Sju principer för vd att lyckas med extern påverkan

1. Forma den yttre miljön som ett stöd för organisationens uppdrag och strategi

Detta kan tyckas självklart, men med rätt utformning kan det bidra till att klargöra vad du bör och inte bör göra. Du bör fördela din tid externt på aktiviteter som är till störst nytta för organisationens affärsidé och strategi. De aktiviteter som genererar mest värde varierar givetvis från organisation till organisation – men de ska stämma överens med organisationens övergripande konkurrensstrategi och baseras på en analys av styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Ditt primära fokus skulle kunna vara att:

– förstärka varumärket

– bygga relationer med viktiga kunder

– lobbyverksamhet

– identifiera potentiella förvärv

– hantera kriser

Ofta är det en kombination av flera av dessa och vilka de är kan växla över tiden.

2. Tänk på dig själv som en ”affärsdiplomat”

Medan verkställande direktörer har stora möjligheter att påverka internt, handlar extern samverkan om att utöva inflytande. Du behöver bygga relationer, men framför allt behöver du samla information, förhandla med intressenter och skapa allianser för organisationens räkning. Du kan försöka tänka på din uppgift som den affärsmässiga motsvarigheten till internationell diplomati. En före detta vd, som blev amerikansk ambassadör efter pensionen, formulerade det så här: ”Det krävs ett stort mått diplomati för att leda och driva ett företag. Dina anställda, dina aktieägare, och viktigast av allt, dina kunder, är alla väljare. Du måste vara diplomat, på så sätt att du försöker lyssna och förstå vad folk vill ha och hitta sätt att leverera detta.

3. Bygg två överlappande men separata supportteam

Som ny vd har du en ledningsgrupp till din hjälp för att driva verksamheten. Du behöver dock ytterligare ett team för att stödja dig i arbetet mot den externa miljön, en grupp människor som fokuserar och lägger tid på att utveckla och genomföra en strategi riktad mot olika intressentgrupper. Din arbetsgrupp som arbetar med relationer med världen utanför företaget behöver ha funktioner som ansvarar för relationer med myndigheter, juridiska frågor, allmänna frågor, bolagsfrågor och företagskommunikation, och kan bestå av personer som är helt inriktade på till exempel att planera tiden eller skriva tal. Du behöver någon vars jobb är att samarbeta med dig för att leda detta arbete.

4. Gör en budget för din tid och håll dig till den

Den tid du lägger på att fokusera på arbete utanför organisationen kommer förstås att variera beroende på de hot och möjligheter som organisationen står inför. Men det är viktigt att sätta upp en grov ”tidsbudget” för hur du ska fördela din tid mellan internt ledarskap och extern påverkan. Annars är det lätt hänt att det blir obalans mellan dina prioriteringar och värderingar. Efter att ha fastställt din tidsbudget, behöver du få hjälp av ditt team att övervaka hur du fördelar din tid i verkligheten och sträva efter att hålla dig till den.

5. Organisera och finjustera ditt ”filter”

När du väl har ett team på plats behöver du en fungerande process – en process där du själv oftast inte behöver ingå – till att fastställa prioriteringar, utvärdera externa aktiviteter som du eventuellt kan engagera dig i, och upprätta planer för hur du ska fördela tiden. Prioriteringarna ska som sagt ske med utgångspunkt från en bedömning av vilka aktiviteter som kommer att ge störst värde för organisationen, med tanke på den tid du har avsatt för detta arbete. Vad du behöver är ett ”filter” genom vilket alla erbjudanden och möjligheter du får ska filtreras för att skilja ut de aktiviteter som fokuserar på och stämmer överens med strategin, och som ger mest mervärde. Det är ditt jobb att bygga ett team som sköter filtret åt dig och förse dem med de prioriteringskriterier som de ska följa i det arbetet.

6. Dela upp arbetsbördan

Du ska inte behöva vara den enda verkställande ledaren som tar hand om arbetet mot omvärlden. Utöver ditt supportteam, ska även övriga medlemmar i koncernledningen hjälpa till att utveckla strategin för organisationens arbete utåt, utnyttja sina nätverk som stöd i detta och ha en tydlig fördelning av roller och ansvar i utförandet. Du kan också ta hjälp av ledare på lägre nivåer i organisationen, särskilt anläggningschefer, för extern påverkan inom deras respektive nätverk.

7. Skapa ett robust system som stöd i det utåtriktade arbetet

Slutligen är det till enorm hjälp om alla använder samma begrepp, termer och verktyg för att styra arbetet utåt. Att identifiera och skapa förståelse för organisationens viktigaste intressenter, är till exempel en mycket viktig förutsättning för att effektivt kunna utöva inflytande utåt. Det finns bra och enkla verktyg att använda för att kartlägga intressenter och förstå vilka vägar man ska gå för att påverka. Likaså finns det en handbok, ett lexikon, med vanliga påverkansstrategier att använda för att bygga allianser och nätverk, till exempel sekvensering. Det är också klokt att ha ett system för att upptäcka och hantera problem. Samtidigt som det är viktigt att använda rätt verktyg, är det ännu viktigare att alla i största möjliga utsträckning använder samma verktyg.

Fakta

Michael D. Watkins och Eugene A. Woods

Michael D. Watkins är professor vid IMD Business School. Eugene A. Woods är vd och koncernchef för Atrium Health, med 10 miljarder dollar i intäkter och mer än 65 000 anställda med huvudkontor i Charlotte, North Carolina.