Håll dig uppdaterad med vårt kostnadsfria nyhetsbrev

Varje vecka får du en sammanfattning av de senaste nyheterna direkt till din inkorg.

Registrera dig

Experternas sex tips inför återgången till hybridkontoret

Hybridkontor Arbetsplatserna kommer aldrig bli som förr. Men hur ska företagen tänka inför hybridkontoret 2021? Här kommer goda råd från Microsofts Henrik Byström – och Sofia Edholm på Diwo.

Experternas sex tips inför återgången till hybridkontoret
Ledarskap och kultur är lika viktiga som teknik för hybridkontoret anser Henrik Byström Och Sofia Edholm.

Internationella undersökningar visar att en stor del av arbetsstyrkan inte vill vara bundna vid sina kontor, och efterfrågar en flexibilitet kring hur de jobbar – så även i Sverige. I en undersökning gjord 2018 av Gallup svarade 51 procent att de var beredda att byta jobb för att få mer flexibla arbetstider. 31 procent skulle byta jobb för att få möjlighet att arbeta på distans.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

Därmed kan man förmoda att många känner en viss olust inför att helt överge skrivbordet hemma när pandemin väl har lagt sig. Experterna tror dock inte att det blir en återgång till det gamla.

– Vi ser att vi inte kommer att gå tillbaka till samma arbetssätt som vi hade tidigare, där man kan säga till en medarbetare att de måste vara på kontoret mellan åtta till fem. Vi kommer att leva i en värld där vi har ett mer flexibelt arbetsliv och där vi tillåts att arbeta varifrån som helst, säger Sofia Edholm som är Digital Workplace Strategist på Diwo.

En stor del av arbetsgivarna kommer att implementera hybridkontoret. Hon konstaterar att det är ett trendord som beskriver en utveckling som har pågått under flera år.

– Egentligen handlar det om att arbetet inte är en plats utan något som vi gör. Och för att genomföra hybridkontoret så måste man ju ha rätt teknik på plats. Du behöver även ha en kultur som stödjer det här och som tillåter ett flexibelt arbetssätt – samt ett ledarskap i organisationen som stöttar ett flexibelt arbetssätt. Och då kommer ju frågan upp om vad kontorets funktion egentligen blir, säger hon.

Andra studier visar att ju mer man tillåts arbeta på distans, desto mer nöjd är man med distansarbetet. De som har möjlighet att spendera över 75 procent på distans tycker att de har det bra och flexibelt – men gruppen som ligger därunder, allt mellan 20-75 procent, är lite mindre nöjda med sin flexibilitet.

– Många branscher kommer få ta till sig flexibla arbetssätt, dels för att vara en attraktiv arbetsgivare. Men många upplever ju också att de kan fokusera bättre och är mer produktiva, så det finns ju fördelar för företagen att hämta i att bidra till detta. Många vittnar om att man får bättre resultat, inte bara på grund av välmåendet hos de anställda. En av de största fördelarna som vi ser nu är en reducerad  restid, vilket gör att man får mer gjort, får mer tid till familjen eller exempelvis till att hinna träna, säger hon

Största utmaningen handlar om det sociala

Men med hybridkontoret måste man samtidigt ha en strategi kring hur man håller ihop företaget och dess kultur även när personal inte ses fysiskt.

– Den största utmaningen som vi ser handlar ju om det sociala på olika sätt. Många säger ju nu att de upplever ensamhet och isolering. Det finns studier som pekar på svårigheter kring samarbetet – då handlar det framför allt om samarbete som går över organisatoriska gränser, som kompetensdelning och innovation, säger Sofia.

Hemma kan man inte heller ta ett kort snack vid kaffemaskinen.

– Vi tappar det verkligt jobbrelaterade sociala som får oss att känna engagemang och tillhörighet, och det där är frågor som jag tror att många kommer att behöva tänka till lite omkring. Och jag tror ju också att just de här relationsbyggande aktiviteterna kommer att vara en viktig del för kontoret – att vi på något sätt kan ses fysiskt och vara människor, säger hon.

Baksidor med hybridkontoret

Sofia har noterat vissa baksidor med hybridkontoret. De handlar dels om glappet mellan det gamla och det nya. I möten där tre personer är med på länk och de andra sitter tillsammans så upplever användarna att de får ett sämre interaktion jämfört med om alla är online i ett möte. – alternativt att alla är på plats i ett rum. Det här kräver rätt utrustning, och kanske teknik som ännu inte finns. Ett problem som har ökat med hemarbetet är att back to back-mötena har blivit ännu tätare när de naturliga pauserna faller bort.

– En annan grej som har kommit fram är att om man befinner sig i en hybrid och det kommuniceras fysiskt på plats så kommer det inte in i de digitala kanalerna – att jämföra med om alla använder de verktyg som finns för att kommunicera. Så där kommer det behövas spelregler så att vi ser till att rätt information kommer till rätt personer när vissa inte är på plats och andra är det, säger hon.

Man kommer också behöva säkerställa att företagets chefer har kunskapen för att leda team på distans, och Sofia ser gärna att de skickas på en utbildning i att leda på distans.

– Hur vet jag  som chef att mina medarbetare gör det som de ska när de inte är på plats? Det handlar om hur man sätter och följer upp mål. Det kommer bli viktigare att varje medarbetare kan leda sig själv, i allt från välmående till hur man åstadkommer resultat. Att man vet hur man ska prioritera och lägga upp sin dag. Jag tror att det blir jätteviktigt att en organisations strategi också ska sättas utifrån ett psykosocialt välmående-perspektiv, så att man inte glömmer bort aspekten kring vad som förväntas av mig som chef och vad som förväntas av mig som medarbetare, säger Sofia Edholm.

Med Teams har Microsoft spelat en av huvudrollerna i arbetsplatsernas omställning under pandemin. Men bolaget ligger även långt framme rent praktiskt avseende hybridkontoret som koncept. Redan 2012 byggde Microsoft i Sverige om till ett aktivitetsbaserat kontor – och 2020 tog de ännu ett stort kliv med sitt nya kontor i centrala Stockholm, som är avsevärt mycket mindre till ytan.

– Sedan 2012 har vi haft ett antal vd:ar där inte alla var vana vid att vara fanbärare för det aktivitetsbaserade kontoret, men de har fått lära sig – och alla är i dag helt övertygade om att det här är det mest framgångsrika sättet att jobba på, säger Henrik Byström, affärsområdeschef Modern Work & Microsoft 365.

Han berättar att cirka 600 personer är knutna till Stockholmskontoret, och utan pandemin är de som mest cirka 180 medarbetare i lokalerna samtidigt. För att skapa det aktivitetsbaserade kontoret så behöver man enligt Byström titta på tre olika aspekter: Teknik, plats och människa.

– Människor har olika behov – de behöver mötas, de behöver vara kreativa, kunna ha möten, samarbeta eller bara sitta och fokusera på sig själva. De kan också ha andra behov, funktionshinder, har läs- och skrivsvårigheter eller att de inte kan språket så bra, säger han.

Måste sätta strategier

Henrik berättar att Microsoft får mycket frågor kring vad man bör ha för strategier nu när vi kanske ser slutet på pandemin – hur det kommer att se ut efteråt och hur man ska rigga kontoren.

– Här behöver vi ha ett ledarskap och en kultur som kan stötta de här bitarna, och att vi sätter strategier. Sedan bemöter vi de här behoven med modern teknik och en modern plats. Vi behöver både hårdvarutjänster och molntjänster som knyter ihop allt. Allt det här måste man göra som en helhet – man kan inte bara göra det ena eller det andra för då misslyckas projekten. Det är vad vi har sett genom åren, säger han.

Byström tror att vi kommer att hamna i ett mellanläge där man ibland jobbar på kontoret och ibland hemma, men den fysiska platsen kan också vara på tåget, i ett hotellrum, sommarstugan, eller ett café.

– Det som är ganska klart är väl att vi inte kommer vilja fortsätta att jobba såhär som vi gör nu, hundraprocentigt hemmabaserade, men vi kommer heller inte vilja gå tillbaka till det som var.

Ett kontor med många olika ytor

Hur ska man då rigga det moderna kontoret? Det man behöver göra är att titta på vilka behov man har i sin verksamhet.

– Vi på Microsoft, som är ett sälj- och marknadsbolag, har väldigt mycket samarbetsytor, en del fokusytor, mötesytor, och vi har mycket ytor för extern samarbete med våra kunder och partners. Det är viktigt för oss, säger han.

Han berättar om en studie, Work ReWorked, som har intervjuat 9 000 chefer och medarbetare i Europa, som pratar om de ser på arbetet och arbetsplatsen framöver – och 87 procent av dem är övertygade om att man kommer fortsätta att jobba på distans.

– Många chefer tänker, hur ska det gå om jag inte har min personal omkring mig? Jag får ofta frågan, ”hur vet du att de gör sitt jobb när de inte är på kontoret?”. Då brukar jag säga, hur ska jag veta att de gör sitt jobb bara för att de är på kontoret? Det är inte det som är det viktiga, utan det är hur man sätter förväntningarna från arbetsgivaren till medarbetaren och tvärtom. Vad är det som behöver fungera för att man ska kunna göra ett bra jobb? Då vilar man väldigt mycket på ett bra ledarskap som är coachande och ett tillitsbaserat ledarskap – men också ett självledarskap där jag har ansvaret att följa mitt eget arbete och ta ansvar för att jag får de leveranser som organisationen förväntar sig, säger Byström.

Han konstaterar att det är en kulturresa som nu har exploderat, och att efter att pandemin är över försöka tvinga tillbaka folk till kontoret vore helt fel ansats.

– Det man vill göra är ju att skapa ett attraktivt kontor som folk vill jobba på istället för att tvinga in folk. Kontoret ska tillföra ett värde för mig i mitt arbete, och då kommer jag att vilja vara där. Då blir man också en attraktiv arbetsgivare, säger han.

Tillägg///Tre tips från Sofia Edholm

  1. Sätt en strategisk riktning för hur flexibelt arbete ska ske i den här organisationen. Ställ de tre frågorna: Har vi tekniken på plats, har vi kulturen på plats och har vi ett ledarskap som stöttar det här?
  2. Se till att utbilda och rusta era chefer i ledarskap på distans, och ta ut en riktning för hur de ska sätta sina team. Hur kan ledarna hjälpa de anställda med att självleda sig?
  3. Man behöver fundera på vad som är kontorets roll. Varför har vi det, vad är viktigt för oss? Var ska det ligga? Vad behöver vi för yta, och vad är det för aktiviteter som kommer att ske på kontoret?

Tillägg///Tre tips från Henrik Byström

  1. Etablera en strategi i ledningsgruppen kring en fullständigt aktivitetsbaserad arbetsplats, så att alla förstår vad värdet är och hur man ska ta hand om det här.
  2. Starta ett förändringsprogram, så att man fångar upp det som är svårt men också puffar på det som man vill ska hända, och att man successivt hjälper medarbetarna, för det är mycket som man ska lära sig på resan.
  3. Man behöver fånga upp en modern teknik. Det ska vara bra wifi-uppkopplingar överallt, medarbetarna ska ha bra hårdvara i händerna, gärna att man kan jobba interaktivt, att man har de här molntjänsterna utrullade så att man kan mötas och samverka oavsett var man är någonstans.

Karriär

Strategi & målstyrning

Kunskapsmaterial

Inspiration

Ledarskap & styrning

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.