Så behåller ni kreativiteten på distans

Helena Körberg började i mars i en ny roll på Tre som gruppchef för en utvecklingsavdelning inom it. Hon fick två veckor tillsammans med avdelningen på kontoret innan företaget beslutade att alla skulle arbeta hemifrån. Avdelningen arbetar med att implementera nya priser, kampanjer och liknande och består av tre agila utvecklingsteam om totalt 25 personer. 11 finns i Chennai i Indien, resten i Stockholm.

Distansarbete ingick alltså redan före pandemin, men det blev ändå stor skillnad när alla jobbade från olika platser. En vecka efter att Stockholmskontoret övergick till hemarbete satte Indien in mycket strikta restriktioner i kampen mot Covid-19 och kollegorna där började också att arbeta hemifrån.

Färgkodade dagar

Teamen kom snabbt på banan med att arbeta hemifrån och det gick betydligt bättre än man kunde förvänta sig. Alla fortsatte att leverera som vanligt utan någon dipp i sin produktivitet. Helena Körberg insåg dock snabbt hur mycket alla saknade det sociala med att träffas på kontoret.

– Vi provade att ha Teams-fika en gång i veckan, men det kändes lite krystat med 25 personer som pratade i mun på varandra. Vi började köra quiz-tävlingar för att ha kul ihop, som någon frivillig tog fram. Det har blivit quiz med stor variation, jag har lärt mig så mycket om bilmodeller eller var maträtter kommer ifrån.

De har också haft färgkodade dagar, en fredag hade alla blå kläder på sig under Teams-fikat och i den dagens quiz handlade frågorna om färgen blå på olika sätt. Inför påsk var temat givetvis gult och frågorna handlade om hur man firar påsk i Sverige. Hon berättar också att teamen på sina måndagsmöten kört charader via Teams.

– Jag insåg ändå att det fanns en risk att produktiviteten skulle gå ner på sikt om avsaknaden av att träffas på riktigt skulle minska motivationen. Jag pratade om det här med vår agila coach Beata Padlo flera gånger och hon kom så småningom med en kreativ idé om en tävling teamen emellan som vi bestämde oss för att testa, säger Helena Körberg.

Teamen fick tävla mot varandra

Tävlingen byggde på tekniken gamification, eller spelifiering som det också kallas, som handlar om att motivera, engagera och förstärka eller förändra beteenden. För Helenas medarbetares del blev det ett spel som pågick under juni månad. Löpande fick teamen nya jobbrelaterade utmaningar att lösa som handlade om att förbättra sitt arbetssätt, göra dem mer agila och autonoma, få dem att samarbeta bättre och bli medvetna om sina styrkor och sina utmaningar.

– Det kunde vara saker som ”identifiera era intressenter”, ”identifiera era supportrar” eller ”identifiera era bad guys”. Det kunde också vara saker som att komma överens om teamets gemensamma värderingar, gemensamma mål och teamets motto, säger Helena Körberg.

Ny omgång i oktober

En annan utmaning var att dokumentera teamets historia. De fick själva välja hur uppgifterna skulle lösas och för varje avklarad utmaning fick de en ”badge” som bevis på prestationen.

– Vi firade på distans före semestern där alla teamen var vinnare eftersom de utvecklats, men det team som fått flest ”badges” vann en ny bakgrund i Teams på en stor pokal och äran att bli ”PCM Agile Champion”.

Helena Körberg tycker att spelet fungerade fantastiskt bra och de planerar för en ny omgång i oktober. Det var inte bara de som vanligtvis är aktiva som deltog, utan alla bidrog och ville vara med.

– Jag är fascinerad av det engagemang hos medarbetarna som tävlingen teamen emellan genererade. Själva tävlingsmomentet gjorde att de snabbt hittade sätt att diskutera och jobba med utmaningarna tillsammans och dialogen i teamen blev mer öppen. Efter en månad med tävling upplever jag att teamen är starkare och mer sammansvetsade än någonsin – trots distansarbete.

Företagskulturen är viktig

Sofia Edholm är Digital workspace specialist på Diwo, ett företag som arbetar med att brygga gapet mellan teknik och företagsnytta hos kunderna. Nu under pandemin arbetar alla hemifrån och projekten har blivit helt digitala. De genomför många workshops tillsammans med kunderna för att samla in input och hon säger att det fungerar jättebra med rätt förberedelser.

Det gäller nu att hitta arbetsformer som hjälper medarbetarna att vara kreativa också på distans. En nyckel är företagskulturen, ledare bör ställa sig frågan om den stöder medarbetarna så att de kan jobba bra hemifrån.

– Den här pandemin har haft flera faser och nu när många inser att oj, det här försvinner inte börjar läget stabilisera sig. Det kommer att vara värdeskapande att redan nu investera i att hitta arbetsformer som fungerar för distansarbete – för vi kommer inte att gå tillbaka till hur det var förut, Säger Sofia Edholm.

Kräver mer planering

Hon tycker att det är viktigt att även digitalt förmedla vårt kroppsspråk och därför tycker Sofia Edholm att man ska ha som policy att alla använder video, för då kommer kroppsspråket med.

I den digitala arbetet måste också mer tid läggas på förberedelser.

– Förberedelserna inför en digital workshop blir extra viktiga och man måste moderera noggrant. Använd gärna interaktiva verktyg för att samla in input när ett visst ämne ska diskuteras. Låt 2–3 personer hoppa ur mötet och diskutera något innan hela gruppen tar upp ämnet. Eller låt alla reflektera själva i fem minuter innan ni börjar dialogen, säger hon.

Det är svårare att få till kontinuitet digitalt. Att någon säger något och nästa hakar på. Saker som att någon lutar sig fram eller andas in ger oss viktiga ledtrådar när vi fysiskt är tillsammans, men är svårare att snappa upp digitalt.

– Som moderator behöver man också tänka på att alla deltar. Naturligt är vissa mer aktiva än andra. Använd in- och utcheckning ”runt bordet”, eller se till att skicka vidare bollen till alla.

Hon tror att en av de viktigaste utmaningarna för många företag nu under hösten är att hålla ihop socialt.

– Lägg fokus på att ha roligt ihop och ta det längre än att samlas för fika eller after work. Inför långtidskampanjer och projekt som veckans utmaning eller tävlingar. Få folk att röra på sig. Låt det sociala ta plats också i era digitala verktyg, ha exempelvis en kanal där man kan prata om saker som inte är jobbrelaterade och håll den kanalen levande. Det krävs lite mer planering för att få det att bli bra, men det kommer att vara värt det i slutändan.