Konsten att göra det viktigaste

Effektivitet Hur undviker du som vd att drunkna i allt som ska göras och att drabbas av ökande stress? Svaret på frågan handlar om att strukturera och prioritera och alltid göra det viktigaste först, enligt effektivitetsexperten Catharina Sjögren.

Konsten att göra det viktigaste
Catharina Sjögren är effektivitetsexpert.

Tempot i det moderna arbetslivet ökar ständigt och kanalerna med information, som exempelvis att e-postlådorna, är överfulla. Samtidigt är kraven på att effektivt styra företagets verksamhet och att alltid vara tillgänglig för att lösa större eller mindre utmaningar varje vd:s utmaning.

– Många upplever sig stressade och att de har tidsbrist och resultatet blir att de arbetar osmart, konstaterar Catharina Sjögren. Vi är ofta inte tränade på att vara fokuserade och arbetar därför många timmar med låg effektivitet.

Hon har jobbat många år med ledarskapsutveckling och karriärcoachning i det egna företaget Coacheffect AB i Malmö. Och hennes upplevelse är att alldeles för många vd:ar jobbar osmart, men konstaterar samtidigt att också fler och fler börjat inse att de behöver göra något åt sin situation. Hennes övertygelse är att man med relativt små insatser kan förbättra sin situation radikalt och få en mer stressfri arbetsdag med ett bättre fokus på det viktigaste. Det gäller i mycket att bli mindre brandsläckare och mer planerande.

Förstå hjärnan

Catharina Sjögren återkommer under intervjun ofta till att grunden till hur vi beter oss och att hur vi ska förändra oss ligger i att förstå hur vår hjärna fungerar. För den mänskliga hjärnan är inställd på att fokusera på det kortsiktiga som ger belöning i form av dopamin. Om vi tittar på mobilen om något hänt, eller snabbt tittar på ett inkommet mejl efter ett aviseringspling, så får vi just denna belöning.

– Samtidigt betyder varje sådan aktivitet att vår koncentration och vårt fokus bryts, konstaterar hon. Och enligt forskningen blir vi avbrutna så ofta som var 11:e minut och det tar sedan i genomsnitt 25 minuter att åter få fullt fokus. Nya undersökningar visar att vi idag tenderar till att distraheras så ofta som var tredje minut, så utmaningarna är stora eftersom vår hjärna mattas ut av alla störningar och vi blir mindre och mindre effektiva.

Beslutsmodell

Catharina Sjögren använder ofta Eisenhowers beslutsmodell för att illustrera problematiken. Det är en kvadrat med fyra fält där fält 1, det vänstra översta, handlar om saker som är akuta och viktiga, fält 2, det högra översta fältet, om det som är viktigt men inte akut, fält 3, det vänstra nedre fältet, om det som är akut men inte viktigt och slutligen fält 4, det högra nedre fältet som rör det som varken är viktigt eller akut.

– De flesta människor befinner sig i fält 1 och fält 3, det vill säga de arbetar med det som är akut och viktigt eller inte så viktigt, konstaterar Catharina Sjögren. Men när vi blir stressade kan vi också lätt hamna i fält 4, vilket innebär att vi gör något som inte är viktigt och inte akut, till exempel börjar städa vårt skrivbord. För att det ger oss en känsla av kontroll.

Att man gärna går på det akuta handlar om att snabbt få sin dopaminkick. Är man medveten om detta och att större mer arbets- och tidkrävande saker inte ger denna snabba tillfredställelse har man kommit långt och kan ge dessa saker tid.

Många tips

Catharina Sjögren har en rad tips och råd som handlar om att komma bort från detta ”brandsläckarbeteende” och fokusera på rätt saker. Ofta rör det sig om att strukturera sin arbetsdag på rätt sätt och att göra saker i rätt ordning. Och det gäller att alltid göra det viktigaste först när man är pigg i huvudet och samtidigt också skapa utrymme för tyngre strategiska frågor. Ett råd är här att avsätta minst en halv dag i veckan för strategiskt arbete och dessutom se till att det finns ställtid inplanerad varje dag för mer akuta frågor.

– När man ska göra en sak ordentligt gäller det också att stänga av alla kommunikationskanaler och bara fokusera på det man håller på med. Då blir man mycket effektivare och det går mycket snabbare, konstaterar Catharina Sjögren.

Det gäller också att undvika multitasking, det vill säga att göra flera saker samtidigt. Om man istället för att ägna sig åt en medveten process i taget och hoppar mellan flera uppgifter så går arbetshastigheten ner markant och det blir fler fel, något som också forskningen entydigt visar på.

– Om man vill vara snabb ska man göra en sak i taget.

En bov

En stor bov när man jagar effektivitet är mejlen och Catharina Sjögrens råd är att bara titta i mejlkorgen maximalt fyra gånger per dag. När man sedan ser en större uppgift i ett mejl att dra det in i kalendern i ett tidsslot där man har tid att ta tag i frågan ordentligt.

– Mejlen är en enorm tidstjuv, säger hon. Sedan är det även viktigt att generellt skapa en bra mejlstruktur när man skickar mejl där det kortfattat beskrivs vad frågan handlar om, vad som ska göras och vad mottagaren har att vinna på att det görs.

En annan tidstjuv är möten, vilket många gånger har effekten att en vd sitter hela dagarna i möten och får göra allt övrigt jobb på kvällen. Så det handlar om att minska antalet möten man är med på och att göra dem effektivare. De ska därför vara väl förberedde och deltagarna måste vara helt fokuserade på mötet och inte hålla på med andra kanaler som datorer eller telefoner. Vidare ska agendan vara uppbyggd så att det viktigaste alltid kommer först. Anteckningar och vem som genomför besluten och när de ska vara klara är en självklar hygienfaktor. Att en sluttid finns och att den hålls är viktigt.

Catharina Sjögren menar att det finns oerhört mycket att vinna på fokus, prioriteringar och planering av arbetsdagen för en stressad vd. Gör man detta så kommer stressen att minska och mer bli gjort och i slutändan blir då jobbet roligare.

– Sedan får man inte glömma att tid är pengar, avslutar hon. Ingen vd skulle väl drömma om att slösa pengar. Varför då slösa med tid?

Tips

8 tips för en effektivare arbetsdag

  1. Börja med det viktigaste först.
  2. Ha obruten tid i kalendern och gör en sak i taget.
  3. Arbeta ostört.
  4. Säg ja till att tänka hela tankar.
  5. Stäng av alla kommunikationskanaler när du arbetar med något större. Lägg undan telefonen, stäng av pop up-fönster och mejlaviseringar.
  6. Sätt mål varje dag med hjälp av en grov to do-lista. Glöm inte att lägga in ställtid.
  7. Våga säga nej.
  8. Läs mejl maximalt fyra gånger om dagen.

 

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.