Inga produkter i varukorgen.
Fem mötesformat som får fler att bidra
Ledarskap
Många företag sitter fast i samma mötesstruktur år efter år. Men små förändringar i hur mötet genomförs kan ge helt andra resultat. Faciliteringsexperten Pia Villför Larsson, som utbildar organisationer i mötesledning och facilitering, lyfter fem mötesformat som används i organisationer internationellt och som ofta fungerar bra även i svenska företag.
– Många företag behöver egentligen inte fler möten utan bättre struktur i de möten som redan finns, säger hon.
Standup-möte
Formatet kommer från den agila världen. Mötet hålls ofta stående för att hålla tempot uppe och tar vanligtvis 10–15 minuter. Varje deltagare svarar kort på tre frågor: Vad har jag gjort sedan sist? Vad ska jag göra nu? Finns det några hinder? Resultatet blir en snabb lägesbild av arbetet i gruppen. Formatet används ofta tillsammans med en planeringstavla där uppgifter och ansvar synliggörs.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– Det här är ett väldigt effektivt sätt att snabbt få en gemensam bild av läget utan att mötet drar i väg i långa diskussioner, säger Pia Villför Larsson.
Silent meeting
I stället för en powerpointpresentation förbereds ett strukturerat dokument som alla deltagare läser i början av mötet. Under 15–30 minuter läser deltagarna materialet i tystnad och gör egna anteckningar. Först därefter startar diskussionen. Metoden används bland annat på Amazon och fungerar särskilt bra när frågan är komplex och kräver genomtänkta beslut.
– När alla har läst samma underlag i lugn och ro blir diskussionen ofta mycket mer fokuserad, säger Pia Villför Larsson.
Laget runt
En enkel struktur som kan göra stor skillnad i många möten. Diskussionen går laget runt och varje deltagare får möjlighet att säga något kort. Det kan handla om en reflektion, en statusuppdatering eller ett inspel i en fråga. Formatet ökar delaktigheten och gör att fler perspektiv kommer fram.
– I många grupper är det annars samma personer som pratar mest. Den här modellen hjälper fler att komma till tals, säger Pia Villför Larsson.
ETA (eller 1-2-All) (står för enskilt,två/tre, alla)
Metoden används ofta i workshops och strategimöten. Deltagarna börjar med att fundera individuellt kring en fråga under någon minut. Därefter diskuterar de i par eller smågrupper och till sist delas tankarna i helgrupp. Genom att börja individuellt får fler möjlighet att formulera sina idéer innan diskussionen öppnas.
– Det här är ett bra sätt att få fram fler perspektiv och undvika att gruppen fastnar i de första idéerna som kommer upp, säger Pia Villför Larsson.
Pulsmöte vid tavlan
I många team används en visuell tavla där arbetet markeras i grönt, gult eller rött. Grönt betyder att arbetet går enligt plan, gult signalerar risk och rött visar att något behöver åtgärdas. Gruppen samlas kort vid tavlan och går snabbt igenom läget. Formatet ger en tydlig lägesbild och hjälper teamet att prioritera rätt frågor.
– Det gör problem synliga direkt och gör det lättare att fokusera på det som verkligen behöver lösas, säger Pia Villför Larsson.
– Det som oftast gör störst skillnad är tydligt syfte, tydlig struktur och en genomtänkt arbetsgång där alla får möjlighet att bidra. I många företag räcker det med några sådana enkla arbetssätt för att mötestiden ska bli betydligt mer värdefull.
