det mindre företag.