Vd:ar blir ofta frustrerade över ineffektivitet inom sina team. I sitt arbete som utbildare i effektivitet träffar Ingrid Hegg många vd:ar och har ofta sett frustrationen som uppstår när de inser hur mycket tid som spenderas på e-post, chatt och möten. Hon och hennes kollegor på Petra Brask & Partners gör en förstudie varje gång de ska utbilda på ett företag, där deltagarna får fylla i en förstudie vad de lägger sin tid på och vad de upplever som tidstjuvar. Det har de gjort sedan 2009 så de har gott om data om hur bland annat e-post stjäl tid och fokus från medarbetarna.
Effektivitetsskolan del 3: Hjälp teamet öka effektiviteten
Effektivitetsskolan
Vi har kommit till den tredje och sista delen av Effektivitetsskolan. I denna del förklarar effektivitetsexperten Ingrid Hegg hur du som vd kan hjälpa teamet till högre effektivitet.

Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
- Strategiska artiklar med tips och analyser.
- 6 fullmatade magasin årligen.
- Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
- 100 procents fokus på vd-rollen.
Förutom att folk läser mejl i tid och otid under arbetsdagen så skickas det alldeles för många mejl, anser hon.
– Till exempel mejl med rubriken ’för kännedom’. Enligt internationell kutym innebär det att man inte ens behöver läsa mejlet. Men varför då ens skicka det, säger hon.
Ingrid Hegg betonar vikten av att vara medveten om att varje mejl kostar tid och resurser och föreslår att se över hur mycket tid som läggs på dessa aktiviteter och göra det mer effektivt: inför tydliga regler runt mejlandet. Skriv ett tydligt innehåll i ämnesraden och börja med det viktigaste i mejlet. Och om du skickar till flera personer – cc:a inte vissa av dem om du vill att alla mottagarna läser. Att sätta någon på cc är som att säga att mejlet till den just bara är ”för kännedom”. Skriv alla berörda mottagaradresser i mottagarraden.

Ha en kul-kanal
Ingrid Hegg rekommenderar också att varje företag har en bestämd struktur för sina kommunikationskanaler.
– En sådan regel kan till exempel vara att man bestämmer att ’vi använder mejl när vi kommunicerar externt och använder chatten när vi kommunicerar internt’, säger hon.
Den interna chatten kan också behöva styras upp med ett antal regler, exempelvis:
-Strukturera upp chattkonversationerna i kanaler och grupper. Kanalerna samlar diskussioner runt specifika ämnen och kan vara offentliga inom organisationen. Grupperna samlar specifika personer som arbetar tillsammans, och där olika ämnen kan dryftas.
- Använd rubriker eller ämnesrader, för tydlighetens skull.
- Använd @mentioneringar för att rikta meddelanden till specifika personer eller grupper. Detta minskar risken att viktiga meddelanden förbises.
- Lär medarbetarna att ställa in sina notiser så att de inte blir överväldigade, men samtidigt inte missar viktiga meddelanden.
– Sedan skulle jag vilja rekommendera att man har en kanal som heter ’kul’, tillägger Ingrid Hegg. Där skickar man roliga filmer eller önskar härlig helg eller säger ’ska vi äta lunch?’ eller ’här är ett recept som jag lagade i helgen’. Folk behöver lite skojiga saker också, det ger arbetsglädje, men man separerar det från det övriga jobbsnacket så kan folk välja när de har tid.
Bä bä vita lamm
Sedan har vi möten. En tidstjuv som ofta är helt onödig. För måste verkligen alla på avdelningen gå på det där mötet, eller är det egentligen bara vissa som är berörda? Och måste det hålla på så länge? I många fall går också medarbetare på möten utan att riktigt förstå varför de är där. Ingrid rekommenderar att alla möten ska ha ett tydligt syfte och/eller agenda, det är möteshållarens uppgift. Och låt aldrig ett möte dra över 50 minuter – åtminstone inte utan en paus, manar Ingrid.
Fakta
8 tips från Hegg: Så hjälper du ditt team att bli effektivare
- Minska e-postanvändning. Använd chattverktyg för intern kommunikation och begränsa onödiga mejl. Var tydlig med ämnesrader och förväntningar.
- Strukturera möten. Säkerställ att alla möten har ett syfte och/ eller en agenda. Begränsa mötestiden till max 50 minuter och våga tacka nej till möten utan tydlig agenda.
- Ge tid för fokus. Inför regler för ostörd arbetstid, särskilt på morgonen, så att medarbetare kan fokusera på sina viktigaste uppgifter utan avbrott.
- Tydlig ansvarsfördelning. Klargör roller och beslutsvägar för att minska förvirring och öka effektiviteten.
- Optimera chattverktyg. Skapa specifika kanaler för olika ämnen i chattverktyg som Teams för att hålla kommunikationen organiserad och lättillgänglig.
- Bygg en kultur av tillit. Uppmuntra medarbetare att säga nej till uppgifter som inte är prioriterade och skapa en miljö där detta accepteras.
- Respektera tid. Upprätthåll en kultur där punktlighet och mötesdisciplin är viktig, exempelvis genom att införa små konsekvenser för förseningar.
- Använd rätt verktyg effektivt. Organisera filhantering och kommunikation i verktyg som Teams och SharePoint för att undvika tidstjuvar och frustration.
– Det är ungefär så länge som folk orkar vara fokuserade och koncentrerade. Sedan börjar man zooma ut och tänka på annat. Du kan göra en inställning i ditt mejlprogram så att möten du kallar till automatiskt blir 50 minuter i stället för en timme.
Vid fysiska möten finns ingen knapp att trycka på för att avbryta. Men man kan ta till andra knep för att hålla det kort. Percy Barnevik, tidigare vd för ABB, var känd för sin strikta disciplin och effektiva möteskultur. Han använde ofta ståbord på möten för att hålla dem korta och fokuserade, berättar Ingrid Hegg.
Ytterligare en tidstjuv vid möten är eftersläntarna. Sen ankomst sinkar, så drilla teamet i att passa tider. Ovan nämnda Percy Barnevik lär ha haft för vana att alltid låsa dörren vid mötets början, så att eftersläntrarna inte kunde delta. Själv föredrar Ingrid Hegg en mindre sträng metod.
– Jag har regeln på alla mina utbildningar, att den som kommer för sent får sjunga. Det är lite genant för personen, som först försöker krångla sig ur det. Sedan får vi höra en liten snapsvisa kanske, eller Bä bä vita lamm. Det är lite festligt och ger alla på mötet glad energi innan man går vidare med dagordningen – och det brukar leda till att folk håller tiden i fortsättningen.

Fokustid – en mänsklig rättighet
Till sist: ha respekt för att människor kan behöva få arbeta ostört ibland, och jobba för en trygg arbetsplatskultur där alla vågar säga nej. Det handlar om att våga tacka nej till möten där man inte känner att man kommer att fylla en funktion. Men det handlar också om att våga säga nej till en kollega som ber om hjälp om man känner att man inte hinner.
– Den ena kollegan kan ju inte veta om den andra kollegan sitter illa till just nu, och i en trygg miljö går det att säga nej på ett trevligt sätt, säger Ingrid Hegg.
Den som blir tillfrågad om hjälp men inte har tid kan vänligt svara att ’jag är inte så bra på det här egentligen, utan det är ju Kalle som kan det här’. Eller ’jag kan inte hjälpa till den här veckan, men jag kan hjälpa dig nästa torsdag’.
Men ibland handlar inte avbrotten om att någon ber om hjälp utan om att bli störd av kollegor rent allmänt. Det är faktiskt en stor tidstjuv på arbetsplatser, understryker Ingrid Hegg, och det är något som vd:n som strävar efter ett effektivare team behöver vidta åtgärder mot. Numera idkar många arbetsplatser hybridarbete och då kan lösningen vara att folk jobbar med sina mest fokuskrävande uppgifter utanför kontoret.
En annan variant är att införa ett allmänt tidsblock för fokustid, när man helt enkelt inte får störa varandra.
– När vi utbildar på Petra Brask & partners så brukar vi propagera för att det är en mänsklig rättighet att få fokustid, och i alla fall någon gång under dagen kunna sitta ostört med sina absolut viktigaste arbetsuppgifter. Vi brukar också propagera för att använda morgontiden för då är din hjärna som skarpast, säger Ingrid Hegg.